Notulen merupakan salah satu hal yang penting dalam rapat. Fungsinya untuk mendokumentasikan secara tertulis apa saja yang dibahas dalam rapat, hingga hasil-hasil yang diputuskan dalam rapat. Terutama, rapat perusahaan yang melibatkan klien, baik rapat internal maupun eksternal. Selain itu, notulen juga dapat digunakan untuk merekam secara tertulis berbagai kegiatan rapat seperti diskusi, seminar, atau talk show dan sebagainya.
Dalam membuat sebuah notulen, ada beberapa format yang harus diingat dan diperhatikan. Terlebih, dalam rapat resmi, notulen harus ditulis dengan lengkap. Bagaimana format notulen rapat? Bagaimana cara penulisannya? Serta, seperti apa contoh-contohnya? Mari kita ulas bersama-sama.
Daftar Isi
Apa Itu Notulen Rapat
Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) mendefinisikan bahwa notulen berasal dari kata notula yang berarti catatan singkat mengenai jalannya persidangan atau rapat serta hal-hal yang dibicarakan dan diputuskan.
Baca juga: Contoh Biografi serta Cara Membuatnya
Dilansir dari Kompas.com, notulen merupakan sebuah catatan resmi tentang apa, siapa, bagaimana dan hasil apa yang diperoleh dari dilaksanakannya rapat atau sidang. Sementara itu, The Balance Careers, menyatakan bahwa notulen atau dalam Bahasa Inggris disebut dengan minutes of meeting merupakan catatan detail dan terperinci yang fungsinya sebagai catatan tertulis secara resmi dari sebuah rapat. Thought.co juga memberikan definisi lain dari notulen rapat, yaitu notulen ditulis dengan menyertakan kesepakatan dan ketidaksepakatan yang terjadi di dalam rapat dengan ringkas dan koheren atau saling terkait satu dengan yang lain.
Singkatnya, kita dapat simpulkan bahwa notulen rapat ialah dokumentasi tertulis secara resmi yang ditulis secara komprehensif dan koheren, dan merekam semua pembahasan selama rapat (meliputi apa, siapa, bagaimana, dan hasil-hasil yang diperoleh), dari jalannya rapat hingga selesai.
Tujuan dan Fungsi Notulen Rapat
Apa sih tujuan dibuatnya notulen rapat? Kan bisa saja, kita merekam saja semua jalannya rapat dan kemudian mendistribusikan rekaman itu kepada semua peserta. Sayangnya, kita tidak mungkin punya waktu yang cukup untuk mendengarkan kembali rekaman jalannya rapat. Akan lebih efektif dan efisien menggunakan catatan-catatan yang telah ditulis dengan sedemikian ringkas, rapi, tetapi tetap lengkap dan koheren. Setiap peserta yang membaca notulen tidak memerlukan waktu berjam-jam hanya untuk mendapatkan hasil keputusan yang disepakati dalam rapat. Melainkan, hanya perlu membaca dalam sepersekian menit saja.
Selain hal-hal umum itu, apa sih tujuan dibuatnya notulen rapat?
Sebagai bukti telah dilaksanakannya rapat
Sebuah notulen menjadi bukti tertulis atas terselenggaranya suatu rapat atau sidang, yang juga sebagai bentuk pertanggungjawaban kepada atasan atau ketua suatu organisasi. Notulen juga menjadi bukti tertulis atas penggunaan dana di dalam rapat, sehingga dapat digunakan sebagai acuan untuk mempermudah penyusunan laporan keuangan.
Sebagai sumber informasi yang kredibel atas diadakannya rapat
Sebagai sebuah catatan tertulis, notulen merupakan sumber informasi paling kredibel atas seluruh pembahasan dan hasil rapat yang telah didiskusikan. Khususnya bagi para peserta yang tidak bisa menghadiri rapat secara langsung, dokumentasi tertulis berupa notulen ini akan sangat membantu untuk mengetahui apa saja yang dibahas dalam rapat, berikut kesepakatan-kesepakatan yang diambil.
Notulen akan dibagikan kepada seluruh peserta rapat sekitar 1×24 jam pasca rapat berakhir, sehingga informasi rapat akan tersampaikan secara faktual pada setiap peserta yang hadir saat rapat, baik secara langsung maupun yang tidak bisa menghadiri secara langsung. Daripada ingatan manusia yang terbatas, notulen yang disusun seiring waktu berlangsungnya rapat lebih dapat dipercaya sebagai acuan informasi mengenai hasil rapat, tanpa ada perubahan informasi atau fakta yang disebabkan keterbatasan ingatan ataupun kepentingan pribadi.
Sebagai bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan
Dalam sebuah perusahaan, bisa jadi pengambilan keputusan hanya dilakukan oleh atasan, secara terpisah, tidak di dalam rapat bersama tim. Sehingga, notulen yang dilaporkan kepada atasan akan menjadi salah satu pertimbangan penting sebelum atasan kita mengambil keputusan. Secara tidak langsung, notulen berperan sebagai sebuah analisis tentang tanggapan yang timbul selama sidang atau rapat berlangsung terhadap suatu subjek atau kasus yang sedang dirapatkan. Hal tersebut dapat menjadi bahan pertimbangan yang penting bagi keputusan yang akan diambil setelah itu.
Kemudian, secara khusus apa sih fungsi-fungsi notulen rapat?
- Sebagai bukti telah diadakannya rapat.
- Sebagai tolak ukur atau indikator keberhasilan terhadap materi rapat (tercapainya tujuan diadakannya rapat atau belum)
- Juga, digunakan sebagai tolak ukur pengambilan keputusan atau tindakan yang diambil pasca rapat diselenggarakan.
Notulis
Seseorang yang bertugas menyusun sebuah notulen rapat disebut sebagai notulis. Pada umumnya, yang menjalankan peran sebagai notulis ialah seorang sekretaris. Menjadi notulis atau menyusun notulen rapat menjadi salah satu pekerjaan wajib bagi seorang sekretaris. Tetapi, pada pelaksanaannya, ketika sekretaris tidak berada di tempat, bisa saja yang menjalankan peran sebagai notulis bukanlah sekretaris. Melainkan, seseorang yang dipercaya dapat mencatat jalannya rapat dengan sistematis, rapi, dan rinci.
Jenis Notulen Rapat
Setidaknya, ada dua jenis notulen rapat secara umum. Yang pertama adalah notulen yang dibuat secara harfiah sesuai dengan jalannya rapat, tanpa menambahkan kesimpulan rapat dari notulis. Biasanya, notulen jenis ini disusun berdasarkan rekaman berlangsungnya rapat, atau berbentuk catatan stenografi, atau juga gabungan dari keduanya.
Sedangkan yang kedua ialah notulen rangkuman atau ringkasan, yang dibuat dengan merangkum pembahasan dan hasil keputusan rapat. Notulen jenis ini juga dikenal sebagai laporan ringkas tentang hasil-hasil yang disepakati dalam suatu rapat. Dalam menyusun notulen jenis ini, diperlukan kemampuan untuk menilai isi pembicaraan yang disampaikan oleh setiap peserta rapat, untuk kemudian menyimpulkan apa poin penting yang disampaikan berikut keputusan-keputusan yang disepakati bersama. Cara paling sederhana untuk membuat notulen ringkasan ialah dengan mencatat poin-poin yang menjadi pembahasan selama rapat atau sesuai dengan tujuan pembahasan rapat tersebut.
Susunan Notulen Rapat
Terdapat berbagai format atau susunan dalam membuat suatu notulen. Tergantung pada jenis rapat sedang kamu ikuti. Membuat notulen rapat resmi dan tidak resmi tentu berbeda. Begitu pula dengan notulen rapat organisasi, perusahaan dan sebagainya. Tetapi, meskipun berbeda-beda, terdapat poin-poin penting yang bersifat wajib, tidak boleh terlewat dalam sebuah notulen. Setidaknya, secara umum format notulen rapat harus memuat bagian-bagian berikut ini.
1. Kepala Notulen
Hal-hal yang harus kamu cantumkan di bagian kepala notulen antara lain,
Nama perusahaan, organisasi, lembaga, komite atau komunitas terkait
Tulislah dengan detail berikut dengan periode atau masa bakti jika ada. Notulensi ini akan menjadi dokumen organisasi yang penting, terutama bagi organisasi atau perusahaan yang tertib administratif.
Judul rapat
Judul rapat biasanya sesuai dengan tujuan umum diselenggarakannya sebuah rapat. Apa perbedaannya dengan agenda rapat? Judul rapat lebih bersifat umum daripada agenda rapat yang sifatnya membahas topik-topik yang khusus dan detail. Misalnya, rapat umum pemegang saham perusahaan A ke-XXII. Maka judul rapatnya adalah Notulen Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan A ke-XXII. Contoh lainnya, misalnya rapat tahunan tim peneliti lembaga A. Maka, sebagai notulis, kamu bisa memberi judul Notulensi Rapat Tahunan Tim Peneliti Lembaga A. Pada rapat besar seperti ini, biasanya diselenggarakan dalam beberapa hari atau terbagi atas beberapa sesi. Setiap sesi rapat memiliki agenda masing-masing.
Waktu dan tempat diselenggarakannya rapat
Selanjutnya, kamu perlu mencatat waktu, yang memuat hari, tanggal, dan jam, serta tempat diselenggarakannya rapat. Detail ini akan menjadi catatan penting untuk membedakan antara rapat satu dengan rapat lainnya yang dilaksanakan dengan hampir bersamaan. Catatan waktu juga dapat digunakan sebagai bahan evaluasi atas efektivitas jalannya rapat.
Tujuan atau agenda rapat
Pada rapat yang judul dan agendanya sama, kamu dapat menuliskannya salah satu saja. Tetapi pada sebuah rapat atau sidang yang besar, yang dihelat dalam beberapa sesi atau beberapa hari, tentu agenda yang dibahas berbeda-beda, sehingga perlu kamu tuliskan secara rinci. Misalnya, agenda rapat tim marketing perusahaan A pada hari, tanggal, bulan dan tahun sekian adalah untuk menentukan strategi pemasaran dalam era digital di tengah pandemi. Maka, agenda rapat dapat kamu tulis seperti tadi.
Daftar dan jumlah peserta yang hadir
Notulensi yang lengkap pasti mencantumkan siapa saja yang hadir dan terlibat dalam jalannya rapat. Sebagai notulis, selain nama lengkap, kamu juga perlu mencantumkan jabatan peserta yang mengikuti rapat. Catatan tentang daftar peserta yang hadir dalam rapat ini penting untuk mengetahui siapa saja yang terlibat dalam membuat keputusan, atau juga sebagai acuan untuk menentukan siapa yang akan ditugaskan dalam tugas tertentu dan siapa saja yang belum mendapatkan informasi karena tidak hadir dalam rapat.
2. Tubuh atau Isi Notulen
Di dalam isi notulensi, kamu perlu menuliskan poin-poin berikut,
Pembukaan notulen
Pada pembukaan notulen, kamu bisa menuliskan hal-hal sederhana saja, seperti, “pada rapat kali ini agenda pertama yang dibahas adalah A.” Dan seterusnya sesuai dengan jalannya rapat.
Poin-poin pembahasan
Dalam setiap rapat, terdapat poin-poin yang hendak dibahas dan didiskusikan. Catatlah poin-poin penting ini sebagai panduan untuk membaca isi notulensi secara sistematis. Poin-poin materi rapat biasanya merupakan turunan dari agenda rapat yang telah ditentukan, yang sifatnya lebih spesifik dan detail.
Hasil keputusan rapat
Pada dasarnya, notulen rapat dibuat untuk mendokumentasikan hasil keputusan rapat. Sehingga, hal ini menjadi poin paling penting untuk kamu tuliskan sedetail mungkin dalam notulen.
Waktu berakhirnya rapat
Waktu selesainya rapat menajdi catatan untuk mengetahui berapa lama rapat berlangsung. Sekaligus untuk mengukur efektivitas dan kondusif tidaknya suatu rapat berlangsung.
3. Kaki atau Penutup Notulen
Pada bagian akhir, hal-hal yang perlu kamu cantumkan antara lain,
Agenda yang diusulkan untuk rapat berikutnya
Di perusahaan atau organisasi yang sifatnya fleksibel, anggota rapat dapat mengusulkan agenda apa yang sebaiknya dibahas terlebih dahulu pada pertemuan berikutnya. Kamu dapat mencatat ini, untuk kemudian membagikan notulensi rapat hari itu dan mengingatkan anggota agar mempersiapkan agenda rapat selanjutnya, agar rapat dapat dilaksanakan dengan efisien.
Baca juga : Etos Kerja (Pengertian, Prinsip, Faktor, dan Cara Membangunnya)
Waktu diselenggarakannya rapat berikutnya
Waktu yang disepakati untuk rapat berikutnya biasanya bersifat tetap dan tidak dapat diubah lagi, sehingga perlu kamu catat dan ingatkan anggota tentang hal ini. Sedangkan lokasi rapat biasanya dapat diputuskan di kemudian hari melalui rapat diskusi di ruang obrolan atau grup Whatsapp.
Tanda tangan notulis
Notulen paling sederhana biasanya mencantumkan tanda tangan dan nama terang notulis di bawahnya. Ini sebagai bentuk pertanggungjawaban notulis terhadap notulen yang disusunnya. Pada rapat-rapat penting atau agenda besar, bisa jadi diperlukan tanda tangan lainnya sebagai bentuk pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan. Misalnya dari ketua, wakil ketua, dan sekretaris atau notulis yang dibubuhkan dalam dokumen berkop perusahaan atau dinas yang bersangkutan.
Berbagai Contoh Notulen Rapat
Berikut ini akan kita sajikan berbagai contoh notulen rapat kantor pemerintah, perusahaan, sekolah dan lain-lain, agar kamu mendapat gambaran yang lebih jelas tentang bagaimana membuat berbagai notulen rapat sesuai dengan kebutuhanmu.
Contoh Notulen Rapat Sekolah
[KOP Surat — sesuai ketentuan masing-masing sekolah]
Notulensi Rapat Pleno Kenaikan Kelas
SMPN 01 Sutojayan
Tahun Pelajaran 2018/2019
Rapat Dilaksanakan Pada :
- Hari, Tanggal : Kamis, 6 Juni 2019
- Waktu : 09.30 WIB
- Tempat : Ruang guru SMPN 01 Sutojayan
Daftar Undangan dan Anggota yang Hadir :
- Jumlah Undangan : 25 orang
- Jumlah Kehadiran : 24 orang
- Jumlah izin : 1 orang
Agenda Rapat
- Membahas kriteria kenaikan kelas dan memutuskan kenaikan kelas untuk siswa kelas 7 dan 8.
Susunan Acara
- Pembukaan
- Pembacaan kriteria kenaikan kelas
- Keputusan rapat
- Penutup
Pembahasan :
- Kriteria kenaikan kelas : siswa dinyatakan naik kelas apabila memenuhi minimal kehadiran dan dapat menyelesaikan seluruh program pembelajaran dalam dua semester pada tahun pelajaran yang diikuti.
- Terdapat 3 siswa dari kelas 7 dan 2 siswa dari kelas 8 yang memiliki catatan ketidakhadiran lebih dari toleransi (3 kali izin sakit dan 2 kali izin).
- Terdapat 1 siswa dari kelas 7 dan 4 siswa dari kelas 8 yang nilainya pada beberapa mata pelajaran wajib berada jauh di bawah standar yang ditentukan.
Hasil-Hasil Keputusan :
- Sebanyak 306 siswa dari kelas 7 dinyatakan naik ke kelas 8 pada tahun ajaran berikutnya (nama-nama terlampir).
- Sebanyak 324 siswa dari kelas 8 dinyatakan naik ke kelas 9 pada tahun ajaran berikutnya (nama-nama terlampir).
- Adapun 4 siswa dari kelas 7 yang tingkat kehadirannya tidak memenuhi syarat dan nilai yang berada di bawah standar pada beberapa mata pelajaran wajib, berdasarkan hasil musyawarah keempat siswa tersebut dinyatakan naik kelas bersyarat (wali kelas wajib menyampaikan ketika penerimaan rapor dan berdiskusi dengan wali murid yang bersangkutan).
- Sedangkan 6 siswa dari kelas 8 yang tingkat kehadirannya tidak memenuhi syarat dan nilai yang berada di bawah standar pada beberapa mata pelajaran wajib, berdasarkan hasil musyarawah, 5 siswa dinyatakan naik kelas bersyarat dan 1 siswa dinyatakan tinggal kelas karena tingkat kehadiran terlalu sedikit (wali kelas wajib menyampaikan dan berdiskusi dengan wali murid yang bersangkutan ketika penerimaan rapor).
Notulis,
Dwi Agustina
NIP. 196109041981032003
Contoh Notulen Rapat Organisasi atau Kegiatan Diskusi
Nama / Tema Kegiatan : Kelas Pengembangan Diri Remaja (Sosialisasi Bahaya Narkotika, Kenakalan Remaja dan Keselamatan Berkendara)
Hari/Tanggal : Kamis, 7 April 2022
Waktu : 10.00 – 13.00 WIB
Tempat : Aula Sekolah SMAN 1 Blitar
Susunan Acara :
- Pembukaan
- Sambutan ketua panitia (Ihya Alamsyah)
- Sambutan dari guru pembina (Ibu Anisatul Ulfia)
- Penyampaian materi (Bapak Nanang Syamsuri – Polres Kota Blitar)
- Sesi tanya jawab
- Kesimpulan dan penutup
Komponen yang Terlibat dan Peserta Kegiatan :
- Panitia Kegiatan
- Guru Pembina OSIS
- Pemateri : Bapak Nanang Syamsuri — Polres Kota Blitar)
- Peserta : Wali murid dan siswa kelas 10 dan 11 (dalam 3 sesi berbeda)
Materi Pembahasan :
- Apa itu kenakalan remaja, macam-macamnya, dan batasan kenakalan usia remaja yang sewajarnya.
- Mengenal jenis-jenis narkotika dan obat-obatan terlarang, serta bagaimana mengenali dan melakukan pencegahan untuk terhindar dari pengaruh NAPZA di tengah pergaulan remaja.
- Pentingnya keselamatan berkendara, studi kasus kedisplinan berkendara dari berbagai negara.
Ringkasan Materi :
- Kenakalan remaja merupakan segala perbuatan atau perilaku yang melanggar aturan baik norma masyarakat maupun aturan hukum yang dilakukan oleh remaja (usia 12 – 23 tahun, terdapat berbagai versi). Ada yang menyebutkan bahwa kenakalan remaja merupakan wujud konflik yang belum selesai dengan baik sejak masa kanak-kanak hingga menjelang remaja. Hal itu menyebabkan seseorang melampiaskannya dengan melakukan tindakan-tindakan yang menyimpang, yang kemudian disebut sebagai kenakalan remaja.
- Adapun penyebab kenakalan remaja antara lain:
Kondisi internal : adanya krisis identitas dan lemahnya kontrol diri seseorang
Kondisi eksternal : keadaan broken home, kondisi mental anak yang kurang stabil, pengaruh lingkungan yang kurang sehat, kurang perhatian dan kasih sayang selama masa pertumbuhan, minimnya internalisasi nilai agama, dan sebagainya.
Baca juga: Teknik Presentasi yang Baik Yang Perlu Diketahui
- Setiap orang pasti melalui fase remaja, berikut dengan gelora, energi dan semangat jiwa muda dan membara. Energi-energi itu tidak boleh dikekang, harus tetap disalurkan. Tetapi kita semua perlu memperhatikan penyalurannya. Tentu sebaiknya disalurkan melalui media yang tepat agar anak-anak remaja tidak melakukan kegiatan-kegiatan yang berpotensi melanggar hukum. Seperti misalnya, menyalurkan energinya melalui kegiatan yang dapat menggali potensi diri dan minatnya dengan mencoba berbagai kegiatan ekstrakurikuler di sekolah.
- Solusi sederhana dari kenakalan remaja antara lain membangun lingkungan yang sehat dan positif, membangun kedekatan antara guru dengan murid, keluarga sebagai rumah aman, dan sebagainya.
- Narkoba atau NAPZA (narkotika, psikotropika dan zat adiktif lainnya) merupakan salah satu muara dari kenakalan remaja. Ada banyak jenis narkoba, seperti kokain, shabu, camlet, ekstasi dan rikloma. Masing-masingnya memiliki ciri dan efek yang berbeda. Untuk memudahkan anak-anak agar terhindar dari narkoba, hindari sesuatu yang menyebabkan candu atau ketergantungan. Pahami bahwa sensasi menyenangkan yang diberikan dari obat-obatan hanya bersifat sementara.
Pertanyaan yang Diajukan Peserta :
- Bagaimana cara orang tua untuk mengawasi anak, tetapi juga tidak membatasi atau mengekang anak? Atau, bagaimana cara deteksi dini untuk menghindari anak terjerumus kepada hal-hal negatif? Sebab, ada anak yang sifatnya pendiam dan taat kepada orang tua, tetapi ternyata justru terjerumus pada narkoba, hamil di luar nikah dan sebagainya. (Ibu Niswati, Wali Murid Kelas 11 Bahasa)
- Saya pernah menemui satu kejadian ketika ada tilangan atau operasi lalu lintas. Seorang anak polisi diberhentikan karena kendaraannya tidak memenuhi standar umum kendaraan, tetapi karena ia memiliki kartu kepolisian akhirnya ia dilepaskan dan tidak ditilang. Apakah memang demikian, anak-anak polisi bebas dari hukuman ketika melanggar lalu lintas? (Anindya, Siswi Kelas 10 IPA 3)
Penyelesaian :
- Sebisa mungkin orang tua dan anak harus memiliki kedekatan yang intim. Kondisi dimana orang tua bisa mengambil peran sebagai teman bercerita ataupun sebagai ayah atau ibu. Orang tua memang sebisa mungkin tidak mengekang anak-anak untuk bergaul atau mengekspresikan dirinya, demi kepentingan perkembangan kepribadian sang anak. Tetapi penting untuk selalu update cerita-cerita keseharian sang anak. Sehingga, anak akan bercerita jika ada sesuatu yang menganggunya, atau ia punya kawan-kawan baru dari pergaulan yang baru. Jika pun sang anak tidak bercerita karena enggan, orang tua bisa menilai adanya perubahan perilaku atau gelagat yang berbeda dari anak. Kecurigaan seperti ini bisa menjadi bekal untuk mengetahui penyebab perubahan perilaku dari anak. Tentu selain itu, punya kedekatan dengan teman-teman anak juga penting. Setidaknya, ibu atau ayah mengenal baik teman-teman anaknya. Sehingga, jika terjadi sesuatu kepada anak, bisa ditanyakan melalui teman-teman anak.
- Tidak. Semua warga negara memiliki kedudukan yang sama di mata hukum. Apakah itu anak polisi, anak jaksa agung, maupun anak presiden sekalipun. Jika melanggar lalu lintas, maka tentu akan ditilang. Adapun kejadian yang diceritakan tadi merupakan tindakan ilegal yang dilakukan oleh oknum. Tidak dibenarkan oleh kepolisian.
Kota Blitar, 7 April 2022
Ketua, Notulis,
Ihya Alamsyah Novita Isna (Koordinator Seksi KSK)
Contoh Notulen Rapat Kantor Perusahaan
PT Tri Jaya Abadi, Tbk – Jl. Tebet Raya No. 12, Jakarta Selatan
Notulen Rapat Tinjauan Manajemen, Tim Marketing PT Tri Jaya Abadi Bulan November 2021
Hari, Tanggal : Kamis, 25 November 2021
Waktu : 09.00 WIB
Tempat : Ruang rapat 1, Gedung PT 1, Kantor Jl. Tebet Jakarta Selatan
Agenda : Rapat Bulanan — Evaluasi Kinerja dan Perencanaan Strategi Pemasaran Digital Pasca Pandemi Corona
Anggota yang hadir :
- Eva (manager penjualan dan pemasaran)
- Angga (anggota tim)
- Rika (anggota tim)
- Nuri (anggota tim)
- Jaehani (anggota tim)
Poin-Poin Pembahasan :
- Mengevaluasi kinerja tim pemasaran dengan tolak ukur grafik penjualan bulan Oktober – November 2021
- Mengevaluasi strategi sales dan marketing yang telah dijalankan
- Merumuskan strategi sales dan marketing yang lebih efektif dan tepat sasaran sesuai target dan segmen pembeli yang telah dipetakan
- Menentukan strategi khusus untuk digital promotion dan kondisi pasca pandemi corona
Hasil keputusan :
- Grafik penjualan bulan Oktober – November 2021 memang mengalami stagnasi, tetapi social media engagement dari kunjungan website, market place, dan media sosial secara umum mengalami peningkatan
- Melakukan rebranding produk. Anggota tim akan dibagi untuk menjalankan beberapa tugas. Di antaranya, menentukan strategi branding yang sesuai dengan target pasar secara digital (digital branding). Serta, melakukan kegiatan pemasaran secara luring. Keduanya harus terhubung satu sama lain. Sehingga, perlu dilakukan rapat lanjutan antaranggota untuk menentukan konsep yang akan diangkat.
Notulis,
Jaehani.
Contoh Notulen Rapat Kantor Pemerintah
[KOP Surat Sesuai Kantor Terkait]
NOTULEN RAPAT
Hari/Tanggal : Rabu, 15 Januari 2020
Waktu : 09.00 s.d selesai
Tempat : Ruang Rapat Kantor Kecamatan Batu
Agenda Rapat : Evaluasi Capaian Kinerja Tahun 2019
Pimpinan Rapat : Wakil Camat Batu
Peserta Rapat : 22 Orang
Uraian Jalannya Rapat :
- Pembukaan (ucapan syukur kepada Allah dan doa untuk membuka rapat).
- Kerja-kerja pemerintahan diselenggarakan sesuai dengan tupoksi masing-masing staf kecamatan yang mengacu pada sasaran strategis sesuai dengan Indikator Kinerja Utama yang tertuang dalam Perjanjian Kinerja. Perencanaan yang telah dirumuskan bersama tersebut harus dilaksanakan agar kinerja kecamatan secara umum dapat mencapai 100%.
- Selama tahun 2019, Kecamatan Batu telah menginisiasi dan berhasil melaksanakan 20 kegiatan dan 5 program secara maksimal, yang juga didukung sumber daya anggaran secara maksimal. Keberhasilan tersebut juga dibuktikan dengan hasil Survei Kepuasan Masyarakat Kecamatan Batu, yang capaiannya melampaui target yang telah ditetapkan sebelumnya. Selaini itu, tingkat partisipasi masyarakat dalam pelaksanaan Musrenbangcam pada tahun 2019 juga mencapai 100%. Keberhasilan-keberhasilan tersebut dapat dicapai atas kerja sama seluruh staf Kecamatan Batu. Semoga di tahun berikutnya, capaian-capaian tersebut dapat dipertahankan.
- Pada tahun 2020 ini, berdasarkan indikator kinerja yang telah disusun, yang akan digunakan dalam menyusun perjanjian kinerja, kita juga harus menyiapkan rencana aksi sebagai roadmap yang lebih jelas agar capaian kinerja bisa maksimal.
- Disiplin kerja sehari-hari perlu kita tingkatkan, termasuk disiplin dalam jam kerja. Saat ini kecamatan kita telah memberlakukan finger print untuk mempermudah pengawasan kehadiran setiap staf. Semoga iklim disiplin dapat kita ciptakan bersama.
- Sebagai evaluasi dari tahun sebelumnya, mari kita tingkatkan semangat yang tinggi dan etos kerja dalam pekerjaan agar laporan-laporan dapat tersampaikan tepat waktu.
- Dalam menyelenggarakan kegiatan di Kecamatan Batu, kita harus memperhatikan visi misi walikota agar selaras. Terdapat tiga prioritas utama, yaitu kelestarian lingkungan hidup, pengentasan kemiskinan, dan pengembangan pariwisata..
- Sinergitas tiga pilar yaitu kecamatan, polsek, dan koramil perlu kita tingkatkan dalam rangka mendukung terlaksananya program kota, yaitu mewujudkan Kecamatan Batu yang asri, nyaman, dan berseri. Selain itu, tiga pilar juga penting dalam deteksi dini terhadap penyalahgunaan narkotika yang menyasar generasi penerus bangsa. Pengawasan dan deteksi dini perlu dilakukan dengan melibatkan Babinkamtibmas, Babinsa, dan Linmas.
- Prestasi Kecamatan Batu pada 2019 terbukti membanggakan, dengan banyaknya penghargaan yang diraih, baik di tingkat Kota, Provinsi, maupun Nasional. Untuk itu, Bapak Camat berharap pada tahun 2020 dapat dipertahankan dan ditingkatkan lagi.
- Mohon kerja sama dan partisipasinya dalam menyambut acara Gema Desa yang dijadwalkan diselenggarakan pada awal Maret mendatang dan akan dihadiri oleh Wali Kota.
- Mohon utamakan senyum, sapa, sopan, dan santun dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Ingat tujuan kita untuk mewujudkan kepuasan masyarakat terhadap pelayanan kita.
- Sebagaimana pepatah di mana bumi dipijak, di situ langit dijunjung, maka harapan saya kita senantiasa mengedepankan kerja sama baik antarindividu, maupun antarbagian. Ingatlah bahwa kita tidak sedang bekerja sendiri, melainkan bekerja secara tim, yang semua tanggung jawab diemban bersama-sama.
Notulis,
Kasubag Renvapor
Anis Yuliawati, S.Ab
Penata Muda Tingkat I
NIP. 19720908 201506 2 001
Contoh Notulen Rapat Dinas
[KOP Surat Sesuai Dinas atau Kantor Terkait]
NOTULEN
JUDUL RAPAT : EVALUASI KINERJA TAHUN 2017 DAN RENCANA KERJA TAHUN 2018
Hari/Tanggal : Senin, 8 Januari 2018
Waktu : 11.00 WIB s.d selesai
Tempat : Ruang Rapat Dinas Kominfo
Agenda Rapat : Rapat Koordinasi Pejabat Struktural Dinas Kominfo
Pimpinan Rapat : Plt. Dinas Komunikasi dan Informatika
Ketua : Kasubag Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan
Notulis : Zahira Fauziah
Peserta rapat : Pejabat Struktural Dinas Komunikasi dan Informasi
PEMBAHASAN RAPAT
Kata Pembukaan : Rapat dibuka oleh Plt. Dinas Kominfo, dilanjutkan dengan pembahasan
Pembahasan :
- Evaluasi Bidang Komunikasi Tahun 2017
- Evaluasi Bidang Statistik dan Informasi Tahun 2017
- Evaluasi Bidang Persandian dan Aplikasi Informatika Tahun 2017
- Evaluasi Anggaran Bidang Infrastruktur Tahun 2017
- Rencana Kerja Dinas Bidang Komunikasi Tahun 2018
- Rencana Kerja Dinas Bidang Statistik dan Informasi Tahun 2018
- Rencana Kerja Dinas Bidang Persandian dan Aplikasi Informatika Tahun 2018
- Rencana Kerja Dinas Bidang Infrastruktur Informatika Tahun 2018
- Penyampaian Hasil E-Monev
- Kegiatan Tahun 2018
Materi :
A. Bidang Komunikasi. Anggaran Tahun 2017 yang terserap hanya sebesar 77%, belum mencapai 100% karena:
- Adanya kekosongan bagian sehingga anggaran bagian tersebut tidak bisa terserap.
- Kegiatan yang direncanakan 3 kali, tetapi hanya terealisasi 1 kali
- Pada kegiatan yang terlaksana, anggaran yang dicairkan tidak sampai 100%
- Pada program Kelompok Informasi Masyarakat, penyerapan anggarannya sebesar 97%. Meskipun targetnya 100%, tetapi realisasi kegiatannya sudah melebihi target yaitu 11 kali kegiatan (targetnya 10 kali).
- Honor Kelompok Informasi Masyarakat belum cair karena terkendala SK Bupati.
B. Bidang Statistik
Target pengunjung website sudah tercapai. Adanya peningkatan pengunjung ini disebabkan oleh diunggahnya pengumuman seleksi CPNS. Target kunjungan website tahun 2017 sebesar 250.000 kunjungan, sedangkan realisasinya dapat dicapai hingga 700.000 kunjungan.
C. Bidang Persandian dan Aptika
- Laporan triwulan 1, 2, dan 3 sedang diperiksa, dan penyerapan anggaran yang tersisa sebesar Rp. 18.000.000.
- SPPD dan honor sedang dalam proses pengerjaan.
- Program E-Budgeting telah berjalan, pemantauan sedang dilakukan.
- PPID dan website masih dalam maintenance.
- Pemaparan untuk roadmap tahun 2018 telah disiapkan dan akan dilakukan setelah bimbingan teknis SIRUP selesai.
D. Bidang Infrastruktur
Penyerapan anggaran sebesar 100% dan sisanya sebesar Rp. 5.000.000 dari pihak ketiga (internet). Sedangkan untuk map server, sisa penyerapan anggaran sebesar Rp. 420.000. Sementara itu, untuk tahun 2017 internet OPD sebesar 100%, dan internet untuk pemerintah desa sebesar 87%.
E. Rencana Kerja Bidang Komunikasi Tahun 2018
- Melanjutkan dan mengoptimalkan program Kelompok Informasi Masyarakat
- Melakukan pameran pembangunan
F. Rencana Kerja Bidang Statistik Tahun 2018
- Membuat dan menginformasikan jadwal kegiatan tahunan dan pencairan dana.
- Program baru yang telah dibahas sebelumnya yaitu Pendataan Statistik Lintas Sektor perlu ditinjau kembali.
- Mengadakan lomba PPID.
G. Rencana Kerja Bidang Persandian dan Aptika Tahun 2018
- Target program SISUMAKER pada bulan Januari dapat dilaksanakan, hanya menunggu MoU dengan Kemenkumham.
- Pengadaan sertifikat elektronik dan server baru.
- Peningkatan kecepatan jaringan.
H. Rencana Kerja Bidang Infrastruktur Tahun 2018
- Melakukan pencadangan melalui server lokal.
- Meningkatkan kuantitas dan kualitas bandwith dari 10 ke 20.
- Melakukan pengawasan dan pengendalian perbaruan data.
I. Hasil E-Monev
- Capaian anggaran : 107%
- Capaian kinerja : 121%
J. Kegiatan Tahun 2018 yaitu melakukan program Gema Desa yang dilaksanakan setiap minggu ke 1 dan 3 atau 2 dan 4, setiap pukul 08.00 s.d 16.00. Gema Desa merupakan program bersepeda bersama keliling desa untuk kemudian berkumpul di kecamatan terkait untuk meninjau perkembangan ekonomi, pariwisata dan budaya lokal.
Usulan :
A. Bu Erna : ketika streaming menggunakan radio lewat laptop suaranya masih putus-putus
B. Bu Trisna
- Mengenai peningkatan kunjungan website, bisa dilakukan dengan membuat surat dari Plt Dinas Kominfo kepada Sekda Kabupaten Tulungagung terkait keaktifan pelaksanaan website desa pada tiap kecamatan untuk kemudian diteruskan kepada pemerintah desa. Jika website desa bisa lebih aktif, maka realisasi kunjungan website bisa mencapai 300%.
- Sebaiknya ada semacam aplikasi untuk mendorong agar operator website desa lebih semangat, setiap hari ada keharusan membuka website. Mengingat, tahun sebelumnya tidak ada honor untuk operator website ini.
C. Pak Nanang
- Terkait pengadaan server baru, mohon agar c-panel segera dibenahi, karena membutuhkan peralatan yang mumpuni.
- Kecepatan tanggapan atau jawaban di media sosial Dinas Kominfo perlu ditingkatkan lagi.
Keputusan :
- Untuk target yang belum tercapai, agar dilakukan koordinasi, evaluasi dan ditingkatkan kembali kinerjanya.
- Pekerjaan-pekerjaan yang belum selesai, mohon segera diselesaikan sesuai deadline.
- Sisa anggaran yang belum diperiksa, segera diselesaikan.
- Untuk kegiatan gema desa, dilakukan sesuai dengan DPA.
- Usulan-usulan terkait website desa akan segera ditindaklanjuti.
Sekretaris Rapat, Notulis
Maulina Ulfa, S.Sos Zahira Fauziah, S.Sos NIP. 196904340 199407 2 001
Mengetahui,
Plt DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA
KABUPATEN TULUNGAGUNG
Feri Hari Purnomo, ST., MT
Pembina Tk. 1
NIP. 19730950 239703 1 010
Contoh Notulen Rapat Desa
[KOP DESA]
NOTULEN RAPAT DESA – PENYUSUNAN JADWAL KEGIATAN PEMILIHAN KEPALA DESA
DESA BALONGREJO KECAMATAN BAGOR KABUPATEN NGANJUK
Nomor : 131 / 2019
Hari, Tanggal : Kamis, 14 Februari 2019
Waktu : 18.30 s/d 20.30 WIB
Tempat : Kantor Kepala Desa Balongrejo
A. Peserta dan Pemimpin Rapat :
Rapat penyusunan jadwal kegiatan pemilihan kepala desa dipimpin oleh Ketua Panitia Pemilihan Kepala Desa. Turut hadir Kepala Desa, Perangkat Desa, Ketua BPD, dan seluruh anggota Panitia Pemilihan Kepala Desa.
B. Susunan Acara
Adapun susunan acara rapat adalah sebagai berikut :
- Pembukaan (oleh Ketua Panitia Pemilihan Kepala Desa, Bapak Jainuri);
- Sambutan Kepala Desa Balongrejo, Bapak Samhadi, S.E;
- Sambutan Ketua BPD, Bapak Aviv Rizqi;
- Pembacaan sekaligus pembahasan draf jadwal kegiatan pemilihan kepala desa;
- Penetapan jadwal agenda pemilihan kepala desa;
- Penutup (oleh Ketua Panitia Pemilihan Kepala Desa, Bapak Jainuri)
C. Hasil Pembahasan Rapat
Kepala Desa Balongrejo, Bapak Samhadi, S.E dalam sambutannya menyampaikan terima kasih atas antusias dan partisipasi seluruh elemen desa dalam mensukseskan agenda pemilihan kepala desa selanjutnya. Bapak Samhadi berpesan kepada seluruh elemen yang terlibat agar melaksanakan agenda pemilihan kepala desa ini dengan sebaik-baiknya, menjaga agar kondisi kerukunan antar warga tetap terjalin sebagaimana mestinya. Siapapun warga yang terpilih adalah bagian dari keluarga Desa Balongrejo, sehingga harus didukung. Tetapi jika dalam prosesnya terdapat kecurangan, tentu harus ditindak sesuai peraturan yang telah ditetapkan.
Baca juga : Tahapan Prosedur Penelitian
Ketua BPD dalam sambutannya berpesan bahwa perhelatan pemilihan kepala desa selalu menjadi hajat besat yang dirasakan oleh seluruh warga desa. Semoga dalam pemilihan kali ini, seluruh panitia dan elemen desa dapat mewujudkan pemilihan yang sportif dan terhindar dari berbagai tindakan tidak terpuji. Marilah kita tunjukkan teladan yang baik kepada seluruh warga desa, agar mereka percaya kepada para pemimpinnya dan mendukung upaya kemajuan desa.
Sekretaris Panitia Pemilihan Kepala Desa membacakan draft jadwal yang telah mereka susun (draft terlampir). Dalam pembahasan draft ini, muncul beberapa saran, masukan dan tanggapan dari para peserta, di antaranya:
a. Bapak Romelan menyampaikan bahwa draft tersebut telah disusun dengan baik, tetapi alangkah lebih baik diberi detail yang akan digunakan oleh panitia dan seluruh tim desa sebagai panduan. Sebab, draft yang ada sifatnya hanya untuk calon peserta, timnya dan warga desa secara umum.
b. Bu Isnaini menyampaikan bahwa draft yang dibuat sudah cukup jelas dan informatif, tetapi baiknya selain dipasang di balai desa, juga diunggah di media sosial. Mengingat, warga desa sudah banyak yang melek teknologi dan dunia digital, sehingga hal ini penting untuk menjadi media rujukan semua warga. Agar warga tidak perlu menelepon perangkat desa atau panitia jika punya pertanyaan atau hendak menyampaikan laporan tertentu.
D. Kesimpulan Rapat :
Draft yang ada akan ditetapkan terlebih dahulu, untuk kemudian tim panitia akan membuat draft lain yang lebih rinci sebagai panduan untuk internal tim panitia dan desa.
Panitia akan membuat akun media sosial sebagai salah satu rujukan utama warga dalam memperoleh informasi tentang seluruh proses pemilihan.
Notulis, Ketua Panitia Pemilihan Kepala Desa
Dewita Hapsari. Jainuri.
Mengetahui,
Kepala Desa Balongrejo
Samhadi, S.E
Pemahaman Akhir
Dokumen tertulis yang sangat penting dalam setiap rapat, terutama dalam konteks perusahaan atau organisasi. Fungsi utamanya adalah untuk mendokumentasikan semua aspek yang terjadi dalam rapat, termasuk pembahasan, keputusan, dan hasil-hasil yang diperoleh. Notulen juga berfungsi sebagai bukti pelaksanaan rapat, sumber informasi kredibel, dan bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
Dalam membuat notulen, terdapat beberapa format yang perlu diperhatikan, terutama dalam rapat resmi. Format tersebut meliputi bagian kepala notulen yang mencakup informasi tentang perusahaan, judul rapat, waktu, dan tempat, serta daftar peserta yang hadir. Bagian tubuh atau isi notulen mencakup pembukaan, poin-poin pembahasan, hasil keputusan rapat, dan waktu berakhirnya rapat. Bagian kaki atau penutup notulen meliputi agenda yang diusulkan untuk rapat berikutnya, waktu diselenggarakannya rapat berikutnya, dan tanda tangan notulis.
Dalam berbagai contoh notulen, baik untuk rapat sekolah, organisasi, perusahaan, pemerintahan, atau desa terlihat bahwa format yang sama diterapkan dengan penyesuaian tergantung pada jenis dan tujuan rapat tersebut. Notulen dapat membantu menjaga catatan yang akurat, mendukung efisiensi distribusi informasi kepada peserta, dan memudahkan proses pengambilan keputusan.
