Daftar Isi
Dalam dunia kerja, dokumen merupakan salah satu elemen penting yang tak bisa dihindari. Tanpa adanya dokumentasi yang baik, segala aktivitas dan keputusan bisa saja hilang dalam hiruk-pikuk kehidupan profesional. Namun, tahukah kamu apa sebenarnya pengertian dari dokumentasi menurut para ahli?
Dokumentasi, menurut kamus Bahasa Indonesia, adalah proses mencatat, merekam, atau mengabadikan suatu informasi atau kejadian dalam bentuk tertulis, visual, atau audio. Namun, tak hanya itu, para ahli juga memberikan sudut pandang yang lebih luas tentang konsep ini.
Seorang profesor di bidang manajemen perpustakaan, Barry Mahon, berpendapat bahwa dokumentasi adalah aktivitas yang menjamin terciptanya jejak tangan di dalam dunia pekerjaan. Menurutnya, setiap tindakan atau keputusan yang diambil harus didokumentasikan agar bisa digunakan sebagai acuan di masa mendatang.
Namun, persepsi tentang dokumentasi juga bersifat subjektif. Menurut Dr. David Nicholas, seorang profesor di bidang ilmu informasi, dokumentasi tak melulu sebatas catatan formal di kantor. Ia berpendapat bahwa dokumen juga bisa mencakup hal-hal informal seperti email, pesan teks, atau bahkan percakapan singkat di lingkungan kerja. Menurutnya, mengabadikan informasi dalam bentuk apa pun adalah langkah awal untuk memastikan pengetahuan tersebut tetap tersedia untuk semua pihak yang membutuhkannya.
Meskipun begitu, dokumentasi bukanlah tanpa tantangan. Suatu catatan bisa saja menjadi tidak efektif jika tidak tersusun dengan baik. Oleh karena itu, Richard Rappaport, seorang pengusaha dan penulis, menampakan pandangannya yang jenaka terhadap dokumentasi. Menurutnya, “Dokumentasi adalah seni membuat kekacauan terlihat teratur di atas kertas atau layar komputer.”
Dalam era digital seperti sekarang ini, dukungan perangkat lunak dan teknologi informasi semakin memudahkan proses dokumentasi. Namun, pengetahuan tentang arti dokumentasi dari sudut pandang para ahli tetap penting untuk dipegang. Dengan begitu, akan ada pemahaman yang lebih komprehensif tentang pentingnya mencatat, merekam, atau mengabadikan segala informasi yang berharga.
Dalam praktik sehari-hari, dokumentasi mungkin terasa membosankan dan terlupakan. Namun, melihat perspektif dari sudut pandang para ahli, kita bisa lebih menghargai proses ini. Dokumentasi adalah cara untuk menjamin bahwa kesuksesan masa lalu menjadi fondasi bagi pengembangan dan inovasi di masa depan. Jadi, tak ada salahnya kita lebih jeli dan tuntas dalam melakukan dokumentasi, baik dalam bentuk formal maupun informal.
Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli
Dalam dunia kerja, dokumentasi merupakan hal yang sangat penting dan tak bisa diabaikan. Dokumentasi adalah proses pembuatan, penyimpanan, dan pengorganisasian dokumen atau informasi secara tertulis, baik dalam bentuk fisik maupun digital. Dokumentasi dilakukan untuk menjaga keakuratan dan keamanan informasi, mempermudah pengambilan keputusan, serta menjadi referensi bagi pihak yang membutuhkan. Berikut adalah pengertian dokumentasi menurut para ahli.
1. Mulianta Sinaga
Mulianta Sinaga, seorang pakar manajemen, mengatakan bahwa dokumentasi adalah kegiatan mencatat dan menyimpan informasi yang berkaitan dengan pekerjaan atau aktivitas tertentu. Dokumentasi dilakukan untuk mencatat sejarah, memberikan bukti dan referensi, serta memudahkan koordinasi dan komunikasi antara berbagai pihak yang terlibat. Melalui dokumentasi, informasi dapat ditemukan dengan mudah dan efisien, sehingga mempercepat proses pengambilan keputusan.
2. Dr. Damarjati Susanto
Dr. Damarjati Susanto, seorang ahli manajemen bisnis, mengemukakan bahwa dokumentasi adalah proses mencatat, menyusun, dan menyimpan berbagai kegiatan dan informasi yang terjadi di dalam suatu organisasi. Dokumentasi bertujuan untuk memberikan pemahaman yang jelas tentang alur kerja, tanggung jawab, dan proses bisnis yang ada dalam organisasi. Dengan adanya dokumentasi yang baik, organisasi dapat memiliki panduan yang terstruktur untuk melaksanakan pekerjaan dengan efektif dan efisien.
Frequently Asked Questions
1. Apa saja jenis-jenis dokumentasi yang umum digunakan dalam dunia kerja?
Jenis-jenis dokumentasi yang umum digunakan dalam dunia kerja antara lain:
- Dokumen kebijakan dan prosedur: berisi aturan dan petunjuk yang harus diikuti oleh anggota organisasi.
- Dokumen laporan: berisi ringkasan atau evaluasi dari kegiatan atau proyek tertentu.
- Dokumen kontrak: berisi kesepakatan antara dua pihak terkait pekerjaan atau layanan yang akan dilakukan.
- Dokumen inventaris: berisi daftar atau catatan tentang aset atau barang yang dimiliki oleh organisasi.
- Dokumen riset: berisi hasil penelitian atau informasi yang ditemukan melalui studi atau eksperimen.
2. Mengapa dokumentasi penting dalam dunia kerja?
Dokumentasi penting dalam dunia kerja karena:
- Memudahkan pengambilan keputusan: Dokumentasi yang lengkap dan akurat dapat menjadi acuan yang bermanfaat bagi manajer atau pimpinan dalam mengambil keputusan terkait dengan perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian.
- Mengurangi kesalahan: Dengan adanya dokumentasi, informasi dapat tersimpan dengan baik dan diakses oleh pihak yang berwenang. Hal ini dapat mengurangi risiko terjadinya kesalahan pengolahan informasi yang dapat berdampak negatif pada kinerja dan reputasi organisasi.
- Mempercepat koordinasi dan komunikasi: Dokumentasi yang tersusun dengan baik mempermudah tim atau anggota organisasi dalam berkoordinasi dan berkomunikasi. Informasi yang terdokumentasi dengan jelas dapat disebarkan ke pihak yang membutuhkan tanpa perlu waktu lama untuk mencari informasi tersebut.
Kesimpulan
Dalam dunia kerja, dokumentasi memegang peranan penting dalam menjaga keakuratan informasi, mempermudah pengambilan keputusan, serta meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja. Jenis-jenis dokumentasi yang umum digunakan antara lain dokumen kebijakan dan prosedur, dokumen laporan, dokumen kontrak, dokumen inventaris, dan dokumen riset. Dengan adanya dokumentasi yang baik, organisasi dapat memiliki panduan yang terstruktur untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik dan mencegah terjadinya kesalahan yang dapat berdampak negatif. Oleh karena itu, penting bagi setiap individu dan organisasi untuk memberikan perhatian yang cukup terhadap proses dokumentasi dan memastikan bahwa informasi yang didokumentasikan dapat diakses dengan mudah dan tetap terjaga keakuratannya.
Anda sebagai pembaca pun dihimbau untuk selalu menjaga dan meningkatkan kualitas dokumentasi di tempat kerja Anda. Selalu lakukan pencatatan dan penyimpanan informasi dengan baik, sehingga dapat bermanfaat dalam menghadapi tantangan dan perubahan yang terjadi. Jika ada pertanyaan atau klarifikasi lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi pihak terkait atau melihat kembali dokumentasi yang telah dibuat. Dengan memiliki dokumentasi yang baik, Anda akan dapat bekerja dengan lebih efisien dan efektif, serta dapat mengatasi masalah dengan lebih cepat dan tepat.
