Komunikasi Organisasi: Pengertian, Pendekatan, dan Jaringan Komunikasi

Pada pembahasan ini kita akan mulai mengenal tentang komunikasi organisasi. Diawali dengan pengertian komunikasi organisasi, mazhab, peran-peran dalam organisasi, pola komunikasi organisasi, dan jaringan komunikasi.

Apa itu Komunikasi Organisasi?

Menurut Eric Eisenberg (dalam Littlejohn & Foss, 2009) komunikasi organisasi merupakan suatu proses yang terdiri dari bahasa dan interaksi sosial yang dapat mendorong tindakan yang terkoordinasi demi tercapainya tujuan bersama. Dengan kata lain, komunikasi organisasi ini digunakan untuk mengkoordinasi individu di dalam suatu organisasi agar tetap berada di jalan menuju tujuan bersama.

Pengertian komunikasi organisasi menurut Deddy Mulyana sedikit berbeda dengan pengertian di atas. Menurut Deddy Mulyana (2004) komunikasi organisasi merupakan pertunjukan atau penginterpretasian pesan di antara satuan-satuan yang merupakan bagian dari suatu organisasi.

Tompkins (1984, dalam Weick & Browning, 1986) memiliki pengertian yang sedikit berbeda dengan dua pengertian di atas. Menurutnya komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan pesan yang dapat menciptakan dan memelihara sistem kegiatan atau kekuatan yang dikoordinasikan secara sadar dari dua orang atau lebih.

Sederhananya, komunikasi organisasi adalah segala bentuk komunikasi yang terjadi di dalam sebuah organisasi yang bertujuan untuk tercapainya tujuan bersama.

Peran komunikasi di Dalam Organisasi

Di dalam sebuah organisasi, kelancaran arus informasi dan komunikasi memiliki peranan yang penting. Bayangkan jika arus komunikasi dan informasi tidak lancar, bisa jadi suatu organisasi akan menemui berbagai miscommunication. Hal itu bisa membuat organisasi terhambat mencapai tujuannya.

Goldhaber (1993, dalam Harris 2002) memiliki perumpaan sendiri tentang komunikasi di dalam organisasi. Menurutnya, komunikasi adalah sumber darah organisasi, lem yang mengikat organisasi, minyak yang memperlancar fungsi organisasi, dan agen pengikat yang memperkuat semua hubungan.

Senada dengan hal itu, The Business-Higher Education Forum mengatakan (1985, dalam Harris, 2002) bahwa komunikasi yang efektif merupakan unsur yang sangat diperlukan di dalam kegiatan manajemen yang sukses di semua bidang. Jadi bisa dibayangkan jika sebuah organisasi tidak memiliki arus komunikasi yang lancar, maka organisasi akan susah untuk berkembang.

Pentingnya Komunikasi untuk Pemimpin Organisasi

Tentu saja kemampuan berkomunikasi sangat penting untuk pemimpin. Kita pasti sebel kan kalo punya pemimpin yang nggak bisa ngasih instruksi secara detail dan mudah dipahami. Terlebih lagi jika ada informasi-informasi yang seharusnya disampaikan kepada bawahan, namun tidak tersampaikan dengan baik. Bisa jadi bukan hanya hasil kerja kita saja yang terpengaruh, mood bekerja juga bisa ikut terganggu.

Selain itu, pemimpin memiliki posisi penting yang menghubungkan kita dengan dunia luar. Misalnya, ketua tim harus berkoordinasi dengan tim lain dalam sebuah proyek.

Hal yang tidak kalah penting adalah pemimpin juga berkomunikasi dengan orang-orang di luar organisasi. Jika kemampuan berkomunikasinya kurang baik, bisa jadi nama organisasi terkena imbasnya.

Menjadi pemimpin memang tidak mudah. Ada banyak hal yang harus dipertanggungjawabkan. Pemimpin harus bisa mengkoordinasikan timnya, menyampaikan instruksi, membina hubungan yang baik di dalam maupun di luar organisaisi. Tugas-tugas umum ini membutuhkan kemampuan berkomunikasi yang baik.

Pentingnya Komunikasi untuk Individu dalam Organisasi

komunikasi-individu — Image by Dean Moriarty from Pixabay

Tidak hanya penting bagi pemimpin organisasinya saja, setiap individu di dalamnya juga harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik. Kemahiran dalam berkomunikasi sangat penting dan diharapkan, bahkan seringkali dianggap sebagai kemampuan yang lebih tinggi dari keteramppilan teknis, dan cenderung memainkan peran penting dalam promosi (Harris, 2002).

Pendekatan Komunikasi Organisasi

Komunikasi organisasi memiliki 3 pendekatan. Yang dimaksud dengan pendekatan di sini adalah sudut pandang dalam mengartikan atau memfungsikan komunikasi organisasi.

Classical approaches

Sudut pandang ini muncul pada masa revolusi industri. Pada masa ini dunia berubah dari yag semula masyarakat agraris menjadi masyarakat industri. Dari sini muncul metafora mesin. Dengan kata lain, organisasi dilihat sebagai sebuah mesin.

Ada 3 aspek penting dalam pendekatan ini. Pertama specialization, setiap bagian dari organisasi memiliki fungsi dan tanggungjawab khusus. Seperti mesin, setiap bagiannya memiliki fungsi sendiri.

Kedua standarization/replaceability, atau dapat digantikan. Sama seperti mesin, jika ada bagian yang sudah tidak memenuhi standar atau rusak ia akan digantikan. Begitu juga dengan organisasi, orang-orang di dalamnya bisa dengan mudah tergantikan.

Ketiga, predictable. Biasanya sebuah mesin memiliki buku panduan tentang cara mengoperasikan dan cara kerjanya. Sehingga ketika terjadi kerusakan, penggunanya bisa lebih cepat mengetahui bagian yang rusak dan cara mengatasinya.

Human relation approach

Pada tahun 1924-1933, beberapa peneliti melakukan melakukan penelitian pada sebuah pabrik yang bernama Western Electric Company. Salah satu peneliti bernama Elton Mayo bersama timnya berinisiatif untuk melakukan penelitian untuk mengetahui dampak perubahan lingkungan kerja terhadap produktivitas pekerja pabrik.

Dari berbagai penelitian yang dilakukannya, ia mendapat beberapa kesimpulan. Pertama, output pekerja meningkat ketika mereka diberikan perhatian yang lebih juga. Perhatian yang dimaksud adalah pemenuhan kebutuhan para pekerja.

Kedua, output kerja dapat ditingkatkan melalui faktor sosial. Seperti interaksi, gaya manajemen, dan komunikasi yang terbuka.

Hasil dari penelitian ini menjadi batu loncatan bagi para peneliti lain untuk bergerak dari pendekatan klasik menuju pendekatan hubungan. Selanjutnya studi yang berhubungan dengan organisasi lebih menyoroti peran komunikasi di dalam organisasi.

Human resource approach

Tidak seperti pendekatan human relation yang selalu berfokus emosi dan perasaan para pekerja. Pendekatan ini juga membagi fokus dan mengakui bahwa kualitas kerja individu juga merupakan hal yang penting untuk memenuhi tujuan organisasi.

Pendekatan ini menemukan kesimpulan lain dari pendekatan human relation. Menurutnya, tidak selalu pekerja yang bahagia (kebutuhan lahir dan batin terpenuhi) memiliki tingkat produktifitas yang tinggi juga.

Peneliti dari pendekatan ini juga menemukan bahwa pekerja yang tidak bahagia juga bisa memiliki tingkat produktifitas yang tinggi. Menurutnya hal ini bisa jadi didasari oleh imbalan finansial atau ancaman hukuman yang lebih diutamakn daripada kebahagiaan diri. Selain itu, faktor budaya juga mempengaruhi motivasi bekerja seseorang.

Pola Komunikasi atau Arah Komunikasi

Menurut Lunenburg dan Ornstein (2008) seharusnya struktur perusahaan menyediakan tiga arah komunikasi yakni downward, upward, dan horizontal. Dengan begitu akan lebih mudah mencari hambatan komunikasi dan mengatasinya.

Downward communication

Pola ini merupakan arus komunikasi atau informasi dari tingkat atas ke tingkar yang lebih rendah. Biasanya arus seperti ini diterapkan oleh organisasi sekolah.

Ada 5 tujuan mengapa pola komunikasi ini digunakan. Pertama digunakan untuk menyampaikan penerapan strategi baru, informasi tentang spesifik target, dan perilaku yang diharapkan. Misalnya, seorang kepala sekolah memiliki visi untuk menjadikan sekolah sebagai sekolah adiwiyata.

Kedua, komunikasi downward digunakan untuk menyampaikan arahan untuk melakukan tugas tertentu dan keterkaitan tugas tersebut dengan tugas lain. Misalnya, sebuah organisasi mencoba menyelaraskan tujuan individu dan departemen di dalamnya dengan tujuan besar organisasi.

Ketiga, komunikasi ini digunakan untuk menyampaikan prosedur dan praktek. Hal ini dapat berupa kebijakan organisasi, aturan, dan peraturan struktural agar prakteknya terlihat seragam.

Keempat, digunakan untuk umpan balik kinerja. Hal ini dapat berbentuk laporan kemajuan dari sebuah divisi atau departemen atau juga dapat berbentuk semacam evaluasi dari atasan atas kinerja bawahan selama ini.

Upward Communication

Dalam organasisai juga diperlukan saluran komunikasi dari atas ke bawah. Hal ini diperlukan bukan hanya untuk meyakinkan apakah para anggota telah memahami informasi yang diterimanya, tetapi juga untuk memenuhi kebutuhan para anggota atau staf.

Ada lima jenis informasi yang dikomunikasikan ke atas dalam sebuah organisasi , utamanya pada organisasi sekolah, yaitu:

Masalah dan pengecualian. Arus komunikasi semacam ini biasanya terjadi ketika anggota tingkat bawah menemui kesulitan dalam menyelesaikan masalah. Terlebih jika bawahan menemukan masalah-masalah yang unik hingga butuh pengecualian.
Saran untuk perbaikan. Komunikasi ke atas juga berfungsi untuk menyampaikan ide-ide perbaikan untuk meningkatkan kualitas.
Laporan kinerja. Biasanya laporan kinerja juga menginformasikan kepada pimpinan tentang kinerja anggota dan departemen.
Keluhan dan perselisihan. Arus komunikasi semacam ini juga berguna ketika terdapat konflik yang terjadi dan keluhan yang ingin disampaikan. Sehingga, permasalahan dapat segera diselesaikan. Terlebih lagi jika keluhan dan aduan diberikan wadah untuk perundingan bersama.
Informasi keuangan dan akuntansi. Informasi semacam ini biasanya berkaitan dengan biaya, piutang, bunga atas investasi, pajak, dan lain-lain.

Horizontal Communication

Menurut Lunenburg (2010) komunikasi ke atas dan ke bawah pada dasarnya merupakan hirarki formal dalam organisasi sekolah. Namun organisasi yang lebih besar dan kompleks membutuhkan komunikasi diagonal yang melintasi garis rantai formal komando yaitu komunikasi horizontal. Pada dasarnya hal ini dilakukan untuk keperluan koordinasi.

Ada tiga kategori komunikasi horizontal. Pertama, pemecahan masalah antardepartemen.

Kedua, koordinasi antardepertemen. Komunikasi semacam ini terjadi ketika beberapa departemen memiliki proyek bersama. Bisa juga ketika antardepartemen saling terkait dalam penugasan.

Ketiga, saran staf kepada departemen lain. Antardepartemen juga dapat memberi saran agar kinerja mereka dapat selaras demi tercapainya tujuan organisasi.

Jaringan Komunikasi

Yang dimaksud dengan jaringan komunikasi adalah sistem interaksi baik formal maupun informal, yang digunakan dalam suatu organisasi dan antarorganisasi. Jaringan ini memiliki berbagai jenis, mulai dari media elektronik sampai jaringan pertemanan.

Tujuannya adalah bisa jadi untuk menanggapi kebutuhan pekerjaan tetentu, atau memenuhi kebutuhan kelompok tertentu, selain itu bisa jadi untuk menyediakan informasi mengenai fungsi pekerjaan.

Thomas Harris membedakan jaringan menjadi delapan jenis. Pembedaan ini berdasarkan fungsi dan aktivitas jaringan.

Struktur

Jaringan ini menggambarkan bagan formal organisasi. Aktivitas yang dilakukan adalah penyampaian pesan melalui saluran yang benar sesuai sturktur organisasi dari atasan ke bawahan.

Informasi

Jaringan ini merupakan jaringan yang sebenarnarnya mengontrol arus informasi dan data dalam pembuatan keputusan.

Expertise / Para ahli

Jaringan ini diisi dengan orang-orang yang ahli dalam suatu bidang. Jaringan ini berfungai untuk mendapatkan informasi mengenai cara melakukan proses pengambilan keputusan.

Status

Berisi individu yang menempati jenis peran organisasi yang sama.

Pertemanan

Jaringan ini terbentuk berdasarkan daya tarik individu lainnya dan afiliasi.

Sosial

Tujuan utama dari jaringan ini adalah untuk membina hubungan, dengan tujuan akhir berkembang menjadi persahabatan.

Keahlian

Jaringan ini terbentuk dengan tujuan utama memperoleh informasi dan bantuan yang diperlukan dalam perencanaan dan pengaturan tugas.

Wewenang

Jaringan ini berisi orang-orang yang memiliki wewenang. Tujuan dari jaringan ini adalah menghubungkan berbagai kekuatan yang tepat atau wewenang seseorang memlalui berbagai saluran.

Masing-masing fungsi jaringan di atas bisa jadi saling tumpang tindih, tergantung pada situasi, individu yang terlibat, atau budaya organisasi. Bisa jadi satu jaringan memiliki beberapa fungsi dan tujuan.

Pemahaman Akhir

Komunikasi organisasi adalah proses yang melibatkan bahasa dan interaksi sosial dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Ada beberapa pengertian yang berbeda mengenai komunikasi organisasi, tetapi secara umum, komunikasi organisasi digunakan untuk mengoordinasikan individu di dalam organisasi agar mencapai tujuan bersama.

Komunikasi organisasi memiliki peran yang penting dalam kelancaran arus informasi dan komunikasi di dalam organisasi. Tanpa komunikasi yang efektif, organisasi dapat mengalami hambatan dalam mencapai tujuannya. Komunikasi dianggap sebagai sumber kekuatan organisasi, yang menghubungkan anggota organisasi dan mempengaruhi kinerja mereka.

Kemampuan komunikasi yang baik juga sangat penting bagi pemimpin organisasi. Pemimpin perlu menguasai kemampuan berkomunikasi untuk memberikan instruksi yang jelas, membangun hubungan yang baik dengan anggota tim, dan menjaga hubungan dengan pihak luar organisasi. Selain itu, setiap individu di dalam organisasi juga perlu memiliki kemampuan komunikasi yang baik untuk menerima informasi, berinteraksi dengan sesama anggota, dan menjaga reputasi organisasi.

Dalam konteks komunikasi organisasi, terdapat tiga pendekatan yang dapat digunakan, yaitu pendekatan klasik, pendekatan hubungan manusia, dan pendekatan sumber daya manusia. Setiap pendekatan memiliki sudut pandang yang berbeda dalam mengartikan dan memahami komunikasi organisasi.

Selain itu, komunikasi organisasi juga dapat dibagi menjadi tiga pola atau arah komunikasi, yaitu downward communication, upward communication, dan horizontal communication. Setiap pola komunikasi memiliki tujuan dan fungsi yang berbeda dalam menghubungkan berbagai tingkatan dan departemen di dalam organisasi.

Terakhir, jaringan komunikasi dalam organisasi memiliki berbagai jenis yang melayani fungsi dan kebutuhan yang berbeda, mulai dari struktur formal organisasi hingga jaringan pertemanan informal. Setiap jenis jaringan memiliki peran penting dalam mengelola aliran informasi dan memfasilitasi kegiatan organisasi.

Dengan pemahaman yang baik tentang komunikasi organisasi, organisasi dapat meningkatkan efektivitas komunikasi, memperkuat hubungan kerja, dan mencapai tujuan bersama dengan lebih baik.

Sampai sini, jadi lebih ngerti kan kalau komunikasi ini penting di berbagai aspek kehidupan. Bukan cuma untuk kelancaran aktifitas organisasi, tetapi juga untuk individu masing-masing. Jadi tidak ada salahnya untuk mengasah kemampuan berkomunikasimu.

Sumber:

Littlejohn, Stephen. & Foss, Karen. (2009). Encyclopedia of Communication Theory. Thousand Oaks : SAGE Publication.

Lunenburg, F. (2010). Formal Communication Channels : Upward, Downward, Horizontal, and External. Focus College, Universities, and Schools Volume 4 Number 1, 1-7.

Miller, Katherine. (2012). Organizational Communication : Approaches and Process, Sixth Edition. Boston : Wadsworth.

Mulyana, Deddy. (2004). Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta : PT. Gramedia Widiasarana Indonesia.

Weick, Karl. & Browning, Larry. (1986). Argument and Narration in Organizational Communication. Journal of Management Volume 12 Number 2, 243-259.