Dalam rangka menunjang berkembangnya suatu perusahaan, peningkatan kualitas tidak hanya dilakukan untuk produk saja. Tetapi, juga harus dilakukan pada sumber daya manusianya, termasuk karyawan dalam perusahaan tersebut. Untuk meningkatkan kualitas dari karyawan, perusahaan bisa menerapkan pelatihan dan pengembangan seperti dalam penjabaran berikut ini.
Daftar Isi
Analisis Kebutuhan Karyawan
Pelatihan atau training bagi karyawan merupakan proses edukasi yang bertujuan untuk mengembangkan keahlian dasar yang diperlukan dalam melaksanakan pekerjaan. Selain itu, pelatihan juga merupakan proses pembelajaran untuk menguasai keahlian terkait pekerjaan atau aktivitas yang relevan dengan bidang kerja yang dijalani.
Pelatihan memiliki peran penting dalam kontribusinya terhadap strategi bisnis. Dengan pelatihan, perusahaan dapat mengarahkan dan menyatukan tujuan pengembangan karyawan dengan tujuan utama organisasi. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan karyawan juga dapat meningkatkan efektivitas dalam organisasi secara keseluruhan.
Dalam merancang pelatihan, langkah awal yang penting adalah melakukan analisis kebutuhan karyawan. Analisis ini mencakup tiga aspek, yaitu task analysis, performance analysis, dan person analysis. Task analysis mencakup informasi rinci tentang pekerjaan (job analysis) yang mencantumkan keahlian yang dibutuhkan, terutama bagi karyawan baru.
Performance analysis memberikan informasi tentang strategi perusahaan dan analisis kinerja organisasi. Tujuannya adalah untuk memberikan standar penilaian kinerja agar karyawan dapat mengikutinya. Analisis kinerja juga akan menunjukkan seberapa besar kesenjangan antara keahlian yang dimiliki oleh karyawan baru dan karyawan yang sudah berpengalaman. Sementara itu, person analysis memberikan informasi mengenai motivasi dan kebutuhan pribadi karyawan yang akan mengikuti pelatihan.
Dengan adanya analisis kebutuhan karyawan yang komprehensif, perusahaan dapat merancang program pelatihan yang sesuai dan efektif untuk meningkatkan kemampuan karyawan dan mendukung pencapaian tujuan organisasi.
Jenis-Jenis Pelatihan Karyawan
Pada dasarnya ada dua jenis pelatihan pada karyawan yaitu on-the-job training dan Off-the-job training. Keduanya memiliki kekurangan dan kelebihan masing-masing. Pemilihan metode pelatihan ini ditentukan berdasarkan kebutuhan perusahaan dan karyawan. Berikut penjelasan lebih lanjut.
1. On-the-job training (OnJT)
Pelatihan tipe ini dilakukan sekaligus dalam proses bekerja. Jadi, karyawan baru belajar dari praktek langsung. OnJT memiliki beberapa metode seperti coaching, rotasi pekerjaan, dan penugasan khusus. Keuntungan dari OnJT adalah low-cost training dan pemberian feedback yang dilakukan sesegera mungkin. Berikut ini adalah beberapa metode yang termasuk on-the-job training:
- Apprenticeship training. Dalam pelatihan ini dikombinasikan seorang karyawan yang sudah mahir dengan karyawan baru dalam satu tim dan melakukan on-the-job training.
- Job instruction training (JIT). metode ini dilakukan dengan memberikan daftar pekerjaan mulai dari tugas dasar, key point dan perintah dasar yang dituliskan tahap demi tahap untuk dilaksanakan mandiri oleh karyawan baru.
- Job coaching. Trainer mengumpulkan para karyawan baru dan memberikan presentasi mengenai pekerjaan yang harus mereka lakukan di awal mulai bekerja.
- Job rotation. Pelatihan ini dilakukan untuk memberikan pengalaman baru terhadap karyawan di divisi yang berbeda.
2. Off-the-job training (OfJT)
Pelatihan tipe ini dilakukan terpisah dari jadwal pekerjaan. Dialokasikan waktu dan ruangan khusus untuk pelatihan sebelum melakukan pekerjaan yang sebenarnya. Kelebihan dari OfJT adalah trainer bisa dipastikan sudah berpengalaman, lebih terorganisir prosesnya, dan lebih efisien.
Namun ada pula kekurangannya, yaitu terlalu formal, tidak langsung bekenalan dengan konteks pekerjaan, mengeluarkan lebih banyak biaya training, dan pelatihan ini hanya berdasar konsep. Berikut adalah contoh metode dari off-the-job training:
- Classroom lectures. Metode ini dilakukan dengan pemberian presentasi oleh instruktur dan peserta dikumpulkan dalam satu tempat.
- Audio-visual. Pelatihan tipe ini bisa dilakukan dengan menonton video atau rekaman presentasi mengenai pekerjaan.
- Simulasi. Pelatihan dibuat mirip dengan tempat kerja dan pekerjaan yang sesungguhnya. Biasanya menggunakan konsep role play.
- Studi kasus. Pelatihan diberikan dengan deskripsi tertulis mengenai kondisi perusahaan dan para karyawan peserta pelatihan diberikan instruksi untuk melakukan analis berdasarkan data.
Perbedaan Pelatihan Karyawan dan Pengembangan Karyawan
Mungkin ada yang menganggap pelatihan karyawan dan pengembangan karyawan sebagai hal yang sama. Padahal, keduanya memiliki banyak perbedaan dalam beberapa aspek.
Pelatihan atau training berfokus pada pelatihan keahlian, kegiatan formal yang wajib bagi karyawan baru, dan juga disesuaikan dengan kebutuhan dan kesenjangan. Selain itu, tujuan utama training adalah untuk meningkatkan keahlian kerja berhubungan dengan efisiensi dan kinerja.
Sedangkan, pengembangan karyawan (employee development) adalah proses belajar yang tidak terikat ketentuan. Pengembangan ini bukan formal dari perintah perusahaan, melainkan ambisi individu untuk mencapai tujuan/prestasi.
Jika tujuan utama training adalah meningkatkan keahlian kerja yang berhubungan dengan efisiensi dan kinerja maka development bertujuan untuk meningkatkan efektivitas individu termasuk efisiensi dalam melakukan pekerjaan. Berikut ini merupakan beberapa pendekatan/program dalam pengembangan karyawan:
- Pendidikan formal. Program ini biasanya berupa pemberian materi singkat dari konsultan atau pengajar di universitas utamanya program Magister Business Administration (MBA). Bisa juga dengan pemberian beasiswa pada karyawan untuk meningkatkan level pendidikannya di universitas yang sudah ditentukan perusahaan.
- Penilaian (assessment) dan evaluasi. Metode ini dilakukan dengan mengumpulkan informasi dan memberikan feedback kepada karyawan tentang tindakan, gaya komunikasi, dan keahlian mereka. Hal ini dilakukan untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan yang ada saat ini.
- Pemberian pengalaman kerja. Pengalaman ini bisa berupa hubungan antar karyawan, permasalahan, tugas-tugas, dan segala hal yang dihadapi karyawan dalam menjalankan pekerjaannya. Kebanyakan pengajaran berharga terjadi melalui pengalaman ini.
- Hubungan interpersonal. Karyawan bisa juga mengembangkan keahlian dan meningkatkan pengetahuan tentang perusahaan dan pelanggan dengan berinteraksi lebih banyak bersama karyawan yang lebih berpengalaman. Hubungan interpersonal ini dapat dijangkau melalui mentoring dan coaching.
Jadi, pelatihan dan pengembangan karyawan adalah dua hal yang berbeda. Pelatihan karyawan belum tentu pengembangan karyawan. Namun pengembangan sudah pasti melibatkan pelatihan pada karyawan.
Sekian penjabaran mengenai pelatihan dan pengembangan karyawan dalam suatu perusahaan. Kedua hal tersebut memang sangat disarankan untuk diterapkan oleh perusahaan manapun, terutama jika perusahaan ingin mengembangkan bisnisnya untuk lebih berkembang lagi.
Sumber:
Training and Development Methods. (2013, May 15). Diakses pada 2 Februari 2017, dari hrwale.com: http://www.hrwale.com/2013/05/15/training-and-development-methods/
