Nota dinas mungkin akan terdengar asing bagi sebagian masyarakat. Hal ini karena nota dinas berhubungan dengan pekerjaan, dinas, dan jabatan pada sebuah perusahaan maupun lembaga pemerintah, namun tidak semua masyarakat merupakan karyawan ataupun pegawai pemerintahan sehingga mereka kurang familiar dengan hal ini.
Daftar Isi
Pengertian Nota Dinas
Pengertian nota dinas berdasarkan Tata Naskah Sandi Negara yang dilansir dari jdihn.go.id adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam menyampaikan laporan, pemberitahuan, permintaan, maupun pernyataan kepada pihak lain. Nota dinas dibuat dengan ringkas serta berfungsi dalam ruang lingkup internal.
Baca juga: Contoh Surat Perintah Kerja
Nota dinas dibuat oleh pejabat dalam satu lingkungan internal organisasi sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
Tujuan pembuatan nota dinas adalah menjadi media komunikasi formal antar pejabat satu dengan yang lainnya dalam memberikan tugas dan tanggung jawab pekerjaan secara jelas dan singkat.
Meskipun zaman semakin maju, namun nota dinas tetap menjadi pilihan media komunikasi antar pejabat di perusahaan maupun kedinasan. Hal ini karena nota dinas bersifat resmi dan formal sehingga lebih mudah dieksekusi secara langsung.
Fungsi Nota Dinas
Nota dinas memiliki peranan dan fungsi yang sangat penting dalam suatu perusahaan atau kelembagaan. Berikut beberapa fungsi penting nota dinas ;
1. Sebagai penyampai informasi
Fungsi utama digunakannya nota dinas pada sebuah kelembagaan adalah sebagai penyampai informasi. Informasi yang disajikan berupa tugas dan tanggung jawab pekerjaan kepada pihak penerima.
Surat nota dinas berisikan informasi beberapa hal penting mengenai kegiatan yang berhubungan pekerjaan. Dengan disampaikannya nota dinas dari satu pihak ke pihak lain, maka informasi penting mengenai pekerjaan akan tersampaikan secara jelas dan kuat.
2. Sebagai Pengingat
Nota dinas berfungsi sebagai pengingat. Sehubungan dengan nota dinas yang merupakan sebuah dokumen resmi dan wajib dipatuhi, maka secara alami semua kegiatan yang diinformasikan pada nota dinas akan menjadi daftar kegiatan yang jelas dan tersusun rapi pada arsip kelembagaan. Sehingga, dengan melihat nota dinas, bisa dijadikan pengingat apa saja informasi penting yang harus dilakukan.
3. Sebagai Pedoman Kerja dan Pemberi Instruksi
Nota dinas berisikan informasi mengenai tugas dan tanggung jawab secara detail dari pejabat berwenang kepada yang ditugaskan. Hal ini menjadikan nota dinas sebagai pedoman kerja dan pemberi instruksi. Di dalam nota dinas sudah dijelaskan apa yang harus dilakukan, bagaimana melakukannya, hingga deadline pengerjaan tugas tersebut secara lengkap dan jelas.
4. Sebagai Alat Bukti
Dalam surat nota dinas, terdapat informasi penting berupa nama – nama yang berkepentingan, tanggal dan waktu kegiatan, serta pihak-pihak yang diberi tembusan. Dengan ini, jika dibutuhkan sebuah validasi maka nota dinas bisa menjadi sebuah bukti yang kuat.
5. Sebagai Pemberi Izin
Informasi yang dituangkan dalam nota dinas umunya adalah berupa pemberian izin dari pihak berwenang kepada pihak yang ditunjuk. Beberapa izin yang tertuang dalam nota dinas seperti izin mengambil keputusan, izin untuk melakukan tindakan tertentu, serta izin untuk melakukan kunjungan kerja.
Format Nota Dinas
Membuat nota dinas tidak bisa sembarangan. Meskipun demikian, pembuatan nota dinas juga tidak membutuhkan keahlian khusus namun harus memperhatikan dan mengikuti format standar agar informasi yang disampaikan dapat diterima dengan baik.
Berikut format dan susunan nota dinas yang bisa dijadikan referensi dan bersumber dari Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah Kementerian Pertahanan.
1. Kepala Nota Dinas
Ketika membuat nota dinas, susunan pertama yang harus ada adalah kepala. Pada bagian kepala nota dinas, terdiri dari beberapa susunan seperti:
Kop dinas
Kop dinas hampir sama dengan kop surat resmi lainnya, yaitu harus berisikan nama instansi/lembaga yang ditulis secara simetris pada bagian tengah atas
Kata nota dinas
Kata ini harus ditulis dengan huruf kapital yang simetris
Kata nomor
Sama dengan penulisan kata nota dinas, kata nomor juga harus ditulis dengan huruf kapital secara simetris
Singkatan Yth
Singkatan Yang terhormat yang biasa ditulis dengan Yth harus ditulis dengan huruf kapital di awal dan diikuti dengan tanda baca titik di akhir
Kata dari
Kata konjungsi ini harus ditulis dengan huruf awal kapital
Kata hal
Kata hal juga ditulis dengan huruf awal kapital
Kata tanggal
Berikutnya yang juga harus ditulis dengan huruf awal kapital adalah kata tanggal
2. Isi
Bagian isi pada nota dinas terdiri dari pembuka yang merupakan uraian tujuan dari pihak pengirim agar isi lebih mudah dipahami. Selanjutnya adalah isi itu sendiri yang berisikan pembahasan, pendapat, dan rekomendasi.
Pembahasan pada isi nota dinas menguraikan tentang pertimbangan, ketaatan peraturan, serta analisis resiko. Pendapat menguraikan tentang masalah dan rekomendasi berisikan usulan dan saran sebuah kegiatan.
Baca juga: Contoh Surat Dinas
3. Penutup
Bagian terakhir adalah penutup. Pada bagian ini, terdapat kalimat penutup yang singkat dan jelas untuk mengakhiri pembahasan nota dinas.
Pada bagian akhir nota dinas juga harus dibubuhi dengan tanda tangan dari pejabat berwenang yang dilengkapi dengan nama dan juga NIP.
Hal yang harus diperhatikan dalam membuat nota dinas
Ketika membuat nota dinas, terdapat beberapa hal dan ketentuan yang harus diperhatikan. Berhubung ini dalah surat dinas yang formal sehingga ada tata cara penulisan yang sudah di atur. Berikut hal-hal yang harus diperhatikan yang dikutip dari kemhan.go.id
- Nota dinas tidak perlu dibubuhi dengan cap dinas
- Tembusan nota dinas berlaku di lingkungan internal instansi
- Penomoran pada nota dinas dilakukan dengan mencantumkan nomor nota dinas, kode jabatan, kode arsip, bulan, dan juga tahun nota dinas dibuat.
- Nota dinas yang dikirimkan adalah nota dinas yang sudah bersih dari revisi dan tidak ada paraf koreksinya.
Contoh Surat Nota Dinas
Untuk lebih jelasnya, berikut contoh surat nota dinas yang bisa dijadikan acuan sesuai dengan format yang sudah dijelaskan sebelumnya.
Contoh 1
KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, RISET , DAN TEKNOLOGI.
Jl. Jenderal Sudirman Gedung A Lantai 2, Senayan, Jakarta Pusat.
NOTA DINAS
Nomor : 13/ND-101/VII/2022
Yth : Kepala Bagian Hubungan Masyarakat
Dari : Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan
Tanggal : 24 Juli 2022
Sifat : Penting
Lampiran : –
Hal : Perjalanan dinas untuk melakukan studi banding ke Republic Polytecnic Singapore sebagai perwakilan dalam pelaksanaan rencana kerjasama dan penyuluhan kurikulum pendidikan terbaru.
Dalam rangka untuk melakukan studi banding dan kerjasama sistem pendidikan dengan Republic Polytecnic Singapore, maka kegiatan studi banding akan dilaksanakan pada
Hari, tanggal : Rabu, 3 Agustus 2022
Waktu : 07.00 – Selesai
Tempat : Singapura
Sehubungan dengan hal tersebut kami memohon kepada Bapak Kepala Bagian Hubungan Masyarakat Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi untuk bisa menghadiri acar tersebut dan menjadi perwakilan instansi. Semua biaya perjalanan serta akomodasi sudah menjadi tanggung jawab dan urusan dari bagian administrasi.
Demikian nota dinas ini saya sampaikan, atas perhatian Bapak saya sampaikan terima kasih.
Kepala dinas Pendidikan dan Kebudayaan
Kota Jakarta
Dr. Bagyo, S.Pd, M.Pd
NIP 98774076324
Tembusan:
1.Kepala Bagian Administrasi
2.Sekretaris Kepala Bagian Hubungan Masyarakat
Baca juga: Contoh Surat Resmi
Contoh 2
Contoh 3
Pemahaman Akhir
Nota dinas, meskipun mungkin terdengar asing bagi sebagian masyarakat, memiliki peran penting dalam komunikasi internal di lingkungan perusahaan atau lembaga pemerintahan. Nota dinas adalah bentuk komunikasi resmi yang digunakan oleh pejabat atau pimpinan untuk menyampaikan informasi, instruksi, pemberitahuan, atau permintaan kepada pihak lain di lingkungan internal. Nota dinas berfungsi sebagai media komunikasi formal yang memiliki beberapa fungsi utama:
Penyampai Informasi: Nota dinas menjadi sarana untuk menyampaikan informasi penting terkait tugas dan tanggung jawab pekerjaan kepada pihak yang dituju. Informasi ini meliputi perincian tugas, waktu pelaksanaan, dan instruksi yang jelas.
Pengingat: Nota dinas juga berfungsi sebagai pengingat, karena isinya yang terekam dalam arsip organisasi. Ini membantu memastikan bahwa tugas-tugas yang diinformasikan dalam nota dinas dapat terus diikuti dan dilaksanakan sesuai dengan arahan yang diberikan.
Pedoman Kerja dan Pemberi Instruksi: Isi nota dinas memberikan panduan yang rinci tentang apa yang harus dilakukan, bagaimana melakukannya, dan batas waktu pelaksanaannya. Ini membantu mengarahkan pelaksanaan tugas dengan jelas dan terstruktur.
Alat Bukti: Nota dinas berfungsi sebagai bukti tertulis mengenai pemberian informasi atau instruksi tertentu. Hal ini dapat berguna jika perlu melakukan verifikasi atau validasi terkait dengan informasi atau tindakan yang diberikan.
Pemberi Izin: Beberapa nota dinas berisi pemberian izin atau persetujuan terhadap tindakan atau kegiatan tertentu. Ini dapat berkaitan dengan izin mengambil keputusan, kunjungan kerja, atau tindakan lainnya.
Penting untuk mengikuti format dan tata cara penulisan yang sesuai saat membuat nota dinas. Format yang benar membantu memastikan bahwa informasi disusun dengan rapi dan jelas, serta mempermudah proses pembacaan dan interpretasi. Oleh karena itu, pemahaman yang baik mengenai format nota dinas sangat penting agar pesan yang ingin disampaikan dapat dipahami dengan benar.
Dalam lingkup perkantoran atau lembaga pemerintahan, nota dinas tetap menjadi alat komunikasi yang efektif meskipun kemajuan teknologi. Kemampuannya dalam menyampaikan informasi secara formal dan resmi menjadikannya penting untuk menjaga tata kelola yang baik dan memastikan efisiensi dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab di dalam organisasi.
Demikianlah pembahasan mengenai nota dinas mulai dari pengertian hingga contoh surat nota dinas yang bisa dijadikan acuan dalam membuat nota dinas.
