Selain berfokus pada pencapaian tujuan, sebuah perusahaan juga harus memiliki fokus pada manajemen kinerja karyawan. Manajemen Kinerja karyawan perlu dikelola dengan baik supaya tujuan perusahaan juga dapat tercapai. Dalam hal pengelolaan kinerja karyawan tersebut, ada istilah yang disebut dengan performance management.
Istilah ini meliputi proses identifikasi, menilai, dan mengembangkan kinerja individu serta tim supaya tercipta keselarasan dengan tujuan perusahaan yang kemudian akan dijelaskan lebih lanjut berikut ini.
Daftar Isi
Pengertian Performance Management
Manajemen kinerja karyawan adalah suatu proses yang dilakukan oleh perusahaan untuk memastikan karyawan bekerja sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Proses ini sering kali melibatkan evaluasi kinerja yang diselenggarakan secara berkala. Evaluasi kinerja bertujuan untuk menilai sejauh mana kinerja karyawan berkaitan dengan standar dan target yang telah ditetapkan.
Bagi divisi kepegawaian atau HRD, evaluasi kinerja memiliki banyak manfaat lebih lanjut. Dengan melakukan performance management dan evaluasi kinerja dengan baik, perusahaan dapat memaksimalkan potensi karyawan, meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan, serta memberikan kesempatan bagi pengembangan dan kemajuan karir bagi karyawan.
Pentingnya Evaluasi Kinerja
Evaluasi kinerja karyawan menjadi perkara yang penting karena beberapa hal seperti; (1) Evaluasi ini akan menjadi bahan untuk proses pemberdayaan SDM lainnya, (2) Untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan karyawan, (3) Memotivasi karyawan, dan (4) Membuat karyawan menjadi fokus pada pekerjaannya.
Evaluasi kinerja tentunya melibatkan karyawan (sebagai pihak yang dievaluasi/assessed), Supervisor (sebagai pemberi evaluasi/assessor) dan divisi kepegawaian. Tahapan evaluasi kinerja dimulai dari penentuan tujuan dan posisi mana yang akan dievaluasi. Hal ini dirumuskan oleh assessor bersama dengan HRD.
Kemudian, melangkah ke tahap selanjutnya berupa diskusi antara assessor dan karyawan. Langkah ketiga adalah pengisian form penilaian oleh assessor dan HRD. Setelah hasilnya diketahui, HRD akan memberikan saran perbaikan pada karyawan. Proses akan terus berulang secara periodik supaya kinerja pegawai dan peningkatannya bisa maksimal.
Karyawan dengan kinerja baik namun kurang semangat akan diberkan motivasi dan konsultasi. Sedangkan, karyawan dengan kinerja baik dan memuaskan bisa diberikan motivasi melalui pemberian rewards yang beragam mulai dari bonus, insentif, promosi jabatan dan lain-lain.
Desain Evaluasi Kinerja
Pembahasan manajemen kinerja karyawan selanjutnya adalah desain evaluasi kinerja. Ada empat bagian dari desain penilaian kinerja ini yaitu; apa, siapa, kapan dan bagaimana. Bagian pertama adalah apa, tentukan lebih dulu apa yang ingin dievaluasi, meliputi targetnya (divisi apa), apa kompetensi yang akan dinilai (pengetahuan, keterampilan atau sikap).
Bagian kedua dari proses desain evaluasi kinerja adalah menentukan siapa. Siapa yang akan dievaluasi (individu atau tim) dan siapa yang seharusnya melakukan penilaian ini (supervisor, rekan kerja, individu itu sendiri, pelanggan, atau bahkan 360 derajat/ evaluasi dari seluruh sudut pandang).
Bagian ketiga dari proses ini adalah kapan. Kapan sebaiknya evaluasi dilakukan? Termasuk penentuan periodisasinya. Periode ini bisa jangka pendek dan jangka panjang. Jangka pendek misalnya evaluasi bulanan, tiga bulanan atau enam bulanan. Sedangkan jangka panjang bisa menggunakan evaluasi tahunan.
Yang terakhir adalah bagaimana. Bagaimana formatnya? Bagaimana proses evaluasinya (pertemuan tatap muka atau online). Bagaimana memberikan training untuk supervisor dan assessornya? Semua ini bergantung pada metode yang dipilih.
Lalu, tentukan standar penilaiannya yang penghitungannya (kualitatif atau kuantitatif) berbeda untuk setiap metode. Ada beberapa metode yang bisa digunakan yaitu:
Graphic Rating Scale
Kuesioner yang diisi oleh assessor tentang kinerja karyawan. Kuesioner berisi beberapa faktor penilaian dengan skala tertentu. Kelebihan metode ini ialah mudah untuk digunakan dan menyajikan penilaian kuantitatif. Sedangkan kekurangannya adalah penentuan penialaiannya kurang jelas dan berpotensi memberikan penilaian secara bias.
Alternation Ranking Method
Media ini diisi oleh karyawan dengan cara memberikan ranking pada karyawan lainnya yang bekerja dalam satu tim. Daftar ini akan memberikan informasi siapa saja karyawan yang berada di ranking kinerja teratas dan yang paling bawah.
Cara melakukan penialaian menggunakan metode ini meliputi tiga tahap. Pertama, tentukan siapa saja karyawan yang akan diberikan penialian dan tuliskan setiap nama dari setiap karyawan. Tahap selanjutnya adalah pilih karyawan yang berada di ranking tertinggi lalu terendah. Ketiga, lanjutkan kembali untuk memilih karyawan yang berada ranking terendah lalu selanjutnya diisi ranking terendah hingga semua karyawan mendapatkan penialaian.
Kelebihannya ialah mudah untuk digunakan (tetapi tidak semudah pada Graphic Rating Scale), menghindari kecenderungan permasalahan yang biasanya terdapat pada penialain berbasis skala. Kekurangannya berupa penilaian ini memicu ketidakadilan antar karyawan dan ketidak setujuan atas penilaian yang telah didapatkan.
Paired Comparison Method
Metode ini menggunakan lembar evaluasi yang cocok untuk evaluasi kinerja berkelompok. Jadi, lembar penilaian berisi nama anggota kelompok yang dibuatkan matriks berpasangan. Karyawan atau assessor memberikan tanda (+) yang artinya lebih baik daripada, dan tanda (-) yang berarti lebih buruk daripada.
Nantinya, setiap anggota kelompok akan dibandingkan satu sama lain dan didapatkan informasi mengenai kelebihan dan kekurangan masing-masing. Metode ini membantu Anda untuk mengatur prioritas mana ada tuntutan yang saling bertentangan pada sumber daya. Kekurangannya adalah dapat menjadi berguna apabila tidak memiliki data obyektif untuk menganalisa hasil penilaian ini.
Forced Distribution Method
Metode ini menggunakan skala persebaran untuk menentukan mana karyawan yang kinerjanya bagus dan mana yang kurang. Skala tersebut umumnya dibuat dengan interval sebagai berikut:
50% Karyawan dengan kinerja tinggi
40% Karyawan dengan kinerja rata-rata atas
30% Karyawan dengan kinerja rata-rata
20% Karyawan dengan kinerja rata-rata bawah
15% Karyawan dengan kinerja rendah
Metode ini membuat waktu penilaian jadi lebih singkat. Namun, metode ini juga kurang akurat karena hanya memasukkan karyawan ke interval yang sudah dibuat. Bisa terjadi kecemburuan di antara karyawan apabila pengelompokkannya tidak tepat.
Behaviorally Anchor Rating Method (BARS)
Metode-metode di atas dapat menjadi pilihan untuk desain evaluasi kinerja. Hal yang perlu diperhatikan dalam pemilihan metode ini adalah kesesuaian metode dengan tujuan evaluasi perusahaan.
Potensi Masalah dalam Evaluasi Kinerja
Pembahasan manajemen kinerja karyawan selanjutnya adalah potensi masalah dalam evaluasi kinerja. Perlu diperhatikan pula beberapa potensi masalah yang bisa muncul dalam proses penilaian kinerja ini. Karena masalah dalam proses evaluasi akan mempengaruhi hasil dan mengurangi keakuratan hasil. Beberapa permasalahan tersebut diantaranya:
- Standar yang tidak jelas berakibat pada data yang bias
Untuk menghindari masalah ini, pembuatan alat penilaian harus ditulis secara jelas dan detail. Bila perlu, adakan dulu sosialisasi mengenai pengisian form penilaian.
- Efek halo, hampir mirip dengan subjektivitas penilaian
Penilaian positif akan diberikan pada karyawan yang disukai oleh penilai. Untuk menghindarinya diperlukan kesadaran dan pelatihan untuk berlaku profesional dan objektif.
- Kecenderungan terpusat (central tendency)
Terjadi bila penilai memberikan nilai yang sama untuk semua karyawan di peringkat rata-rata. Hal ini dilakukan untuk menghindari penilaian yang terlalu rendah dan terlalu tinggi. Untuk mengatasinya bisa dilakukan dengan tidak menggunakan skala grafis, misalnya gunakan tipe jawaban ya dan tidak.
- Longgar dan ketat
Penyebab masalah ini adalah kecenderungan subjektivitas atasan memberikan nilai yang tinggi maupun rendah kepada semua bawahannya tanpa kecuali. Cara mengatasinya bisa digunakan cara yang sama untuk mengatasi kecenderungan terpusat. Sebelum melakukan evaluasi kinerja, alangkah baiknya jika HRD melakukan training pada seluruh tim penilai.
- Recency effect
Bias ini terjadi ketika assessor melakukan penilaian hanya berdasarkan kejadian yang baru saja berlalu dalam rentang waktu yang pendek. Untuk menghindarinya bisa dilakukan evaluasi secara berkala sehingga data yang didapat dapat dibandingkan dari setiap periode.
Penilaian kinerja memang baiknya dilakukan untuk mengetahui perkembangan kinerja karyawan. Selain mengadakan penilaian kinerja secara teratur, ada baiknya juga memilih metode penilaian yang sesuai untuk menghindari permasalahan-permasalahan yang mungkin timbul karena bias.
Jadi, demikian pengenalan mengenai manajemen kinerja karyawan yang digunakan sebagai salah satu upaya perusahaan dalam mencapai tujuannya. Dalam melakukan manajemen performa tersebut, memang dibutuhkan metode yang tepat guna mendapatkan hasil pengembangan karyawan yang baik pula.
