Pernah mendengar kata audit komunikasi? mungkin kata audit sering kita dengar. Namun biasanya kata audit identik dengan keuangan, bukan komunikasi.
Lalu bagaimana audit komunikasi itu? Langkah-langkah apa saja yang dilakukan dalam audit komunikasi? Kita simak saja pembahasannya di artikel ini.
Daftar Isi
Pengertian Audit Komunikasi
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) audit memiliki arti pemeriksaan pembukuan tentang keuangan (perusahaan, bank, dan sebagainya) secara berkala; pengujian efektivitas keluar masuknya uang dan penilaian kewajaran laporan yang dihasilkannya; pemeriksaan terhadap peralatan, program, aktivitas, dan prosedur untuk menentukan efisiensi dari kinerja keseluruhan sistem terutama untuk menjamin integritas dan keamanan data.
Dari berbagai definisi di atas, sangat jauh keterkaitan antara audit dengan komunikasi. Kata audit lebih sering dimaknai sebagai pemeriksaan keuangan. Lalu apa definisi dari audit komunikasi sebenarnya?
Menurut Josep Kopec (1982, dalam Morissan, 2008, h. 253) audit komunikasi adalah suatu analisis tentang komunikasi organisasi baik internal dan/atau eksternal untuk mendapatkan gambaran mengenai kebutuhan komunikasi, kebijakan, tindakan dan kemampuan, serta untuk mengetahui data yang perlu dan memungkinkan pimpinan perusahaan untuk membuat keputusan berdasarkan informasi yang tepat dan ekonomis demi tujuan masa depan komunikasi organisasi.
Pengertian audit komunikasi yang lebih singkat disampakan oleh Howard Greembaum (1974, dalam Morissan, h.254). Menurutnya audit komunikasi adalah sebuah struktur konseptual dan metodologis yang digunakan untuk pemeriksaan proses-proses komunikasi di dalam organisasi.
Istilah audit komunikasi ini memang terkadang terasa aneh. Istilah ini pertama kali dipopulerkan oleh George Odiorne. Ia ingin menunjukkan bahwa proses-proses komunikasi dapat diperiksa, dievaluasi, dan diukur secara sistematis.
Fungsi Audit Komunikasi dalam Perusahaan
Secara garis besar, adanya audit komunikasi ini dibutuhkan untuk mempelajari secara detail tentang bagaimana, apa dan kepada siapa perusahaan melakukan komunikasi. Dengan begitu, perusahaan bisa melihat gambaran secara jelas mengenai apa saja yang sudah dilakukan. Selanjutnya data-data audit komunikasi dapat digunakan untuk mengambil keputusan.
Baca juga: Komunikasi Organisasi
Langkah-langkah Audit yang Tepat
Pada dasarnya prinsip-prinsip yang digunakan dalam melakukan riset formal dan audit komunikasi memiliki kesamaan. Kesamaan ini dapat kita lihat dari teori dan metode ilmiah yang digunakan untuk menerukan responden, mengolah data, dan menganalisis.
Menurut Hargie dan Tourish (2000, dalam Oliver, 2004) ada tiga karakteristik yang sangat umum mengenai audit (bukan hanya audit komunikasi), yaitu :
- Akumulasi informasi. Pada fase ini bisa disebut juga dengan fase diagnosa dalam audit. Biasanya, tim manajemen akan meminta informasi tentang kualitas dan kuantitas dari aliran komunikasi yang terjadi di berbagai sektor dalam organisasi.
- Penciptaan sistem manajemen. Dengan kata lain ini adalah fase penentuan dari audit. Ketika informasi yang dibutuhkan sudah terkumpul, sistem perusahaan akan mengembangkan perencanaan dan segala tindakan untuk memperbaiki kesalahan yang sudah teridentifikasi.
- Fase ini merupakan aspek yang fungsional dalam proses audit. Beberapa orang akan bertanggung jawab dalam aspek komunikasi internal. Jadi, ketika suatu masalah teridentifikasi, beberapa orang akan diberikan tanggung jawab untuk memastikan bahwa permasalahan tersebut dapat segera diselesaikan. Jika permasalahan yang ditemukan merupakan tanggung jawab dari semua orang, yang terjadi malah tidak akan ada seseorang yang akan bertanggung jawab atas permasalahan tersebut.
Tourish dan Hargie menjelaskan tahapan-tahapan audit secara rinci, berikut ini tahapannya (dalam Oliver, 2004, h. 131-138) :
Libatkan Komitmen Para Pimpinan
Banyak studi yang mengatakan bahwa jika para pimpinan dalam manajemen tidak turut andil dalam suatu perubahan maka perubahan tersebut tidak akan sukses. Ibaratnya para pimpinan adalah kapten kapal, jika tidak ada kapten kapal dalam sebuah praktik audit, maka kegiatan audit tidak akan berjalan.
Persiapkan Organisasi untuk Audit
Untuk mempersiapkan organisasi dalam melakukan audit, biasanya dilakukan dengan cara mengirimkan pengumuman atau email kepada karyawan atau staff kantor untuk menginformasikan akan diadakannya audit.
Pengumuman ini sebaiknya disampaikan oleh pimpinan perusahaan. Karena ia sebagai kepala perusahaan memiliki otoritas yang paling tinggi di balik terjadinya kegiatan audit. Dengan begitu ia dapat memanfaatkan wewenang untuk memerintah para pimpinan yang ada di bawahnya untuk berperan aktif dalam proses audit. Dengan adanya pengumuman pelaksanaan audit, maka timbul anggapan bahwa kegiatan audit merupakan kegiatan penilaian yang serius yang memengaruhi kinerja individu.
Pengumpulan Data
Dalam tahap pengumpulan data biasanya ada dua tahapan. Pertama tim audit akan melakukan wawancara putaran pertama (preliminary research) untuk membiasakan atau menyelaraskan pandangan staf dengan manajemen. Responden biasanya akan dipilih secara acak. Tanggapan yang diperoleh dari wawancara dapat dijadikan acuan dalam membuat kuesioner di tahap selanjutnya (jika menggunakan metode wawancara/kuesioner).
Biasanya dari wawancara pertama inilah mulai terlihat permasalahan-permasalahan utama yang terjadi dalam sebuah perusahaan. Namun untuk lebih rinci dan pastinya, harus melakukan pengumpulan data dan informasi lebih lanjut.
Fase Analisis dan Eksekusi
Pada tahap ini data dan informasi telah terkumpul. Ada beberapa pertanyaan penting yang penting untuk menjadi bahan pertimbangan, yaitu :
- Target seperti apa yang bisa ditetapkan untuk menghilangkan permasalahan yang muncul akibat kegagalan komunikasi yang telah terjadi?
- Target seperti apa yang dapat ditetapkan untuk menghilangkan kegagalan komunikasi itu sendiri?
- Kebiasaan apa yang harus dirubah dari manajemen senior agar dapat menjadi contoh bagi karyawan agar dapat memperbaiki komunikasi yang terjadi?
Contoh target yang bisa ditetapkan adalah menambah dan mempertahankan pengetahuan, kredibilitas dan goodwill yang tinggi, aliran komunikasi yang teratur (seperti : berapa banyak informasi yang disebarkan, topik apa yang dibahas, dari mana sumbernya, menggunakan media apa), ekspektasi yang akurat tentang hal penting yang terjadi di masa depan dalam pengembangan organisasi, dan kepuasan partisipasi.
Kegiatan audit yang sedang berproses mencoba meneliti semua faktor-faktor yang ada. Hasil dari audit harus dipresentasikan kepada tim manajemen puncak secara lisan dan tertulis. Setelah itu, perlu disebarkan secara luas kepada karyawan-karyawan dengan cara apapun yang dirasa paling tepat untuk menyampaikan hasil audit. Dengan begitu, proses audit dan perubahan apapun yang ditimbulkan dapat membantu organisasi atau perusahaan untuk membentuk komunikasi yang terbuka dan jelas.
Baca juga: Mengenal Teori Komunikasi Kelompok
Metode dalam Proses Audit
Dalam proses audit ada banyak pendekatan atau sudut pandang. Sudut pandang atau pendekatan ini dipilih yang paling sesuai dengan fokus organisasi. Pada subjudul ini kita tidak membahas tentang pendekatan audit, melainkan metode yang dapat digunakan selama proses audit.
Kuesioner survey
Metode ini merupakan metode yang paling sering dipakai. Metode ini juga sering dipakai oleh para akademisi dan konsultan. Hal ini dikarenakan metode ini dinilai memiliki kemudahan untuk dikembangkan, administrasi, dan interpretasi.
Ada beberapa kuesioner audit yang secara valid dapat disesuaikan untuk organisasi tertentu. Namun ada dua kuesioner utama yang sering digunakan yakni communication satisfaction questionnaire (kuesioner kepuasan komunikasi) dan the International Communication Association Audit Survey .
Metode kuesioner memungkinkan auditor untuk mengontrol fokus dari audit, jumlah responden yang disurvei, dan dapat menghasilkan skor penilaian atau patokan dari berbagai aspek yang kinerjanya di masa depan dapat diukur.
Wawancara
Metode ini juga metode yang sangat populer lainnya. Down mengatakan bahwa jika ia harus memilih satu metode audit, ia akan memilih metode wawancara (1988, dalam Oliver, 2004). Hal ini dikarenakan metode ini memungkinkan auditor untuk mengeksplor lebih dalam dan rinci tentang pengalaman komunikasi dari para responden. Karena mengeksplor pengalaman orang lebih dalam, kita bisa mengetahui lebih rinci, dan bisa saja kita menemukan hal-hal yang terlewat dari kuesioner survey.
Di sisi lain metode ini memerlukan banyak waktu. Selain itu wawancara perlu direkam dan dirubah dalam bentuk transkrip. Maka dari itu, tidak banyak responden yang dapat diimasukkan ke dalam proses audit ini. Terlebih lagi, metode ini tidak seperti metode kuesioner yang memungkinkan responden untuk tidak diketahui identitasnya. Sehingga selama wawancara potensi untuk memberikan respon yang dapat diterima secara sosial lebih besar.
Focus group
Metode ini juga sudah diterapkan di berbagai lapisan kehidupan profesional, mulai dari politik hingga pemasaran. Metode ini dapat digunakan untuk mengembangkan wawasan level makro (efek dan startegi membuat keputusan) atau mikro (respon detail terkait beberapa pesan komunikasi.
Interaksi yang terjadi dalam forum diskusi semacam ini dapat memproduksi berbagai wawasan dari para responden. Hal ini lah yang tidak dapat dilakukan oleh metode lain. Partisipan dalam diskusi saling memancing satu sama lain dengan berbagi dan mengembangkan ide.
Meski begitu ada dua hal yang menjadi kekurangan dari metode ini. Karyawan-karyawan yang introvert akan sangat enggan untuk berpartisipasi dalam forum ini. Selain itu beberapa partisipan bisa jadi tidak ingin mengungkapkan opini atau pandangannya secara jujur.
Baca juga: Komunikasi Global
Penemuan yang Sering Ditemukan oleh Auditor
Setelah proses audit, auditor akan menemukan berbagai permasalahan dalam organisasi. Masalah yang ditemukan oleh auditor tentu saja berbeda di setiap organisasi dan momen. Namun ada beberapa temuan masalah yang seringkali ditemukan, yakni :
Perubahan dan Karyawan
Perubahan dalam sebuah perusahaan atau organisasi akan lebih mungkin terjadi dan didasarkan pada kebutuhan organisasi, jika saja dapat memperoleh pandangan atau pendapat para karyawan secara sistematis dan teratur.
Para karyawan sangat menghargai iklim perusahaan yang mendukung arus komunikasi dari bawah ke atas. Ketika data dan informasi yang ada di bawah terkumpul hingga sampai kepada para pimpinan, yang perlu dilakukan selanjutnya adalah menindaklanjuti atau memberikan respon.
Penyebaran Informasi Seharusnya dilakukan Secara Meluas
Menurut penelitian yang dilakukan kepada 2000 karyawan dari 21 organisasi di 7 negara yang berbeda, ditemukan fakta bahwa penerimaan informasi memiliki hubungan yang lebih kuat dengan efektivitas dan kepuasan kerja daripada kegiatan komunikasi terukur lainnya. Hal ini mendukung pentingnya perencanaan dan pemantauan frekuensi pesan tentang kinerja, praktik, kebijakan, dan berbagai masalah terkait pekerjaan dan organisasi.
Media atau channel Komunikasi yang dapat digunakan dengan Optimal Merupakan Komunikasi Secara Tatap Muka
Meskipun teknologi semakin canggih dan komunikasi menjadi semakin mudah dilakukan, tetapi hal itu tidak dapat menggantikan interaksi dengan manusia secara langsung. Karyawan pun juga ingin bertemu dan berbicara dengan senior manajer. Meskipun mereka tau bahwa para senior manajer adalah orang-orang yang sibuk dan sangat susah untuk melakukan tatap muka. Namun, para karyawan tetap ingin bertemu dengan para senior manajer.
Pelatihan Nilai Komunikasi Karyawan
Dari hasil audit, maka masalah komunikasi menjadi teridentifikasi. Untuk itu karyawan perlu untuk dilatih berkomunikasi. Pelatihan komunikasi dirasa merupakan cara yang efektif untuk mengatasi permasalahan komunikasi dalam berbagai jenis profesi. Meski begitu masih banyak organisasi yang gagal untuk merealisasikan pelatihan komunikasi.
Baca juga: Mengenal Teori Komunikasi Massa
Pemahaman Akhir
Pengertian Audit Komunikasi: Audit komunikasi adalah suatu analisis tentang komunikasi organisasi baik internal maupun eksternal untuk mendapatkan gambaran mengenai kebutuhan komunikasi, kebijakan, tindakan, dan kemampuan. Audit ini bertujuan untuk memperoleh informasi yang tepat dan ekonomis agar pimpinan perusahaan dapat membuat keputusan yang sesuai untuk masa depan komunikasi organisasi.
Fungsi Audit Komunikasi dalam Perusahaan: Audit komunikasi membantu perusahaan mempelajari secara detail bagaimana, apa, dan kepada siapa perusahaan melakukan komunikasi. Dengan adanya audit komunikasi, perusahaan dapat memperoleh gambaran yang jelas tentang komunikasi yang telah dilakukan dan menggunakan data audit untuk pengambilan keputusan.
Langkah-langkah Audit Komunikasi: Proses audit komunikasi melibatkan beberapa langkah, antara lain:
a. Libatkan Komitmen Para Pimpinan: Penting bagi pimpinan perusahaan untuk terlibat dalam proses audit komunikasi agar kegiatan audit berjalan dengan sukses.
b. Persiapkan Organisasi untuk Audit: Organisasi perlu dipersiapkan dengan menginformasikan karyawan atau staf tentang adanya audit komunikasi. Pengumuman ini sebaiknya disampaikan oleh pimpinan perusahaan agar audit dianggap sebagai kegiatan serius yang memengaruhi kinerja individu.
c. Pengumpulan Data: Data dikumpulkan melalui wawancara dan penggunaan kuesioner survei. Tahap ini melibatkan pengumpulan informasi dari berbagai sektor dalam organisasi untuk mendapatkan gambaran yang komprehensif tentang komunikasi yang terjadi.
d. Fase Analisis dan Eksekusi: Data dan informasi yang terkumpul dianalisis untuk mengidentifikasi permasalahan dan menentukan tindakan perbaikan yang diperlukan. Hasil audit disampaikan kepada tim manajemen dan disebarluaskan kepada karyawan untuk membantu perusahaan membangun komunikasi yang terbuka dan jelas.
Metode dalam Proses Audit: Dalam proses audit komunikasi, beberapa metode yang umum digunakan adalah kuesioner survei, wawancara, dan focus group. Setiap metode memiliki kelebihan dan kekurangan, dan pilihan metode tergantung pada fokus dan kebutuhan organisasi.
Penemuan yang Sering Ditemukan oleh Auditor: Auditor sering menemukan beberapa permasalahan umum dalam organisasi, seperti perlunya melibatkan karyawan dalam perubahan, pentingnya penyebaran informasi secara meluas, preferensi komunikasi tatap muka, dan perlunya pelatihan komunikasi untuk karyawan.
Dengan melakukan audit komunikasi, perusahaan dapat memperbaiki komunikasi internal dan eksternal mereka, mengidentifikasi permasalahan, dan mengambil langkah-langkah perbaikan yang diperlukan untuk mencapai tujuan komunikasi yang efektif dan efisien.
Itu dia audit komunikasi yang mungkin jarang terdengar oleh kita. Kita lebih banyak dan mudah mengasosiasikan audit dengan keuangan daripada komunikasi. Semoga penjelasan di atas membantu, ya.
Sumber:
Hogard, E. & Ellis, R. (2006). Evaluation and Communication : Using a Communication Audit to Evaluate Organizational Communication. Evaluation Review, Vol.30. 171-187.
Morissan, M. (2008). Manajemen Public Relations : Strategi Menjadi Humas Profesional. Jakarta : Kencana Prenamedia Group.
Oliver, S. (2004). Handbook of Corporate Communication and Public Relation : Pure and Applied. London : Routladge.
