Sumber daya manusia yang berkualitas merupakan aset penting yang mampu membantu perusahaan mencapai tujuan utamanya. Pentingnya perencanaan sumber daya manusia membuat proses rekrutmen harus dilakukan dengan matang.
Dalam proses perencanaan sumber daya manusia tersebut, penyediaan SDM menjadi langkah pertama yang harus dilakukan dengan melakukan tahap demi tahap yang akan dikupas lebih lanjut berikut ini.
Persiapan dalam Penyediaan SDM
Penyediaan SDM dalam perusahaan disebut dengan istilah rekrutmen. Proses ini perlu dilakukan dengan persiapan yang matang guna menjaring SDM yang benar-benar berkualitas. Menurut buku Competency-Based on Human Resources Management, ada empat tahapan dalam rekrutmen.
Keempat tahapan itu adalah target setting, analisis detail job description dan job specification, identifikasi sumber dan kriteria potensial, serta pemilihan kandidat dan perekrutan. Untuk memahami lebih lanjut maksud dari empat tahapan tersebut, kamu bisa menyimaknya lewat uraian berikut.
1. Target Setting
Dalam tahapan ini dilakukan identifikasi posisi atau jabatan yang kosong atau pun membutuhkan tenaga kerja tambahan. Kekosongan ini bisa terjadi karena banyak hal, seperti rotasi karyawan, promosi karyawan ke posisi lain, pengunduran diri.
Selain itu, bisa juga karena adanya pemutusan hubungan kerja (PHK), pensiun atau memang sedang membutuhan karyawan dengan jumlah yang lebih banyak. Dalam target setting juga menentukan kriteria kandidat potensial dan jumlah yang dibutuhkan.
2. Analisis Job Description dan Job Specification
Menurut David D. Dubois dan William J. Rothwell, job description diartikan sebagai aktivitas atau apa saja yang dilakukan di suatu pekerjaan. Hal ini juga meliputi tanggung jawab dan kewajiban. Sedangkan, job specification adalah persyaratan yang harus dimiliki untuk mendapatkan pekerjaan tersebut.
Persyaratan ini biasanya berupa pendidikan terakhir, pengalaman bekerja, dan syarat lainnya yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan. Lebih baik menyertakan karakteristik detail yang dibutuhkan oleh perusahaan melalui penjelasan job specification. Jangan lupa untuk menyertakan alasan mengapa karakteristik tersebut menjadi hal yang diperlukan.
3. Sourcing
Jika target rekrutmen sudah ditetapkan dan dinilai tepat, proses selanjutnya adalah menentukan tempat yang tepat untuk mencari kandidat. Misalnya campus hiring, professional conference, campus center dan job fairs.
Kegiatan tersebut merupakan salah satu cara memasarkan “sebuah perusahaan” mengenalkan “brand” dan “image” perusahaan dalam dunia bisnis. Selain itu kesempatan untuk menjaring calon potensial karyawan yang sesuai dengan syarat-syarat yang dibutuhkan dengan calon pegawai secara langsung atau face-to-face.
4. Selecting & Attracting
Tahap selecting dilakukan jika posisi yang dibuka membutuhkan ciri khusus yang tidak dimiliki oleh semua orang dan jumlah peminat lebih banyak daripada jumlah posisi yang dibuka lowongannya. Tahap seleksi ini bisa berlapis dan berbeda tergantung tim rekrutmen.
Pada umumnya, seleksi yang pertama dilakukan adalah seleksi berdasarkan pencocokan kriteria dari curriculum vitae (CV). Setelah menjalani tes wawancara dengan kandidat terpilih, kemudian dilakukan penyaringan lagi.
Tahap attracting berisi metode yang tepat untuk menarik perhatian para calon karyawan. Dalam hal ini perusahaan harus mencantumkan penawaran awal (offering), misalnya informasi gaji dan bonus. Penting juga untuk mencantumkan kapan dan di mana pelamar kerja bisa mengirimkan berkas.
Beberapa metode penyebaran informasi rekrutmen yang biasanya dipakai adalah melalui brosur iklan, employee referrals, walk-ins, dan write-ins. Employee referrals merupakan pendekatan yang melibatkan karyawan internal untuk memberikan rekomendasi pekerjaan yang dibutuhkan dan sesuai dengan kriteria kepada keluarga atau kerabat terdekat.
Kemudian, walk-ins adalah pelamar yang berinisiatif menanyaan langsung pada sebuah perusahaan untuk mengetahui lowongan pekerjaan. Sementara itu, dalam write-ins, pelamar berinisiatif mengirimkan lamaran pekerjaan kepada perusahaan meskipun perusahaan tersebut tidak membuka lowongan pekerjaan.
Tidak jarang, metode penyebaran informasi dilakukan melalui Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi (Depnakertrans), headhunter (lembaga atau seorang ahli di bidangnya yang menawarkan jasa untuk mencari kanditat karyawan yang sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan), lembaga pendidikan, dan organisasi buruh.
Setelah keempat tahapan di atas dilewati, perusahaan telah mendapatkan karyawan baru yang siap dipekerjakan. Hal selanjutnya adalah persiapan perjanjian kerja atau kesepakatan kerja bersama (KKB), perkenalan peraturan dan kondisi kerja, penentuan kapan pegawai baru mulai bekerja. Tidak kalah penting, perusahaan juga mempersiapkan surat penawaran kerja bagi para kandidat cadangan apabila kandidat pertama menolak tawaran kerja.
Sumber-Sumber Rekrutmen
Setelah mengetahui proses dalam sebuah rekrutmen, berikut ini akan dibahas mengenai sumber-sumber rekrutmen, yaitu sumber rekrutmen internal dan sumber rekrutmen eksternal. Keduanya akan dijelaskan lebih lanjut berikut ini.
1. Rekrutmen Internal
Dalam rekrutmen ini melibatkan sumber-sumber internal meliputi karyawan yang ada sekarang dengan kriteria dapat dicalonkan, dipindah tugaskan, atau rotasi kerja. Selain karyawan saat ini, rekrutmen internal juga menjadikan mantan karyawan sebagai target untuk dipanggil dan diberi penawaran dipekerjakan kembali.
Rekrutmen ini biasanya digunakan untuk saat-saat seperti rencana suksesi, penawaran terbuka untuk satu jabatan, perbantuan pekerja, pembentukan kelompok kerja sementara, promosi dan pemindahan. Target rekrutmennya didapat dari:
· Basis Data Organisasi
Setiap mengadakan rekrutmen, perusahaan akan memasukkan data dari setiap karyawan termasuk program pengembangannya. Hal ini bertujuan untuk memudahkan perusahaan ketika sewaktu-waktu membutuhkan karyawan dengan kriteria yang pernah ditentukan sebelumnya.
Basis data akan mencatat setiap perubahan keterampilan dan memunculkan riwayat pekerjaan dan prestasi karyawan. Jadi, jika perusahaan membutuhkan karyawan dengan segera bisa langsung melihat basis data dan memilih karyawan berpestasi sebagai kandidat utama.
· Pengumuman Pekerjaan (Job Posting)
Hal ini tergolong mudah dilakukan karena apabila terjadi kekosongan sebuah posisi, maka akan diberitakan melalui pengumuman di papan informasi, buletin maupun surat elektronik ke semua karyawan. Job posting memberikan kesempatan yang sama dan terbuka untuk semua karyawan asalkan memenuhi kriteria yang tercantum.
· Promosi dan Transfer Karyawan
Pilihan ini dilakukan jika memungkinkan, yaitu dengan mengambil karyawan misalnya dari kantor cabang untuk dipindahkan ke kantor pusat atau sebaliknya.
2. Rekrutmen Eksternal
Sumber dari rekrutmen ini adalah non-karyawan dan terbuka untuk semua tenaga kerja dari pasar tenaga kerja. Biasanya rekrutmen eksternal ini dilakukan untuk mencari karyawan baru secara periodik maupun hanya sekedar mengisi kekosongan posisi. Ada beberapa sarana bagi perusahaan untuk mendapatkan tenaga kerja melalui rekrutmen eksternal. Beberapa yang populer yaitu;
· Hubungan dengan Universitas
Keuntungan yang didapat dari sarana ini adalah perusahaan mendapatkan profesional tingkat pemula dan karyawan-karyawan teknis yang disesuaikan dengan program studi yang ada.
· Serikat kerja
Dalam beberapa bidang industri seperti konstruksi, serikat pekerja menyediakan tenaga kerja yang berkualitas untuk siap dipekerjakan. Mendapatkan kandidat dari serikat pekerja juga akan memudahkan tim rekrutmen karena kandidat yang direkomendasikan sudah sesuai bidang dan kriteria yang dibutuhkan atau diinginkan.
· Agen Pekerjaan dan Perusaaan Headhunter
Biasanya penggunaan sarana ini ditujukan untuk lowongan pekerjaan di posisi eksekutif, manajerial, dan profesional. Sasaran atau target dari agen pekerjaan/headhunter juga mereka yang sudah bekerja dan berpengalaman di bidangnya.
Seperti itulah berbagai tahapan yang dilakukan dalam penyediaan SDM di perusahaan. Setiap tahap demi tahapnya dilakukan untuk mendapatkan SDM yang berkualitas yang bisa membantu kemajuan dan kompetensi perusahaan dari perusahaan lain.
Sumber:
Dubois, D. D., & Rothwell, W. J. (2004). Competence-Based Human Resources Management (1 ed.). California: Davies-Black Publishing.
