Contoh Kop Surat Serta Cara Membuatnya

Kita sering sekali menemukan surat yang pada bagian atasnya terdapat perusahaan/ instansi. Bagian tersebut disebut Kop surat, yaitu bagian surat dari surat resmi yang memuat profil dari instansi/ lembaga yang mengirimkan surat dengan tujuan penerima surat mengetahui siapa yang mengirimkan surat tersebut. Kop surat ini berada pada bagian paling atas dari surat resmi dan juga sering diartikan sebagai kepala surat.

Unsur Kop Surat

Kop surat berisi informasi profil perusahaan/ instansi pengrim surat. Ada beberapa hal yang bisa kamu cantumkan, seperti:

• Logo atau lambang dari suatu perusahaan/ instansi
• Nama perusahaan/ instansi
• Alamat lembaga perusahaan/ instansi
• Nomor telepon, faximile, email perusahaan/ instansi

Cara Membuat Kop Surat di Microsoft Word

Membuat Kop Surat sangat mudah, bisa dibuat dengan aplikasi Microsoft Word dan Microsoft Excel. Ada banyak versi Microsof Office yang bisa kita manfaatkan untuk membuatnya. Cara membuat kop surat di berbagai jenis Microsoft Office sebenarnya tidak memiliki perbedaan.

Baca juga: Contoh Surat Kuasa

Berikut langkah-langkah membuat kop surat di Microsoft Word:

1. Buka aplikasi Microsoft Word.
2. Atur margin dokumen dan jenis ukuran kertas yang akan digunakan. Untuk latihan kali ini menggunakan ukuran kertas A4 dengan margin dokumen left: 4 cm, right: 3 cm, top: 3 cm, bottom: 3 cm.
3. Klik dua kali pada bagian atas dokumen untuk mengaktifkan fungsi Header dokumen.

4. Tulis profil perusahaan/ instansi kamu, bisa berisi nama, alamat, nomor telepon, website, email dan beberapa informasi lainnya yang dirasa perlu. Jangan lupa untuk mengatur posisi teks di tengah menggunakan align center. Berikut contohnya:

5. Masukkan Logo perusahaan/ instansi disebelah kiri teks profil instansi. Caranya adalah dengan klik menu Insert, pilih Picture dan cari lokasi penyimpanan Logo perusahaan/ instansi kamu. Setelah logo tampil, agar Logo mudah diatur posisinya, klik dua kali pada logo tersebut, lalu pilih menu Wrap Text dan pilih In Front of Text. Nah, jika sudah ke tahap ini, maka gambar sudah bisa dengan mudah digeser atau diubah ukurannya.

6. Selanjutnya menambahkan garis (border) di bagian bawah teks dan logo. Langkahnya adalah dengan meletakkan kursor di bagian bawah teks dan logo, kemudian klik Menu Home dan klik icon Border & Shading. 

7. Selanjutnya pada bagian Border, pada pilihan Setting gunakan opsi custom, pada pilihan Style kamu dapat memilih jenis garis yang ingin digunakan, dan terakhir pada pilihan Preview, hanya pilih border pada bagian bawah teks. Lalu tekan Oke.

Nah, setelah semua langkah sudah dilakukan, hasilnya seperti gambar di bawah ini.

Cara Membuat Kop Surat di Microsoft Excel

Untuk membuat Kop surat di Microsoft Excel caranya tidak berbeda jauh dengan di Microsoft Word. Berikut langkah-langkah membuat kop surat di Microsoft excel:

1. Buka aplikasi Microsoft Excel.
2. Pilih Menu View, kemudian pilih Page Layout.

3. Setelah itu akan memunculkan 3 kolom yang merupakan bagian dari header dokumen seperti gambar berikut:

4. Pilih kolom pada bagian tengah header lalu tulis profil perusahaan/ instansi kamu. Profil bisa berisi nama, alamat, nomor telepon, website, email dan beberapa informasi lainnya yang dirasa perlu. Jangan lupa untuk mengatur posisi teks ditengah menggunakan align center. Berikut contohnya:

5. Selanjutnya adalah masukan Logo perusahaan/ instansi dengan cara klik kolom bagian kiri dari header. Lalu pilih tab menu Design dan pilih Picture. Kemudian kamu bisa memilih gambar yang akan kamu gunakan sebagai logo perusahaan/ instansi. Apabila gambar sudah berhasil dimasukkan maka akan muncul tulisan “&[Picture]” di kolom kiri header. Lalu cobalah klik kolom mana saja, maka gambar yang telah ditambahkan akan muncul.

6. Setelah gambar sudah masuk kemudian kamu perlu menyesuaikan ukuran gambar agar tidak terlalu besar maupun terlalu kecil. Cara mengatur gambar adalah dengan memilih menu Design dan pilih Format Picture.

7. Selanjutnya akan muncul kotak dialog Format Picture. Kamu perlu menyesuaikan ukuran gambar yang diinginkan dengan mengubah ukuran pada kolom Height dan Width. Ketika ukurannya telah kamu ubah, lalu tekan oke.

8. Terakhir adalah memberi garis tebal berwarna hitam tepat di bagian bawah kop surat dengan cara memberi warna pada garis bagian atas dari baris pertama pada excel.

Hasil tampilan yang telah dibuat adalah seperti gambar di bawah ini.

Baca juga: Contoh Surat Pemberitahuan

Contoh Kop Surat

Sebagai referensi tambahan, kamu juga bisa memperhatikan berbagai contoh Kop surat seperti contoh kop surat perusahaan, contoh kop surat resmi, contoh kop surat LSM, contoh kop surat Koperasi, contoh kop surat Organisasi Mahasiswa, contoh kop surat Organisasi Umum, contoh kop surat RT/RW, dan contoh kop surat Event.

Kop Surat Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM)

Kop Surat Universitas

Kop Surat Sekolah

Kop Surat Perusahaan

Kop Surat Koperasi

Kop Surat Organisasi Mahasiswa

Kop Surat Lembaga Pemerintahan

Kop Surat Lembaga Swasta

Kop Surat Organisasi Umum

Kop Surat RT/RW

Kop Surat Event

Baca juga: Contoh Surat Resmi

Pemahaman Akhir

Kop surat adalah bagian dari surat resmi yang berada di bagian atas dan berfungsi untuk memuat profil perusahaan atau instansi yang mengirimkan surat. Kop surat memberikan informasi kepada penerima surat mengenai identitas pengirim, seperti logo atau lambang perusahaan, nama perusahaan, alamat, nomor telepon, email, dan informasi lainnya yang dianggap perlu.

Kop surat dapat dibuat dengan menggunakan aplikasi seperti Microsoft Word atau Microsoft Excel. Langkah-langkah pembuatan kop surat di kedua aplikasi tersebut cukup mudah dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Pada Microsoft Word, kita dapat menggunakan fungsi header untuk menempatkan kop surat di bagian atas dokumen. Kemudian, kita dapat menambahkan logo atau gambar perusahaan serta menulis profil perusahaan dalam posisi tengah dan menggunakan align center untuk penataan teks. Pada Microsoft Excel, langkah-langkahnya juga serupa dengan menempatkan kop surat di bagian atas dokumen dan mengatur teks profil perusahaan dalam posisi tengah menggunakan align center. Logo atau gambar perusahaan juga dapat ditambahkan pada kolom kiri header.

Contoh-contoh kop surat yang diberikan meliputi kop surat lembaga swadaya masyarakat (LSM), kop surat universitas, kop surat sekolah, kop surat perusahaan, kop surat koperasi, kop surat organisasi mahasiswa, kop surat lembaga pemerintahan, kop surat lembaga swasta, kop surat organisasi umum, kop surat RT/RW, dan kop surat event. Contoh-contoh tersebut dapat menjadi referensi dalam membuat kop surat sesuai dengan jenis dan kebutuhan perusahaan atau instansi.

Dengan adanya kop surat yang lengkap dan terstruktur, surat resmi dapat memberikan kesan profesional dan memudahkan penerima surat dalam mengenali pengirim serta mencari informasi kontak yang dibutuhkan.

Demikianlah penjelasan rinci mengenai unsur yang terdapat dalam Kop Surat, langkah-langkah membuatnya di microsoft word dan microsoft excel, serta berbagai contoh Kop surat seperti contoh kop surat perusahaan, contoh kop surat resmi, contoh kop surat LSM, contoh kop surat Koperasi, contoh kop surat Organisasi Mahasiswa, contoh kop surat Organisasi Umum, contoh kop surat RT/RW, dan contoh kop surat Event. Semoga bermanfaat!