Surat memiliki peranan yang penting dalam penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain. Bentuk-bentuk surat berbeda bergantung pada kepentingan dan gaya penulisan surat. Misalnya saja, bentuk surat dinas dan bentuk surat pribadi tidak akan sama karena memiliki kepentingan yang berbeda.
Begitu juga dengan surat lamaran kerja dan surat niaga tentu tidak akan sama. Oleh karena itu, untuk menghindari kekeliruan dalam penulisan surat-surat tersebut, dalam artikel kali ini akan ada penjelasan terkait bentuk-bentuk surat dan contohnya. Kemudian, akan ada penjelasan tambahan mengenai jenis surat berdasarkan kepentingannya yang bisa kamu simak berikut.
Daftar Isi
Macam Bentuk-Bentuk Surat dan Contohnya
Secara definisi, bentuk surat adalah pola surat yang didasarkan pada susunan letak bagian surat. Bentuk-bentuk surat diketahui terbagi menjadi 6 macam. Keenam jenis tersebut diantaranya block style, full block style, semi block style, indented style, official style, dan hanging paragraph. Seperti apa perbedaan bentuk antara keenam jenis tersebut? Inilah penjelasan bentuk-bentuk surat dan contohnya.
Baca juga: Contoh Surat Keterangan Kerja
1. Block Style
Block style disebut juga dengan bentuk lurus. Bentuk surat ini kebanyakan digunakan untuk keperluan birokrasi. Ciri utamanya terlihat pada penulisan posisi tanggal, salam penutup, dan tanda tangan yang terletak di sebelah kanan surat. Mengingat bentuk surat ini diperuntukkan dalam hal birokrasi, maka sering kali style ini diterapkan dalam bentuk surat dinas.
Supaya lebih memahami seperti apa bentuk surat block style, berikut ini sudah ada contoh bentuk-bentuk surat block style.
Keterangan:
- Kepala surat
- Nomor, perihal, lampiran
- Tanggal surat
- Alamat tujuan
- Salam pembuka
- Isi surat
- Salam penutup
- Nama lembaga/organisasi yang mengeluarkan surat
- Tembusan
2. Full Block Style
Full block style adalah bentuk-bentuk surat yang lurus penuh. Bentuk ini tidak berbeda jauh dari block style. Hanya saja, penyusunan suratnya dimulai pada margin kiri yang sama. Jadi, setiap alinea yang baru akan dimulai pada margin yang sama.
Baca juga: Contoh Surat Resmi
Hal ini berlaku untuk semua bagian surat seperti tanggal, isi, penutup, lampiran, hingga tanda tangan. Untuk lebih jelasnya mengenai bagaimana bentuk full block style ini, kamu bisa lihat contoh bentuk-bentuk suratnya di bawah ini.
Keterangan:
- Kepala surat
- Nomor, perihal, lampiran
- Tanggal surat
- Alamat tujuan surat
- Salam pembuka
- Isi surat
- Salam penutup
- Nama lembaga/organisasi yang mengeluarkan surat
- Tembusan
3. Indented Style
Selanjutnya, bentuk-bentuk surat yang perlu diketahui adalah indented style (bentuk lekuk). Dalam susunannya, posisi alamat tujuan dalam baris pertama dimulai pada garis margin surat. Lalu, pada baris keduanya, dimulai sesudah 5 spasi dari garis margin kiri.
Baris berikutnya dimulai setelah 10 spasi dari garis margin kiri. Pada bagian isi surat, setiap alinea yang baru akan dimulai setelah 5 spasi dari margin kiri. Agar lebih jelas memahami bentuk-bentuk surat dan contohnya pada gambar yang terlampir.
Keterangan:
- Kepala surat
- Nomor, perihal, lampiran
- Tanggal surat
- Alamat tujuan surat
- Salam pembuka
- Isi surat
- Salam penutup
- Nama lembaga/organisasi yang mengeluarkan surat
Baca juga: Contoh Surat Perjanjian
4. Semi Block Style
Semi block style atau bentuk setengah lurus adalah bentuk surat gabungan dari block style dan indented style. Dalam kata lain, gaya pengetikan suratnya menyerupai dengan block style. Sementara itu, isi suratnya diketik dengan menggunakan indented style.
Apabila kamu penasaran seperti apa contoh bentuk-bentuk surat semi block style, inilah penjelasan beserta gambarnya.
Keterangan:
- Kepala surat
- Nomor, perihal, lampiran
- Tanggal surat
- Alamat tujuan surat
- Salam pembuka
- Isi surat
- Salam penutup
- Nama lembaga/organisasi yang mengeluarkan surat
5. Official Style
Official style diketahui mempunyai dua jenis yaitu jenis baru dan lama. Pada jenis yang lama, alamat dan perihal ditulis secara sejajar. Sementara itu, untuk alamat surat ditulis setelah 5 spasi dan menggunakan garis bawah (underline).
Lalu, pada kategori baru, posisi alamat dan isi surat sejajar dengan nomor, lampiran, serta perihal. Untuk salam penutup, jabatan, dan tanda tangan dimulai di tengah kertas.
Jenis bentuk surat ini kerap dipakai oleh lembaga-lembaga birokrasi dalam pembuatan surat dinas. Hal ini karena official style sifatnya juga resmi. Nah, di bawah ini adalah gambar contoh bentuk-bentuk surat official style baru.
Keterangan:
- Kepala Surat
- Nomor Surat
- Tanggal Surat
- Lampiran
- Perihal
- Alamat tujuan surat
- Salam pembuka
- Isi surat
- Salam penutup
- Jabatan Tanda tangan
- Nama penanda tangan
- NIP/NIK/RRP
- Tembusan
- Inisial penulis surat
6. Hanging Paragraph
Terakhir, ada bentuk surat hanging paragraph (bentuk menggantung) yang memiliki kemiripan dengan block style. Kemiripan tersebut ada pada gaya penulisan alamat surat.
Kemudian, pada setiap baris pertama dari alinea surat dimulai di garis margin kiri, sedangkan baris alinea selanjutnya lebih menjorok atau diketik setelah 5 spasi. Lebih jelasnya, kamu bisa melihat pada bentuk-bentuk surat dan contohnya berikut.
Keterangan:
- Kepala surat
- Nomor, perihal, lampiran
- Tanggal surat
- Alamat tujuan surat
- Salam pembuka
- Isi surat
- Salam penutup
- Nama lembaga/organisasi yang mengeluarkan surat
Jadi, itulah keenam bentuk-bentuk surat beserta contoh bentuk-bentuk surat yang ternyata memiliki perbedaan dari beberapa hal. Dalam penulisan surat, bentuk-bentuk tersebut memang harus diperhatikan untuk menyesuaikan dengan gaya penulisan yang diharuskan.
Baca juga: Contoh Nota Dinas
Jenis Surat Berdasarkan Kepentingan
Seperti yang kamu ketahui, jenis surat pada dasarnya cukup banyak. Namun, jika didasarkan pada kepentingannya, surat bisa dibagi menjadi 4 macam yaitu surat pribadi, surat dinas, surat niaga, dan surat lamaran kerja.
Seperti apakah bentuk surat pribadi, bentuk surat dinas, surat niaga, dan surat lamaran kerja? Di bawah ini adalah penjelasan lengkapnya.
1. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah jenis surat yang dibuat dengan kepentingan pribadi. Surat menyurat secara pribadi umumnya terjadi dalam pergaulan kehidupan sehari-hari. Misalnya, komunikasi antar teman, anak dan orang tua, antar kerabat, dan antar sejawat.
Mengingat jenis surat ini sifatnya pribadi, bahasa yang digunakan juga bergantung pada tujuan penulis. Format dan bentuk surat pribadi cenderung bebas dan tidak harus menggunakan kop surat selayaknya surat resmi.
Disamping itu, terdapat pula variasi salam penutup dan pembuka dalam bentuk surat pribadi. Sehingga bisa dikatakan jika surat pribadi memang lebih mengutamakan tersampainya pesan antar penulis dan penerima dibandingkan dengan mengedepankan bentuknya.
2. Surat Dinas
Jenis surat yang kedua adalah surat dinas yang bersifat resmi. Surat dinas secara khusus dipergunakan untuk kepentingan tugas dan kegiatan dinas dari lembaga-lembaga tertentu.
Berbeda dengan bentuk surat pribadi yang bebas, bentuk surat dinas harus mengikuti aturan yang ada. Contohnya, bentuk surat dinas bisa berupa block style dan official style.
Surat dinas ini memiliki sifat yang sangat penting. Ini karena surat dinas menjadi alat komunikasi kedinasan seperti penyampaian pemberitahuan, penjelasan, dan pernyataan pendapat dari instansi ke instansi lain.
3. Surat Niaga
Surat niaga adalah jenis surat yang digunakan oleh orang-orang atau badan yang menjalankan kegiatan usaha. Contohnya, perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa.
Surat niaga dalam hal ini juga dibagi menjadi beberapa macam diantaranya surat penagihan, surat pembayaran, surat penawaran, surat pesanan, surat pengaduan, hingga surat proporsi penjualan.
Tidak kalah penting dari surat dinas, surat niaga juga harus ditulis secara jelas dan menarik. Sebisa mungkin, surat juga harus dibuat oleh profesional atau pegawai yang memiliki kemampuan dalam hal surat menyurat.
4. Surat Lamaran Kerja
Sesuai dengan namanya, surat lamaran kerja adalah jenis surat yang dipakai untuk melamar pekerjaan. Bentuk surat lamaran kerja yang ditulis juga harus disesuaikan dengan format yang tepat. Begitu juga dengan bahasa yang digunakan juga harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
Beberapa informasi yang tidak boleh terlupa dalam penulisan surat lamaran kerja diantaranya alamat perusahaan penerima surat, jabatan yang ingin dilamar, dokumen apa saja yang dilampirkan, dan pengenalan singkat mengenai diri pelamar.
Saat ini, tidak sedikit para profesional di bidang HR yang turut membagikan ilmunya dalam hal format penulisan surat lamaran kerja tersebut. Kamu bisa memanfaatkan informasi tersebut supaya bisa menulis surat lamaran kerja yang baik dan diterima oleh perusahaan.
Pemahaman Akhir
Surat memiliki peran penting dalam penyampaian informasi antara pihak yang satu dengan pihak lain. Terdapat berbagai bentuk surat yang berbeda bergantung pada kepentingan dan gaya penulisan yang digunakan. Bentuk surat seperti surat dinas, surat pribadi, surat niaga, dan surat lamaran kerja memiliki perbedaan dalam hal tujuan dan struktur penulisannya.
Dalam penulisan surat, penting untuk memperhatikan bentuk surat yang sesuai dengan keperluan dan mengikuti aturan yang berlaku. Beberapa bentuk surat yang umum digunakan antara lain block style, full block style, semi block style, indented style, official style, dan hanging paragraph. Setiap bentuk surat memiliki susunan letak bagian yang berbeda, seperti kepala surat, nomor, perihal, lampiran, tanggal surat, alamat tujuan, salam pembuka, isi surat, salam penutup, nama lembaga/organisasi yang mengeluarkan surat, dan tembusan.
Selain itu, jenis surat juga dapat dibedakan berdasarkan kepentingannya, yaitu surat pribadi, surat dinas, surat niaga, dan surat lamaran kerja. Surat pribadi digunakan untuk keperluan komunikasi pribadi antara individu, sedangkan surat dinas digunakan untuk keperluan tugas dan kegiatan dinas dari lembaga atau instansi. Surat niaga digunakan dalam kegiatan usaha seperti perdagangan, perindustrian, dan jasa, sementara surat lamaran kerja digunakan untuk melamar pekerjaan.
Penting untuk mengikuti format dan struktur yang tepat dalam penulisan surat agar pesan dapat disampaikan dengan jelas dan efektif. Bahasa yang digunakan juga harus sesuai dengan konteks surat dan menggunakan bahasa yang baik dan benar. Dengan memperhatikan bentuk dan jenis surat yang tepat, kita dapat menghindari kesalahan dalam penulisan surat dan memastikan bahwa pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik oleh pihak yang dituju.
