Apa kabar readers tambahpinter? Semoga dalam keadaan sehat ya! Dan tentu saja tidak bosan-bosannya untuk membaca artikel-artikel yang ada di website tambahpinter ini! Diantara readers yang sedang membaca artikel ini adakah yang berprofesi sebagai General Affair?
Jika ada, tentunya readers sudah tidak asing lagi ya dengan pertanyaan-pertanyaan “General Affair dengan HRD itu sama aja ya?” atau “General Affair dengan purchasing juga dapat digabung karena tugasnya sama aja kan?”. Agar dapat memahami hal-hal tersebut, maka artikel kali ini akan membahas mengenai pengertian, tugas, fungsi, ruang lingkup, perbedaan General Affair dengan HRD, serta perbedaan General Affair dengan purchasing.
Daftar Isi
Pengertian General Affair
General affair adalah salah satu departemen umum dalam perusahaan yang bertugas untuk mendukung aktivitas operasional perusahaan. Terdapat beberapa unit bidang pekerjaan yang berada di bawah general affair, yaitu: kebersihan, keamanan, pengemudi, kurir, K3, pengadaan barang, administrasi umum, pengelolaan parkir, HSE (Healthy Safety Environment), resepsionis, dan office boy (Hambudi, 2015).
Baca juga: Loyalitas Karyawan: Aspek, Ciri, Faktor dan Cara Membangun
Tugas General Affair
Berdasarkan website Kompas (www.kompas.com) , tugas general affair dapat dijabarkan menjadi 6 poin penting, yaitu:
- Melakukan pengelolaan gedung perkantoran.
- Melakukan pengelolaan serta pengawasan terhadap aktivitas karyawan pada bagian driver, security, cleaning service, customer service, office boy, baik dalam perusahaan maupun diluar perusahaan.
- Mengurus dokumen-dokumen yang terkait dengan kepentingan internal dari perusahaan, contohnya: pengurusan perpanjangan izin kerja Tenaga Kerja Asing (TKA).
- Berperan dalam merawat, menjaga, dan mendata aset-aset perusahaan.
- Memenuhi kebutuhan operasional internal perusahaan, contonya: mengajukan perawatan untuk kendaraan, menyediakan ATK untuk karyawan, dll.
- Mewakiliki perusahaan dalam menjalin hubungan dengan pihak eksternal, seperti : PEMKAB, PEMDA, Kecamatan, Kepolisian, dll.
Fungsi General Affair
Dikutip dari website talenta (www.talenta.co) tugas dan fungsi General Affair dibedakan menjadi 4 poin, yaitu:
Mengelola Fasilitas Operasional Perusahaan
Beberapa perusahan menggabungkan GA dengan HRD, walaupun sebenarnya kedua divisi tersebut memiliki tugas dan fungsi yang berbeda. Dalam hal ini GA lebih berfungsi untuk melakukan pengelolaan terhadap fasilitas operasional perusahaan, seperti: mencatat kebutuhan ATK, komputer, atau laptop untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan.
Membuat Priotas Pada Anggaran Perusahaan
Seperti yang sudah dibahas pada poin pertama, terkait dengan tugas GA adalah melakukan pegelolaan terhadap fasilitas barang perusahaan, maka GA juga akan membuat prioritas fasilitas barang di perusahaan. Hal ini sangat berkaitan dengan adanya keterbatasan dalam anggaran perusahaan dan berfungsi untuk mencegah terjadinya pembengkakan biaya anggaran perusahaan.
Membangun Komunikasi yang Baik dengan Semua Divisi di Perusahaan
Karena tugas GA sangat berkaitan erat dengan fasilitas barang dikantor untuk mendukung kegiatan operasional. Adanya fasilitas operasional perusahaan seringnya datang dari berbagai divisi untuk memenuhi kegiatan operasional masing-masing divisi tersebut. Untuk itu, komunikasi yang baik antara GA dengan semua divisi di perusahaan akan sangat membantu.
Selain mengetahui fasilitas barang yang dibutuhkan setiap divisi, GA juga perlu untuk memahami anggaran yang disediakan dari perusahaan secara menyeluruh untuk penyediaan fasilitas barang-barang di perusahaan.
Melakukan Koordinasi dengan Pihak Eksternal
Tidak hanya memiliki komunikasi yang baik dengan pihak internal perusahaan, tetapi GA juga diharapkan memiliki komunikasi yang baik dengan pihak eksternal perusahaan terkait dengan koordinasi yang akan dilakukan.
Koordinasi dengan pihak luar tersebut tidak hanya terkait dengan penyediaan fasilitas barang, tetapi juga terkait dengan penambahan tenaga kerja, misalnya untuk posisi cleaning service. Pihak eksternal yang dimaksud bisa berupa outsourcing.
Baca juga: Mengenal Analisis Beban Kerja
Ruang Lingkup General Affair
Umumnya, ruang lingkup General Affair dalam perusahaan dapat dibedakan menjadi 9 bagian, yaitu (Hambudi, 2015):
- Manajemen pembangunan dan infrastruktur terkait dengan perawatan bangunan beserta isi bangunannya, perizinan bangunan, serta pembangunan infrastruktur yang baru.
- Pembelian secara umum terkait dengan pembelian barang-barang yang dibutuhkan oleh perusahaan diluar pembelian untuk barang produksi.
- Resepsionis atau customer service terkait dengan pelayanan terhadap tamu atau klien perusahaan sebagai perwakilan dari wajah perusahaan.
- Kesehatan dan keamanan terkait dengan pengamatan terhadap pengolahan limbah, kesehatan dan keselamatan kerja karyawan.
- Fasilitas pelayanan terkait dengan pengelolaan fasilitas yang dimiliki oleh perusahaan, misalnya: kantin, mess, ataupun laundry.
- Humas / perizinan terkait dengan proses pembuatan dan pengelolaan dokumen-dokumen yang dibutuhkan oleh perusahaan maupun karyawan serta berperan dalam menjaga hubungan baik antara perusahaan dengan publik.
- Manajemen aset dan penyimpanan aset terkait dengan kegiatan mencatat, menyimpan, merawat aset-aset perusahaan.
- Sistem keamanan terkait dengan parkir hingga keamanan tamu dan karyawan yang berkunjung ke perusahaan.
- General service terkait dengan pekerjaan pengemudi, kurir, office boy / office girl, cleaning service, serta landscape.
Perbedaan General Affair dengan HRD
Tentunya readers sering mendengar divisi HRGA yang artinya gabungan dari divisi HRD (Human Resource Development) dan GA. Terdapat beberapa perusahaan yang akan menggabungkan kedua divisi tersebut, walaupun tugas dan fungsinya berbeda.
Mengapa kedua divisi tersebut sering disamakan dan digabungkan? Hal tersebut karena General Affair (GA) juga mengurus penambahan SDM untuk posisi security, cleaning service, driver, dll.
Namun, seperti yang sudah pernah disinggung sebelumnya, tugas HRD dengan GA sebenarnya berbeda. Tugas utama HRD adalah melakukan pengelolaan secara menyeluruh mengenai SDM yang ada pada perusahaan. Sementara itu, GA hanya terbatas melakukan pengelolaan SDM dengan menggunakan tenaga outsourcing untuk bidang kebersihan, keamanan, dll dalam perusahaan.
Sesuai dengan namanya, GA adalah bagian umum dari suatu perusahaan, sehingga tidak hanya mencari jasa outsourcing yang dapat memenuhi kebutuhan SDM dalam bidang tersebut saja, tetapi juga berkoordinasi dengan jasa outsourcing terkait kebutuhan perusahaan.
Perbedaan General Affair dengan Purchasing
Setelah mengetahui perbedaan GA dengan HRD, kini kita juga akan membahas dengan purchasing. Dikutip dari website karyaone (www.karyaone.com) GA dengan purchasing adalah dua hal yang berbeda. Jika begitu, mengapa kedua divisi tersebut sering dianggap sama?
Jawabannya adalah karena kedua divisi tersebut sama-sama memiliki tugas yang berkaitan dengan hal-hal yang menunjang kegiatan operasional pada perusahaan.
Kemudian, apa perbedaannya? Perbedaan antara kedua divisi tersebut juga terletak pada tugasnya. Jika purchasing memiliki tugas terkait dengan fasilitas perusahaan serta pengadaan barang, sementara GA bertugas untuk menjaga serta merawat fasilitas perusahaan yang sudah dibeli oleh purchasing.
Misalnya, purchasing membeli kendaraan atau alat elektronik, seperti laptop atau komputer untuk menunjang kegiatan operasional di perusahaan. Dalam hal ini, GA berperan untuk memastikan bahwa alat-alat tersebut dapat berfungsi dengan baik. Selain itu, GA juga bertugas untuk membangun komunikasi yang baik dengan supplier dari kendaraan atau alat eletronik tersebut.
Baca juga: Contoh KPI Serta Faktor Penentunya
Pemahaman Akhir
Pengertian General Affair dalam perusahaan adalah departemen yang bertugas mendukung aktivitas operasional dengan beberapa unit bidang pekerjaan seperti kebersihan, keamanan, kurir, K3, pengadaan barang, administrasi umum, dan lainnya. Tugas GA mencakup pengelolaan gedung, pengawasan karyawan, pengurusan dokumen, pemeliharaan aset perusahaan, pemenuhan kebutuhan operasional, dan berkomunikasi dengan pihak eksternal.
Fungsi GA meliputi pengelolaan fasilitas operasional perusahaan, pengaturan anggaran, membangun komunikasi dengan semua divisi perusahaan, dan berkoordinasi dengan pihak eksternal seperti outsourcing. Ruang lingkup GA mencakup manajemen pembangunan dan infrastruktur, pembelian, resepsionis, kesehatan dan keamanan, fasilitas pelayanan, humas/perizinan, manajemen aset, sistem keamanan, dan general service.
Perbedaan antara GA dengan HRD terletak pada tugas utama masing-masing divisi. HRD fokus pada pengelolaan SDM perusahaan secara menyeluruh, sementara GA hanya mengurus pengelolaan SDM untuk bidang kebersihan, keamanan, dan sebagainya melalui tenaga outsourcing. Meskipun beberapa perusahaan menggabungkan HRD dan GA, tetapi tugas dan fungsi keduanya tetap berbeda.
Perbedaan antara GA dengan purchasing terletak pada ruang lingkup tugasnya. Purchasing bertugas untuk pengadaan barang dan fasilitas perusahaan, sedangkan GA bertanggung jawab untuk menjaga dan merawat fasilitas yang sudah dibeli oleh purchasing. Meskipun keduanya saling terkait dalam hal menunjang kegiatan operasional perusahaan, tetapi tugas pokok dan fungsinya tetap berbeda.
Semoga penjelasan mengenai perbedaan GA dengan HRD dan purchasing dapat membantu pembaca untuk lebih memahami peran dan fungsi masing-masing divisi dalam sebuah perusahaan. Tetap semangat dalam membaca dan terus tingkatkan pengetahuan serta kemampuan profesional kalian!
Bagaimana readers tambahpinter? Apakah readers sudah semakin memahami mengenai General Affair? Semoga readers tidak salah paham lagi ya terhadap peranan GA dengan HRD dan juga dengan purchasing dalam suatu perusahaan. Karena ternyata ketiga profesi tersebut adalah serupa namun tak sama.
Sumber :
Hambudi, T. (2015). #1 Profesional general affair : panduan bagian umum perusahaan modern. Jakarta : Visimedia.
