Contoh KPI Serta Faktor Penentunya

Bagi kamu yang pernah bekerja atau sedang bekerja di perusahaan yang sudah menerapkan jenjang pekerjaan yang jelas dan perusahaan itu sudah menjalankan sistem dengan ketat dan benar, tentu sudah tidak asing lagi dengan KPI (Key Performence Indicators). Tapi bagi kamu yang belum mengerti apa itu KPI, kini saatnya kamu harus tahu agar bisa lebih menyesuaikan ketika perusahaan tempatmu bekerja pada akhirnya akan menerapkan KPI.

Di sini nanti kamu akan tahu apa pengertian KPI, faktor-faktor apa saja yang memengaruhi, apa saja jenis KPI dan juga akan kamu lihat nanti seperti apa contoh-contoh KPI untuk berbagai jabatan atau posisi pekerjaan. Harapannya agar kamu tidak ketinggalan perkembangan hal yang menyangkut pengembangan sumber daya manusia dalam suatu perusahaan.

Pengertian KPI

Sebagai langkah awal kamu perlu tahu dulu pengertian KPI menurut para ahli manajemen sumber daya manusia, yaitu :

• David Parmenter ; Key Performance Indicator adalah paramater finansial ataupun non-finansial yang paling kritikal untuk menentukan dan mengukur kemajuan terhadap sasaran pada kondisi sekarang dan di masa datang pada suatu organisasi.
• J. Warren ; Key Performance Indicator adalah sebuah pengukuran yang menilai bagaimana sebuah organisasi mengeksekusi visi strategisnya.
• J. Banerjee dan C. Buoti ; Key Performance Indicator adalah ukuran berskala dan kuantitatif yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja organisasi untuk tujuan mencapai target organisasi.
• G. Iveta ; Key Performance Indicator adalah ukuran  kuantitatif dan bertahap bagi suatu perusahaan yang memiliki berbagai perspektif dan berbasiskan pada data yang konkret untuk menjadi titik awal penentuan tujuan dan penyusunan strategi organisasi dalam perusahaan.
• Marr Bernard ; Key Performance Indicator adalah sebagai alat navigasi yang digunakan oleh para manajer untuk memahami apakah perusahaan dalam jalur yang benar atau bahkan keluar dari jalur untuk menuju kesuksesan.
• Bahari Antono ; Key Performance Indicator adalah tolak ukur kuantitatif yang digunakan untuk mengukur tingkat pencapaian kinerja terhadap target kinerja yang telah ditetapkan.

Apabila kamu perhatikan pendapat para ahli tersebut, ada persamaan mendasar tentang arti Key Performance Indicator, yaitu adanya suatu cara, adanya ukuran atau indikator berdasarkan angka dan data, strategi organisasi dan tujuan suatu organisasi.

Dari hal ini kita dapat menarik kesimpulan secara umum, bahwa arti Key Performance Indicator adalah suatu parameter yang digunakan suatu perusahaan berdasarkan pada penilaian dan data, yang kemudian difungsikan sebagai bahan perumusan strategi yang tepat bagi suatu sistem organisasi dengan tujuan untuk mencapai kesuksesan dalam organisasi atau perusahaan itu sendiri.

Setiap perusahaan pasti mempunyai visi dan misi, mau seperti apa harapan kedepannya. Pencapaiannya tentu tidak semudah tulisan visi dan misi yang sudah dicanangkan. Perlu proses dan kerja keras di dalamnya. Hasil dari setiap proses ini yang kemudian diukur sistem kerja yang berjalan dengan indikator-indikator tertentu. Pada akhirnya, indikator yang sederhana adalah ketika suatu sistem kerja memperoleh nilai yang masuk kriteria Key Performance Indicator maka langkah menuju pencapaian ke visi dan misi perusahaan akan lebih mudah.

Oleh karena itu sangatlah penting artinya bagi perusahaan. Paling tidak, dengan adanya Key Performance Indicator  maka perusahaan akan selalu mengevaluasi diri tidak hanya tentang kuantitas untuk mendekati target tapi juga bagaimana perusahaan bisa melihat kompetensi masing-masing jajarannya.

Baca juga: Yuk Ketahui Contoh Surat Dinas

Faktor Penentu KPI

Seringkali dijumpai bahwa karyawan yang diberi tugas untuk menyusun dan melakukan Key Performance Indicator di perusahaan hanya meng-copy dari tempat lain. Hal ini sebenarnya akan menambah kesulitan dalam pelaksanaannya di perusahaan itu sendiri. Karena karatersitik, standar, dan tujuan yang akan dicapai tiap-tiap perusahaan pasti berbeda. Kalau disamakan atau hanya meng-copy saja tanpa melihat dan menyesuaikan dengan kondisi perusahaan sendiri maka akan sulit memperoleh yang sesuai harapan.

Untuk melihat sejauh mana Key Performance Indicator dalam perusahaan bisa berhasil, ada beberapa faktor yang bisa dijadikan syarat keberhasilannya, yaitu:

• Specific, apakah indikator yang ada di dalam Key Performance Indicator sudah disusun sedemikian rupa dengan materi yang detail dan spesifik, sehingga lebih dapat dipahami pimpinan di bidangnya masing-masing.
• Measurable, apakah indikator yang ada di dalam Key Performance Indicator sudah terukur benar dari sisi kualitatif dan kuantitatif, sehingga tidak asal menyusun indikator-indikatornya saja.
• Achievable atau Attainable, apakah indikator yang ada di dalam Key Performance Indicator adalah hal yang bisa dicapai dan dapat bermanfaat dalam pengambilan keputusan.
• Relevant atau Realistic, apakah indikator yang ada di dalam Key Performance Indicator adalah hal yang sudah sesuai dengan bidangnya dan tidak mengada-ada dalam pencapaian yang berorientasi pada hasil, sehingga tidak akan terjadi ketidak pahaman dengan apa yang dimaksudkan.
• Timely atau Time-Bound, apakah indikator yang ada di dalam Key Performance Indicator bisa tercapai dalam kurun waktu tertentu.

Lima hal tersebut bisa dikembangkan lagi agar bisa benar-benar mengoptimalkan Key Performance Indicator sebagai ukuran keberhasilan suatu usaha. Faktor yang perlu ditambahkan itu adalah Evaluate dan Reevaluate. Dengan mengevaluasi dan selalu mengevaluasi lagi ukuran apa saja yang dipakai dalam Key Performance Indicator, maka perusahaan akan selalu berupaya meningkatkan kinerjanya. Selain itu, berdasarkan hasilnya dapat dipakai untuk pedoman dalam me-review sistem kerja yang sudah berjalan.

Namun, perlu kamu tahu juga bahwa ada beberapa faktor juga yang menjadi penghambat berjalannya proses Key Performance Indicator sehingga bisa mengakibatkan kegagalan dalam penerapannya, yaitu :

• Sasaran yang akan dicapai membuat bingung.
• Kurang memadainya kemampuan dan keahlian sumber daya manusia yang terlibat di dalamnya dibandingkan dengan kinerja masing-masing.
• Indikator yang saling berlawanan hingga bisa menimbulkan konflik.
• Antara pengawasan dengan pertanggungjawaban yang tidak berimbang.
• Ketidakserasian antara pengukuran dengan nilai-nilai pengembangan yang diharapkan perusahaan.

Sekarang, kriteria apa saja yang harus terpenuhi agar bisa dikatakan sebagai Key Performance Indicator ? Maka yang harus terpenuhi adalah :

• Mempunyai target, yaitu apa yang hendak diraih dalam kurun waktu tertentu.
• Mempunyai orientasi kepada outcome yang jelas, yaitu apa yang akan dicapai.
• Terdapat ambang batas, agar dapat membedakan antara target dengan nilai aktual.

Jenis-jenis KPI

Key Performance Indicator Financial

Merupakan ukuran yang berkaitan langsung dengan keuangan tetapi membawa dampak pada proses dan hasil produksi. Bisa juga sebaliknya, akibat dari produksi dan hasilnya bisa membawa dampak langsung pada keuangan perusahaan.
Contohnya adalah ;

• Key Performance Indicator – Grass Profit (laba kotor), dengan parameter sisa uang setelah terkurangi harga pokok penjualan.
• Key Performance Indicator – Net Profit (laba bersih), dengan parameter sisa uang setelah terkuranginya harga pokok penjualan dan biaya-biaya lain pasca produksi.
• Key Performance Indicator – Gross Profit Margin (margin laba kotor), dengan parameter prosentase antara laba kotor dengan pendapatan yang diperoleh.
• Key Performance Indicator – Net Profit Margin (margin laba bersih), dengan parameter prosentase antara laba bersih dengan pendapatan yang diperoleh.
• Key Performance Indicator – Current Rasio (rasio lancar), untuk mengukur keuangan neraca likuiditas.

Key Performance Indicator Non Financial

Merupakan ukuran yang tidak berkaitan langsung dengan keuangan melainkan menyangkut sistem kerja yang dilakukan dalam proses produksi. Contohnya adalah :

• Key Performance Indicator – Manpower Turnover, yaitu mengukur mobilisasi atau pemberdayaan tenaga kerja yang terlibat.
• Key Performance Indicator – Customer Satisfaction, yaitu mengukur tingkat kepuasan pelanggan terhadap hasil produksi.
• Key Performance Indicator – Market Share, yaitu mengukur tingkat penguasaan pasar untuk produk yang dihasilkan.
• Key Performance Indicator – Repeat Customer, yaitu mengukur tingkat kepuasan pelanggan hingga akhirnya pelanggan mau melakukan pembelian lagi.

Selain ada dua jenis dalam penerapannya, Key Performance Indicator juga ada dua tipe dalam pengukurannya, yaitu :

• • Leading Indicator (sinyal awal), adalah indikator yang menyatakan hasil-hasil yang ingin dicapai kedepannya dalam perusahaan itu.
  • Lagging Indicator (sinyal akhir), adalah indikator yang menginformasikan semua progres ke arah pencapaian yang terjadi pada perusahaan dari waktu ke waktu.

Leading Indicator dan Lagging Indicator harus berjalan seimbang dan seiring. Karena masing-masing akan saling melengkapi data yang diperlukan perusahaan. Bila hanya mengandalkan Leading Indicator saja dan mengabaikan Lagging Indicator maka yang terjadi hanyalah memfokuskan pada kinerja jangka pendek saja tanpa memperhatikan pencapaian sasaran yang pada jangka panjang. Begitu pula sebalinya.

Baca juga: Contoh Kuesioner Kinerja Karyawan

Contoh KPI 

Setelah kamu tahu bagaimana dengan Key Performance Indicator, sekarang kamu akan bisa melihat contoh penerapan Key Performance Indicator untuk posisi seorang manager dalam berbagai bagian sistem kerja. Namun sebelumnya perhatikan dulu indikator Key Performance Indicator masing-masing bagian dan cara atau petunjuk pengisian per kolomnya, yaitu seperti berikut :

• Petunjuk pengisian kolom
  • Kolom “Key Performance Indicator“, diisi indikator-indikator yang dibutuhkan
  • Kolom “Bobot KPI“, diisikan angka sebagai bobot KPI yang ditentukan berdasarkan tingkat kepentingan dan prioritas. Jumlah total untuk semua indikator dalam satu bidang ini harus 100.
  • Kolom “Target“, diisikan ketentuan yang didasarkan pada kesepakatan dan bisa juga data pencapaian tahun sebelumnya. Penulisannya bisa berupa prosentase, angka, nominal uang dan sebagainya, tergantung dari jenis KPI-nya.
  • Kolom “Realisasi Akhir Tahun“, diisikan hasil yang dicapai pada akhir tahun berjalan. Penulisannya bisa berupa prosentase, angka, nominal uang dan sebagainya, tergantung dari jenis KPI-nya.
  • Kolom “Skor“, diisikan angka sebagai hasil dari rumus kolom “Realisasi” dibagi “Target” dan dikalikan 100. Atau, kolom “Target” dibagi “Realisasi” dan dikalikan 100. Penggunaannya dilihat dari jenis penggunaan Key Performance Indicator.
  • Kolom “Skor Akhir“, diisikan angka sebagai hasil dari rumus kolom “Skor” dikalikan “Bobot KPI” lalu dibagi 100.

• Key Performance Indicator untuk berbagai bidang
  • Bidang produksi
    1. Lama waktu mematikan mesin
    2. Cacat produksi
    3. Jumlah produksi yang sesuai dengan permintaan dan penjadwalan
    4. Kapasitas produksi
    5. Biaya lembur pekerja per shift

• • Bidang keuangan
    1. Rasio biaya operasional
    2. Ketersediaan dana tunai rata-rata
    3. Jumlah temuan audit internal
    4. Ketepatan waktu penyajian laporan
    5. Ketepatan waktu pemrosesan piutang

• • Bidang marketing
    1. Pertumbuhan penjualan
    2. Kepuasan pelanggan
    3. Jumlah produk baru
    4. Penjualan rata-rata per outlet
    5. Ketersediaan produk di pasar

• • Bidang Information & Technology (IT)
    1. Ketepatan waktu perbaikan komputer dan jaringan di semua lini
    2. Kepuasan pengguna atas layanan IT
    3. Penyelesaian penerapan aplikasi sesuai waktu rencana
    4. Jumlah rata-rata pengunjung website perusahaan
    5. Jumlah outlet tersambung jaringan

• • Bidang Human Resources Development (SDM)
    1. Rata-rata hasil evaluasi karyawan baru setelah masa percobaan
    2. Rata-rata hasil penilaian kompetensi karyawan level supervisor ke bawah
    3. Jumlah karyawan yang telah menyusun KPI
    4. Rata-rata durasi pelatihan karyawan
    5. Rata-rata jumlah biaya kesehatan setiap karyawan per tahun

• • Bidang distribusi
    1. Pengiriman produk ke outlet tepat waktu
    2. Retour produk karena proses distribusi
    3. Staff pengantar melakukan pelanggaran lalu lintas angkutan distribusi
    4. Jumlah rata-rata barang dengan status menunggu di gudang karena antrean distribusi
    5. Kegagalan atau tertundanya pengiriman barang ke outlet karena kendaraan bermasalah

• • Bidang quality control
    1. Jumlah barang cacat produksi
    2. Jumlah barang cacat produksi yang terkirim ke outlet
    3. Jumlah keluhan pelanggan
    4. Jumlah barang cacat produksi yang tidak bisa diperbaiki
    5. Kecepatan penanganan barang pelanggan yang bergaransi

Dari contoh-contoh di atas bisa kamu lihat bahwa ada yang menjadi penilaian akhir dalam Key Performance Indicator adalah “Jumlah Nilai” yang dihasilkan. Nilai ini yang kemudian akan bisa jadi tolok ukur perkembangan dalam suatu perusahaan.

Baca juga: Contoh SOP Perusahaan

Key Performance Indicator sangat penting bagi kemajuan pengorganisasian sistem kerja dalam suatu perusahaan. Memang sepintas terlihat akan merepotkan bagi yang dilibatkan dalam pengisiannya. Namun harus kamu tahu bahwa perusahaan berkembang yang ada saat ini dapat mencapai hasilnya seperti sekarang, salah satunya karena di perusahaan itu telah menerapkannya.

Pemahaman Akhir

Key Performance Indicator (KPI) adalah parameter yang kritis untuk menentukan dan mengukur kemajuan terhadap sasaran organisasi pada kondisi sekarang dan masa depan. KPI merupakan alat navigasi bagi manajer untuk memahami apakah perusahaan berada dalam jalur yang benar menuju kesuksesan. Setiap perusahaan memiliki visi, misi, dan harapan untuk masa depan, namun untuk mencapai tujuan tersebut, perlu adanya pengukuran dan evaluasi berdasarkan indikator berdasarkan angka dan data. KPI membantu perusahaan untuk mengevaluasi kinerjanya, mencapai target, dan mengembangkan sumber daya manusia.

Beberapa faktor penentu keberhasilan KPI adalah indikator yang spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan memiliki batasan waktu. Karyawan yang menyusun KPI harus memahami karakteristik, standar, dan tujuan perusahaan agar KPI dapat disesuaikan dengan kondisi perusahaan tersebut. Evaluasi dan pengevaluasian ulang KPI juga diperlukan untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

Jenis KPI dibagi menjadi KPI keuangan dan non-keuangan. KPI keuangan terkait dengan kinerja keuangan perusahaan, sementara KPI non-keuangan menyangkut sistem kerja dan dampaknya pada hasil produksi. KPI juga dapat dibagi menjadi Leading Indicator (sinyal awal) dan Lagging Indicator (sinyal akhir), yang harus berjalan seimbang untuk mencapai hasil jangka pendek dan jangka panjang.

Contoh penerapan KPI untuk berbagai bidang dalam perusahaan antara lain bidang produksi, keuangan, pemasaran, teknologi informasi, pengembangan sumber daya manusia, distribusi, dan kontrol mutu. KPI membantu memantau dan menilai kinerja setiap bagian perusahaan, serta menjadi tolok ukur perkembangan perusahaan secara keseluruhan.

Kesimpulannya, KPI adalah instrumen penting dalam mengukur dan memperbaiki kinerja perusahaan, memastikan pencapaian tujuan strategis, dan meningkatkan kompetensi organisasi secara keseluruhan. Dengan pemahaman yang baik tentang KPI, perusahaan dapat mencapai kesuksesan dan berada di jalur yang tepat untuk masa depan yang sukses.

Referensi :

Parmenter, David. 2007. Key Performance Indicators. New Jersey: John Wiley & Sons.

Warren, J. 2011. Key Performance Indicators (KPI) – Definition and Action: Integrating KPIs into your Company’s Strategy. London: ATI.

Banerjee, J. & Buoti, C. 2012. General specifications of KPIs. International Telecomunication Union.

Iveta, G. 2012. Human Resources Key Performance Indicators. Journal of Competitiveness.

Bernard, Marr. 2016. 25 Key Performance Indicators yang Harus Diketahui. Jakarta: Elex Media Komputindo.