Yuk Mengenal Analisis Beban Kerja

Kamu tentu pernah mengeluh di pekerjaan ketika tugas pekerjaanmu menumpuk. Ditambah lagi di setiap tugas itu ada masalah-masalah yang tidak bisa diselesaikan dengan cepat. Sialnya, kian hari bertambah pula pekerjaanmu. Lalu, langkah apa yang kamu lakukan bila dalam kondisi seperti itu. Hal yang sangat mungkin kamu lakukan adalah melaporkan beban pekerjaanmu itu ke atasanmu langsung. Bila masalahnya semakin kompleks, sangat dimungkinkan atasanmu itu akan meneruskannya ke jenjang yang lebih tinggi lagi.

Dalam tulisan ini kamu akan bisa mengerti, bagaimana beban-beban kerja seperti di atas akan didata, dianalisa dan diolah sedemikian rupa untuk mendapatkan solusi yang tepat. Bila menganalisa permasalahan pekerjaan dengan memakai metode dan cara-cara tertentu maka akan bisa dipastikan dengan cepat mendapatkan solusinya. Salah satu cara penanganannya yaitu dengan analisis beban kerja. Pengertiannya seperti apa, bagaimana caranya hingga contoh analisis beban kerja akan kamu dapatkan dalam tulisan ini.

Pengertian Analisis Beban Kerja

Workload Analysis atau analisis beban kerja adalah suatu cara perhitungan untuk menentukan jumlah kebutuhan standar sumber daya manusia yang diperlukan dalam satu bagian tertentu pada suatu organisasi perusahaan. Atau dengan kata lain, analisis beban kerja adalah perhitungan sederhana untuk mengetahui jumlah idealnya orang yang menjabat atau menempati posisi tertentu dalam suatu organisasi. Jumlah ideal itu ditinjau dari segi efektivitas dan efisiensi suatu perusahaan.

Hasil penghitungan itu sangatlah penting untuk menentukan kebijakan yang berorientasi pada efektivitas dan efisiensi pekerja. Di lingkungan aparatur negara pun juga menggunakan Workload Analysis sebagai upaya untuk melakukan pembaharuan dan perubahan mendasar terhadap sistem penyelenggara pemerintahan yang menyangkut sumber daya manusia dalam aparaturnya. Pemerintah telah mengatur tatanan untuk aparaturnya itu melalui Permen MenPAN-RB No. 1 Tahun 2020 tentang Pedoman Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja.

Baik aparatur negara maupun badan usaha swasta, memang seharusnya menerapkan analisis beban kerja dalam penataan organisasinya. Selain menyangkut sumber daya manusianya, hal ini juga menyangkut dan terkait dengan tugas pokok dan fungsi jabatan yang dianalisa.

Analisis beban kerja diperlukan karena dalam organisasi usaha dan layanan itu ada tujuan yang ingin dan harus tercapai, yaitu efektivitas dan efisiensi. Banyak manfaat yang bisa diambil ketika sudah menjalankan Workload Analysis dengan benar dan berkelanjutan.

Baca juga: Contoh Kuesioner Kinerja Karyawan

Manfaat analisis beban kerja

Penyusunan formasi karyawan

Hasil dari analisis beban kerja akan dapat membantu dalam hal pengaturan kebutuhan jumlah dan komposisi karyawan dalam satu bidang / unit kerja.

Rekruitmen dan penempatan karyawan

Ketika hasilnya menunjukkan bahwa memang diperlukan penambahan karyawan, maka langkah berikutnya adalah menerima karyawan baru untuk ditempatkan pada posisi yang diperlukan.

Penataan karyawan

Bila analisis beban kerja sudah dilakukan oleh suatu perusahaan untuk semua bidang, maka hasilnya bisa terlihat mana yang memang bebannya berlebihan dan mana yang bebannya kurang. Dari hasil yang ada maka bisa dilakukan perpindahan karyawan antar bidang. Pola seperti ini terkadang memang diperlukan agar ada juga penyegaran dalam bidang itu.

Menyusun pola karier

Dalam satu bidang kerja tentu ada jenjang atau tingkatan-tingkatan. Posisi sudah jelas, pun demikian dengan jumlah karyawan untuk masing-masing posisi. Dengan demikian pola karier akan lebih mudah distrukturkan dengan jelas. Karyawan pun juga akan semakin yakin dengan masa depannya untuk bekerja di perusahaan itu.

Penerapan manajemen kinerja

Berdasarkan analisis beban kerja maka perusahaan akan dapat menjalankan sistem kerja yang baik. Artinya, manajemen yang sudah tertata dapat melaksanakan dengan lebih mudah dan leluasa. Hal ini akan dapat menjadi penyempurna Standard Operation Procedure (SOP) yang sudah ada dalam perusahaan itu.

Perencanaan pelatihan

Hasil analisis beban kerja bisa dijadikan sebagai suatu langkah yang tepat bagi perusahaan bila tidak mau mengurangi atau menambah tenaga kerja. Cukup dengan karyawan yang ada saja dan ditambahkan pelatihan-pelatihan tertentu pada mereka, maka diharapkan kemampuan karyawan dapat sesuai dengan harapan.

Penyusun sistem remunerasi

Artinya, hasilnya bisa dijadikan acuan untuk penilaian karyawan berdasarkan pada bobot jabatan dan kinerjanya di bidangnya masing-masing. Ketika ada karyawan yang kinerjanya bagus maka layak untuk mendapatkan apresiasi. Sebaliknya, bila hasil penilaiannya di bawah standar maka sudah menjadi kepastian karyawan tersebut akan memperoleh punishment yang bentuknya sesuai dengan peraturan perusahaan.

Hal Penting Dalam Analisis Beban Kerja

Metode Analisis Beban Kerja

Dalam pelaksanaannya, ada tiga metode yang bisa dilakukan, yaitu dengan :

• Daftar pertanyaan

Tenaga kerja diberi daftar pertanyaan yang berkaitan dengan tugas pokok dan fungsinya dalam keseharian pekerjaannya. Semua tingkatan dalam bidang itu diberikan pertanyaan-pertanyaan sesuai dengan kapasitasnya. Dalam pengisiannya, tenaga kerja harus menuliskan dengan jelas dan apa adanya. Dari jawaban-jawaban yang didapat inilah baru kemudian dilakukan analisis beban kerja dalam bidang tersebut.

• Wawancara langsung

Tenaga kerja menjawab setiap pertanyaan-pertanyaan secara langsung kepada team penyusun analisa. Team ini akan memberikan pertanyaan yang berkaitan dengan tugas pokok dan fungsi pekerjaan kesehariannya untuk semua jenjang dalam bidang tersebut.

• Observasi

Tim, yang akan menganalisis beban kerja mengamati langsung pada bidang yang akan dianalisanya. Tentu saja dalam pengamatan ini tim sudah memegang panduan yang berkaitan dengan tugas dan fungsi semua tenaga kerja di berbagai tingkatan dalam bidang / unit tersebut.

Untuk pelaksana tugas bisa dilakukan oleh tim yang diberi tugas khusus untuk menganalisanya. Tim ini beranggotakan karyawan yang tingkatannya sudah manajer ke atas. Bila perusahaan sudah mempunyai divisi yang menata dan mengatur sumber daya manusia, dalam hal ini adalah Human Resources Development (HRD), maka bisa langsung ditangani oleh divisi tersebut. Namun demikian tetap harus melibatkan manager di bidang masing-masing.

Sedangkan untuk di pemerintahan, pelaksana tugas dilakukan oleh unit organisasi JPT Pratama (Jabatan Pimpinan Tinggi, adalah sekelompok jabatan tinggi) yang secara fungsional membidangi analisis jabatan dan analisis beban kerja. Unit organisasi ini berada di tingkatan daerah masing-masing. Jadi di setiap provinsi atau kabupaten / kota idealnya harus ada unit ini.

Pendekatan Hasil Analisis Beban Kerja

Dari hasil analisis beban kerja yang ada, untuk bisa menindak lanjuti hasil analisisnya dengan baik, dilakukan lah beberapa pendekatan dalam penganalisaannya. Pendekatan yang dimaksudkan itu adalah :

• Pendekatan organisasi

Dalam suatu organisasi kerja tentu sudah jelas tugas dan fungsi posisi masing-masing karyawan untuk satu bidang tertentu. Termasuk di dalamnya adalah hubungan dan keterkaitan antar posisi satu sama lainnya. Agar bisa diambil kesimpulan yang tepat, diperlukan juga menganalisa hubungan dengan bidang lain dalam hal keterkaitan kerjanya. Menganalisa secara menyeluruh ini lah yang diperlukan pendekatan secara organisasi atau sistem.

• Pendekatan analisis jabatan

Pendekatan ini menekankan pada analisa yang mendalam ke satu jabatan atau posisi. Perlu tidaknya posisi tersebut dalam sistem kerja, berapa kebutuhan standarnya dan seperti apa standar kapasitasnya. Ini lah yang harus dianalisa. Karena nantinya akan berpengaruh pada perpindahan karyawan, pemberhentian karyawan atau diperlukannya panambahan karyawan (baru).

• Pendekatan administrasi

Kelengkapan data yang dimiliki perusahaan untuk masing-masing karyawan akan sangat membantu dalam proses menganalisanya. Karena dari data yang ada itu akan bisa ditentukan kapasitas karyawan untuk satu posisi jabatan. Kapasitas yang dimaksud adalah tentang pembagian kerja, efektivitas waktu dan pencapaian target karyawan dalam posisinya masing-masing.

Baca juga: Contoh KPI

Aspek Analisis Beban Kerja

Dalam prosesnya juga harus diperhatikan bahwa ada aspek-aspek yang mengikutinya dan harus menjadi perhatian. Aspek analisis beban kerja tersebut adalah :

• Norma waktu kerja

Waktu yang diperlukan untuk menghasilkan atau menyelesaikan satu pekerjaan tertentu. Durasi waktu ini relatif tetap. Apalagi bila norma waktu ini ditetapkan atau sudah menjadi standar perusahaan. Semua karyawan, apapun posisinya pasti mempunyai jumlah waktu yang sama. Oleh karena itu norma waktu adalah sebagai variabel tetap.
Perubahan norma waktu ini bisa saja terjadi, karena : perubahan kebijakan, perubahan peralatan yang dipakai, perubahan kualitas, perubahan sistem kerja, dan perubahan atau faktor cuaca / alam.

• Volume kerja

Jumlah beban kerja yang diterima seorang karyawan dan terselesaikannya beban itu sampai tuntas. Oleh karena setiap posisi karyawan atau setiap bidang kerja volume pekerjaannya tidak sama, maka volume kerja ini adalah sebagai variabel tidak tetap.

• Jam kerja efektif

Alat ukur yang dipakai dalam Workload Analysis. Dari jam efektif ini maka rincian hari kerja efektif juga bisa ditentukan. Dua hal ini yang akan dipakai dalam perhitungan.

Cara Menentukan Jam Kerja Efektif dan Hari Kerja Efektif

• Hari Kerja Efektif

Hari kerja efektif adalah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan cuti. Di sini kita asumsikan dalam suatu perusahaan memberlakukan aturan 5 hari kerja dalam seminggu. Maka penentuan jumlah hari kerja efektif dalam 1 (satu) tahun adalah sebagai berikut :

• • Jumlah hari per tahun 365
  • Libur hari Sabtu-Minggu 104 hari
  • Libur resmi dalam satu tahun 14 hari
  • Cuti dalam satu tahun 12 Hari
  • Hari kerja efektif dalam 1 (satu) tahun = 365 – 104 – 14 – 12 = 235 hari

• Jam Kerja Efektif

Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja normal dikurangi waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja seperti istirahat makan, sholat, melepas lelah, ke toilet dan sebagainya (allowance time) dengan asumsi rata-rata sekitar 30% dari jumlah jam kerja normal. Pemerintah juga telah mengatur dalam Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan pada pasal 77 sampai dengan pasal 85, untuk pengaturan jam kerja bagi pekerja non pemerintahan.

Sebenarnya ada dua pilihan yang berdasarkan jumlah hari kerja per minggu. Namun di sini kita akan sesuaikan dengan asumsi di atas, yaitu 5 hari kerja dalam seminggu. Dengan demikian sesuai peraturan adalah ; 8 (delapan) jam dalam 1 (satu) hari atau 40 (empat puluh) jam dalam 1 (satu) minggu, untuk 5 (lima) hari kerja.Maka penentuan jumlah jam kerja efektif dalam 1 (satu) tahun adalah sebagai berikut :

• • Per hari = 70% x 8 jam = 5 jam 36 menit jam kerja
  • Per minggu = 5 jam 36 menit x 5 hari = 28 jam jam kerja
  • Satu tahun = 5 jam 36 menit x 235 hari = 1.316 jam jam kerja

Baca juga: Contoh Slip Gaji

Tahapan Analisis Beban Kerja

Setelah kamu mendapatkan gambaran bagaimana tentang analisis beban kerja dan berbagai hal yang memengaruhi dalam analisanya, maka untuk pelaksanaannya kamu dapat mengikuti tahapan seperti berikut ini :

Mengumpulkan data beban kerja

Tim mengumpulkan data-data pendahuluan untuk obyek (karyawan atau bagian/ unit kerja) yang akan dianalisa. Data yang diperlukan adalah ; tugas pokok dan fungsi, rincian tugas dan rincian kegiatan.

Menentukan metode analisis beban kerja

Tim menentukan salah satu metode yang tepat untuk menggali informasi dari obyek sebagai bahan analisanya. Pilihannya adalah ; memberikan daftar pertanyaan, melakukan wawancara langsung ataukah observasi / pengamatan langsung. Banyak hal yang akan menjadi pertimbangan dalam pemilihan ini, di antaranya adalah ; kultur kerja, sistem atau peraturan kerja, jumlah obyek, waktu pelaksanaan dan sebagainya.

Menentukan pendekatan analisis beban kerja

Ketika hasil sudah diperoleh, maka langkah selanjutnya adalah menentukan tujuan dari hasil yang diperoleh itu. Apakah dengan tujuan untuk pendekatan secara organisasi, secara jabatan ataukah secara administrasi. Di sinilah peran suatu tim sangat diperlukan. Kemampuan menghitung, menganalisa dan menyimpulkan sangat lah diperlukan.

Melaporkan hasil analisis beban kerja

Tim melaporkan semua hasil analisanya secara tertulis kepada perusahaan. Laporannya harus tertulis secara jelas dan detail, agar pimpinan dalam perusahaan itu tidak salah dalam mengambil suatu kebijakan.

Contoh Analisis Beban Kerja

Berikut ini salah satu contoh analisis beban kerja dalam penerapannya untuk menganalisa kebutuhan karyawan.

Suatu perusahaan mempunyai dua orang staff administrasi. Setelah mengisi dengan lengkap form beban kerja yang disodorkan, total beban kerja si “A” dalam satu tahun sejumlah 2.758 jam, sedangkan total beban kerja si “B” adalah 2.414 jam per tahun.
Perhitungannya dilakukan dengan dua sudut pandang. Memasukkan faktor allowance time (Hasil II) atau tanpa memasukkan allowance time (Hasil I).
Maka hasilnya sebagai berikut :

Hasil I ;   {(2.758 + 2.414) / 1.880} = 2,75 orang, dibulatkan ⇒ 3 orang
Rata-rata jam kerja yang dijalani si “A” dang si “B” adalah 11 jam 1 menit per hari

Hasil II ;   {[(2.758 + 2.414)*70%] / 1.316} = 2,75 orang, dibulatkan ⇒ 3 orang
Rata-rata jam kerja yang dijalani si “A” dang si “B” adalah 7 jam 42 menit per hari

Kesimpulan dari dua hasil tersebut adalah :

Hasil I ; Pekerjaan yang dijalani staff administrasi rata-rata adalah 11 jam 1 menit per hari. Dengan beban kerja yang ada, perusahaan dapat mempertimbangkan antara menambah jumlah staff administrasi menjadi 3 orang, ataukah memberikan tambahan lembur bagi si “A” dan si “B”. Mengingat jam kerja normal untuk 5 hari kerja adalah 8 jam per hari. Namun sementara itu, si “A” dan si “B” masih tetap bisa melakukan kebiasaan mereka di luar pekerjaan (allowance time).

Hasil II ; Pekerjaan yang dijalani staff administrasi rata-rata adalah 7 jam 42 menit per hari. Dengan beban kerja yang ada, perusahaan dapat mempertimbangkan untuk menambah jumlah staff administrasi menjadi 3 orang, dengan memberikan tambahan lembur bagi si “A” dan si “B” bila keduanya masih tetap bisa diperbolehkan melakukan kebiasaan mereka di luar pekerjaan (allowance time). Mengingat jam kerja normal untuk 5 hari kerja adalah 8 jam per hari.

Selanjutnya, pimpinan perusahaan dapat mengambil kebijakan yang tepat demi efektivitas dan efisiensi perusahaan untuk bidang / unit administrasi.

Bila menginginkan analisa yang lebih detail lagi, maka harus dihitung juga standar waktu yang diperlukan di bidang / unit administrasi untuk menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya. Sehingga diperlukan pendataan dan menganalisa yang lebih dalam sebagai data awalnya.

Baca juga: Contoh SOP Perusahaan

Pemahaman Akhir

Dalam dunia kerja, sering kali kita menghadapi situasi di mana tugas-tugas pekerjaan menumpuk dan terdapat masalah yang sulit diselesaikan dengan cepat. Jika pekerjaan semakin bertambah tanpa adanya solusi yang tepat, melaporkan beban kerja langsung kepada atasan dapat menjadi langkah yang bijaksana. Untuk menyelesaikan permasalahan pekerjaan dengan cepat, analisis beban kerja dapat menjadi alat yang efektif.

Analisis beban kerja adalah suatu cara perhitungan untuk menentukan jumlah kebutuhan sumber daya manusia yang diperlukan dalam satu bagian tertentu pada suatu organisasi perusahaan. Dengan melakukan analisis ini, perusahaan dapat menentukan jumlah ideal orang yang harus menempati posisi tertentu untuk mencapai efektivitas dan efisiensi yang diinginkan.

Manfaat analisis beban kerja antara lain adalah penyusunan formasi karyawan, rekruitmen dan penempatan karyawan, penataan karyawan, menyusun pola karier, penerapan manajemen kinerja, perencanaan pelatihan, dan penyusunan sistem remunerasi. Semua ini dapat membantu perusahaan mengoptimalkan kinerja dan produktivitas karyawan.

Dalam pelaksanaannya, analisis beban kerja dapat dilakukan dengan tiga metode, yaitu daftar pertanyaan, wawancara langsung, dan observasi. Pendekatan dalam analisis beban kerja dapat menggunakan pendekatan organisasi, analisis jabatan, atau pendekatan administrasi, tergantung pada tujuan hasil analisis.

Aspek yang perlu diperhatikan dalam analisis beban kerja meliputi norma waktu kerja, volume kerja, jam kerja efektif, hari kerja efektif, dan aspek-aspek lain yang mempengaruhi analisis.

Tahapan analisis beban kerja meliputi pengumpulan data beban kerja, pemilihan metode dan pendekatan analisis, menentukan tujuan hasil analisis, dan melaporkan hasil analisis kepada perusahaan.

Dengan melakukan analisis beban kerja yang tepat, perusahaan dapat mengoptimalkan sumber daya manusia, menata karyawan dengan baik, dan meningkatkan efektivitas serta efisiensi dalam organisasi. Analisis ini juga membantu perusahaan dalam mengambil kebijakan yang tepat untuk menangani tugas-tugas yang menumpuk dan masalah-masalah kompleks di lingkungan kerja.

Dalam uraian di atas, penerapan analisis beban kerja sangatlah membawa manfaat bagi perusahaan. Organisasi dalam perusahaan itu akan bisa berjalan efektif dan efisien bila benar-benar melaksanakannya di setiap bidang / unit kerja yang dimiliki. Selain itu, diperlukan satu tim yang khusus menangani pelaksanaan analisis beban kerja untuk memperoleh standar kerja yang lebih baik lagi.

Referensi :
Permen PAN-RB No. 1 Tahun 2020