Kamu tentu pernah menerima surat dari suatu lembaga, organisasi, instansi dan sebagainya. Kalau kamu perhatikan, dari sekian banyaknya surat yang pernah kamu terima itu yang paling banyak adalah surat yang berisikan pemberitahuan. Entah itu bersifat pengumuman, himbauan, mengingatkan, petunjuk atau undangan. Sekarang coba kamu perhatikan lagi, apakah surat-surat itu hampir sama cara penyusunannya?
Di bawah ini nanti, kamu akan tahu bahwa surat pemberitahuan itu sangatlah mudah dibaca dan dipahami tapi belum tentu setiap orang bisa menyusun atau membuat surat pemberitahuan dengan baik dan benar. Mengapa bisa demikian? Jawabnya setelah kamu baca tulisan ini dan memperhatikan contoh-contohnya.
Daftar Isi
Pengertian Surat Pemberitahuan
Tidak ada definisi yang pasti mengengai pengertiannya. Untuk mencari tahu tentang artinya, ternyata kunci jawabannya ada di diri kita sendiri. Semakin kamu sering menerima surat pemberitahuan dan semakin sering membuatnya, maka kamu akan bisa menarik kesimpulan sendiri tentang artinya. Karena memang pengertian dari surat pemberitahuan itu sangat luas sekali.
Dari banyak sumber dan dari pengalaman selama ini, arti surat pemberitahuan adalah surat resmi yang diterbitkan suatu lembaga, organisasi, instansi atau badan usaha yang berisikan segala informasi yang berkaitan dengan aktivitas dari penerbit surat tersebut. Surat ini sangatlah penting karena harus bisa menjadi media penghubung informasi yang benar dan valid.
Baca juga: Yuk Ketahui Contoh Surat Perjanjian
Tujuan Surat Pemberitahuan
Di era yang serba digital ini, kamu tentu sering melihat bahwa surat pemberitahuan tidak lagi dalam wujud fisik kertas saja tapi juga dalam bentuk teks, file atau foto yang disebarkan lewat media sosial atau email. Namun demikian apapun media untuk menyebarkannya, susunan dan tujuannya tidaklah berubah.
Tujuannya, yaitu sebagai berikut:
- Media penyampaian informasi tentang perkembangan yang terjadi atau agenda yang akan dilaksanakan oleh si pembuat surat dan akan melibatkan si penerima surat dalam kegiatan atau aktivitas sebagaimana yang tertulis dalam surat tersebut.
- Bukti bahwa apa yang diinformasikan dalam isi surat itu adalah hal yang resmi dan dijamin kebenarannya.
- Salah satu alat pengingat bagi penerima surat bahwa penerima surat terlibat dalam kegiatan yang ada di dalam surat itu, sehingga si penerima surat dapat segera menyikapi, menindaklanjuti dan lalu mengagendakannya secara pribadi.
Hal Yang Harus Ada Dalam Surat Pemberitahuan
Tidak ada aturan baku yang mengatur bagaimana surat pemberitahuan itu dibuat. Tapi dari pengalaman ada poin-poin yang selalu dan harus ada, yaitu:
- Kop surat yang menandakan bahwa surat tersebut adalah resmi yang berasal dari suatu lembaga, organisasi, instansi atau badan usaha.
- Kepada siapa surat pemberitahuan tersebut ditujukan. Apakah untuk pribadi, untuk kelompok ataukah untuk seseorang karena jabatan tertentu.
- Pokok informasi yang ingin disampaikan.
- Tanggal dan tempat surat itu dibuat.
- Penanggung jawab isi surat yang diwujudkan dengan tanda tangan dan pencantuman nama yang jelas dari pembuat atau penerbit surat.
- Stempel dari lembaga, organisasi, instansi atau badan usaha yang menerbitkan surat
- Semua yang tertulis dalam surat menggunakan penulisan dengan bahasa yang baku dan resmi.
Baca juga: Contoh Surat Resign
Struktur Pembuatan Surat Pemberitahuan
Urutan atau struktur dalam surat tersebut adalah sebagai berikut:
- Kop surat, yang bertuliskan nama, alamat, nomor kontak dan logo dari lembaga, organisasi, instansi atau badan usaha yang menerbitkan.
- Nomor surat, yang ketentuan penomorannya disesuaikan dengan peraturan dan tata persuratan tempat pembuat surat.
- Lampiran, yang menginformasikan berapa jumlah lampiran yang disertakan dalam surat tersebut.
- Perihal atau juga bisa ditulis dengan “Hal”, merupakan kalimat pendek yang menyatakan maksud dan tujuan surat dibuat.
- Kapada siapa ditujukan. Nama dan alamat harus jelas agar tidak terjadi salah kirim. Bila perlu gelar, jabatan dan kepangkatan orang yang dituju itu juga dicantumkan sebagai bentuk untuk menghormati penerima surat.
- Salam pembuka, yang bisa menggunakan salam secara nasional, secara umum, secara keagamaan / rohani atau salam yang menjadi ciri khas dari suatu organisasi.
- Kalimat pembuka, dituliskan kalimat yang bertujuan untuk membuka jalan pikiran pembaca dan mengarahkannya ke pokok bahasan yang akan disampaikan.
- Inti materi pemberitahuan, dituliskan sejelas-jelasnya tapi tidak bertele-tele.
- Kalimat penutup, dituliskan kalimat yang berisikan harapan dan ungkapan terima kasih setelah membaca surat tersebut.
- Tanggal dan kota pembuatan surat, yang bisa dituliskan di bagian atas (sebaris dengan nomor surat) atau di bagian bawah setelah kalimat penutup.
- Tanda tangan dan nama jelas dari pembuat surat atau yang bertanggung jawab terhadap isi surat tersebut.
Contoh Surat Pemberitahuan
Setelah kamu tahu arti, tujuan dan bagaimana struktur yang benar, tentu kamu harus tahu pula contoh dari surat pemberitahuan. Di bawah ini ada contoh surat pemberitahuan pembayaran, contoh surat pemberitahuan pengiriman barang dan lain-lain yang bisa kamu pakai ketika kamu mendapat kesempatan untuk membuatnya.
Contoh surat pemberitahuan kegiatan kerja bakti
[kop surat - identitas perumahan]
=================================================================================
Nomor : 053/S.Pem/VI/2019 Kepada Yth. Bpk. SUGIMIN
Lampiran : 1 lembar di Blok QQ-02/15
H a l : KERJA BAKTI Perumahan ASRI JAYA
Dengan hormat,
Dari hasil rapat Pengurus Lingkungan Perumahan Asri Jaya yang di antaranya membahas
tentang diperlukannya perawatan lingkungan dan untuk menjaga lingkungan perumahan
kita tetap bersih dan rapi, maka diharapkan kehadirannya pada :
Hari, Tanggal : Minggu, 28 Juni 2019
J a m : Mulai 06:30 WIB - selesai
Tempat : Sesuai pembagian area yang terlampir di surat ini
Perlu kami sampaikan juga bahwa peralatan yang diperlukan sudah terbagi dan
tertera di lampiran surat ini. Dimohon untuk menyesuaikannya.
Demikian pemberitahuan dari kami, atas perhatian dan kehadirannya kami sampaikan
terima kasih.
Blitar, 20 Juni 2019
Hormat kami,
Ketua Lingkungan Bidang Kebersihan
_____________________ ____________________
KoordinatorContoh surat pemberitahuan kegiatan pasar murah
[kop surat badan usaha]
=================================================================================
Nomor : 035/PEMB/V/2020
Lampiran : 2 lembar
Perihal : PASAR RAKYAT
Kepada Yth.
Ketua RW 18
Kel. Tuluskembar, Kec. Pakisjajar
Kota Tegal
Dengan hormat,
Dalam rangka memperingati Hari Ulang Tahun (HUT) Koperasi Sadar Jaya yang ke-20,
maka kami beritahukan bahwa Koperasi Sadar Jaya akan menyelenggarakan kegiatan
PASAR RAKYAT.
Sehubungan dengan itu maka kami mengharapkan partisipasi Warga RW 18 untuk
berpartisipasi dan memeriahkan kegiatan tersebut dengan sesuai dengan ketentuan
berikut ini :
Nama Kegiatan : Pasar Rakyat
Tempat : Lapangan Gunung Krambil
Tanggal : 25 Maret 2019
J a m : 06:00 - 12:00 WIB
Ketentuan Peserta : 1. Setiap RW diwakili 10 (sepuluh) stand penjualan, dan
dimohon agar mengisi formulir terlampir.
2. Tersedia tempat 1,5x2 meter per stand-nya dan disediakan
juga dua meja per stand.
3. Dikenakan biaya Rp 5.000,- / stand.
4. Pembagian area stand sesuai gambar terlampir.
5. Pendaftaran stand terakhir tanggal 23 Maret 2019.
6. Apabila setiap stand akan memasang banner maka
diwajibkan mencantumkan logo Koperasi Sadar Jaya.
7. Tidak ada pembatasan jenis barang yang akan dijual.
Demikian pemberitahuan sekaligus undangan dari kami, atas perhatian dan
partisipasinya dalam kegiatan PASAR RAKYAT tersebut kami sampaikan terima kasih.
Tegal, 10 Maret 2019
Hormat kami,
Koperasi Sadar Jaya
_____________________
Manager MarketingContoh surat pemberitahuan pembayaran
[kop surat badan usaha]
=================================================================================
Nomor : 151/TAG/VIII/2018
Lampiran : -- lembar
Perihal : PEMBAYARAN
Kepada Yth.
Sdr. Hamid Basuki
Jl. Sukorame XX/12, Sumbermanjing
Purwakarta
Dengan hormat,
Berdasarkan : 1. Surat perjanjian pinjaman No. 026/SP.PJ/III/2017 tertanggal
16 Maret 2017, antara HAMID BASUKI dengan KSP Mekarsari
2. Laporan keuangan dan data tentang pembayaran hutang atas nama
HAMID BASUKI
3. Pengajuan perpanjangan pengembalian pinjaman yang diajukan
atas nama HAMID BASUKI
maka kami beritahukan bahwa atas kebijakan dari Pimpinan KSP Mekarsari disampaikan
1. Pengajuan perpanjangan pengembalian pinjaman dapat diterima sepenuhnya.
2. Pembayaran pertama setelah perpanjangan sejumlah Rp 4.750.000,- harus
diselesaikan sebelum tanggal 20 Agustus 2018.
3. Bila sampai dengan tanggal tersebut di atas belum dilakukan pembayaran, maka
perpanjangan pinjaman dianggap tidak berlaku lagi dan akan diberlakukan
ketentuan pinjaman seperti semula, berikut dengan diberlakukannya kembali
ketentuan dan peraturan peminjaman yang tertera dalam surat perjanjian
pinjaman.
Demikian pemberitahuan dan kebijakan dari kami, atas perhatiannya kami sampaikan
terima kasih.
Purwakarta, 5 Agustus 2018
KSP Mekarsari
_____________________
DirekturContoh surat pemberitahuan pengiriman barang
[kop surat badan usaha] ================================================================================= Nomor : 151/dis.II/II/2019 Lampiran : -- lembar Perihal : PENGIRIMAN BARANG Kepada Yth. Sumitro, Drs. PT. Tunggal Jaya Jl. Sawit Kav.06 Padang Sumatera Barat Dengan hormat, Sehubungan dengan adanya pemesanan PT. Tunggal Jaya kepada kami, CV. Mitra Sejati, maka kami beritahukan bahwa untuk pemesanan PT. Tunggal Jaya saat ini sudah kami kirimkan dengan data sebagai berikut : Nama barang : Gelas plastik Nomor Surat Jalan : 458.89-AS435-19 Jumlah barang : 100.000 buah Alat angkut : Truk Nomor Polisi : AD 5687 SH Nama Pengemudi : Sutikno Tgl. dan jam pengiriman : 18 Pebruari 2019, jam 16:00 WIB Perkiraan kedatangan : 19 Pebruari 2019, jam 22:00 WIB Demikian pemberitahuan dan informasi dari kami, atas perhatiannya kami sampaikan terima kasih. Banyuwangi, 18 Pebruari 2019 CV. Mitra Sejati _____________________ Direktur
Contoh surat pemberitahuan study tour
[kop surat sekolah]
=================================================================================
Nomor : 028/PEMB.14/IV/2020
Lampiran : 1 lembar
Perihal : STUDY TOUR
Kepada Yth. Wali Murid Kelas VIII
SMP Budi Wiyata
di tempat
Dengan hormat,
Sesuai dengan agenda tahunan sekolah, maka bagi anak-anak kelas VIII diwajibkan
untuk mengikuti STUDY TOUR di akhir tahun ajaran 2019/2020 ini. Rencana kegiatan
tersebut telah diatur sebagai berikut :
Nama kegiatan : Study Tour
Tanggal Kegiatan : 10 Juni 2020 s.d. 13 Juni 2020
Obyek Study Tour : 1. Candi Borobudur
2. Candi Prambanan
3. Keraton Yogyakarta
4. Museum Yogya Kembali
5. Gunung Merapi
Penginapan : Hotel "The Mercy"
Berkaitan dengan hal itu, maka untuk pembiayaan STUDY TOUR telah ditentukan
seperti berikut :
Biaya Study Tour : Rp 1.000.000,- / siswa
Alokasi biaya : Transportasi (bus), penginapan, tiket masuk, makan 10x,
snack 8x dan kaos seragam.
Waktu Pembayaran : Sampai dengan 7 Juni 2020
Demikian pemberitahuan kami, dan demi kelancaran agenda sekolah anak-anak kita
maka kami mohon dukungan dan partisipasi dari para Wali Murid agar kegiatan ini
dapat menjadi pengalaman tersendiri bagi anak-anak kita.
Terima kasih.
Jombang, 29 Maret 2020
SMP Budi Wiyata
_____________________
Kepala SekolahBaca juga: Contoh Surat Kuasa
Pemahaman Akhir
Surat pemberitahuan adalah surat resmi yang berfungsi sebagai media penghubung informasi yang benar dan valid antara penerbit surat dengan penerima surat. Surat ini berisikan berbagai macam pemberitahuan, seperti pengumuman, himbauan, mengingatkan, petunjuk, atau undangan. Surat pemberitahuan memiliki struktur dan format yang konsisten, meskipun bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan kebijakan masing-masing lembaga, organisasi, instansi, atau badan usaha.
Tujuan utama surat pemberitahuan adalah sebagai media penyampaian informasi kepada penerima surat tentang perkembangan atau agenda yang akan dilaksanakan oleh penerbit surat. Surat ini juga berfungsi sebagai bukti resmi dan mengingatkan penerima surat tentang keterlibatannya dalam kegiatan yang tercantum dalam surat.
Dalam menyusun surat pemberitahuan, terdapat beberapa hal yang harus ada, seperti kop surat yang menandakan sumber surat, tujuan surat yang ditujukan kepada penerima surat, pokok informasi yang ingin disampaikan, tanggal dan tempat pembuatan surat, penanggung jawab isi surat, dan tanda tangan serta nama pembuat surat.
Meskipun tidak ada aturan baku yang mengatur penyusunan surat pemberitahuan, tetapi terdapat struktur umum yang bisa diikuti. Struktur tersebut meliputi kop surat, nomor surat, lampiran (jika ada), perihal, kepada siapa surat ditujukan, salam pembuka, kalimat pembuka, inti materi pemberitahuan, kalimat penutup, tanggal dan kota pembuatan surat, serta tanda tangan dan nama pembuat surat.
Contoh-contoh surat pemberitahuan yang disampaikan dalam artikel ini meliputi surat pemberitahuan kegiatan kerja bakti, kegiatan pasar murah, pembayaran, pengiriman barang, dan study tour. Contoh-contoh tersebut dapat digunakan sebagai referensi dalam menyusun surat pemberitahuan sesuai dengan kebutuhan.
Dengan memahami pengertian, tujuan, struktur, dan contohnya diharapkan pembaca dapat menyusun surat pemberitahuan dengan baik dan benar untuk menyampaikan informasi yang tepat dan valid kepada penerima surat.
Dari penjelasan dan contoh-contoh di atas tentu kamu semakin tahu apa yang dimaksud dengan surat pemberitahuan. Apalagi bila kamu mau melatih diri untuk membiasakan membuatnya. Pastikan bahwa tujuannya sudah sesuai dengan isinya.
