Jika kamu sudah membaca beberapa artikel tentang humas (hubungan masyarakat) atau PR (public relations), kamu sudah pasti tahu bahwa tugas mereka tidak hanya menjaga komunikasi eksternal agar tetap berjalan dengan baik saja, tetapi juga menjaga komunikasi internal perusahaan tetap baik. Setidaknya humas menjaga bahwa aliran informasi dalam organisasinya berjalan lancar.
Kelancaran informasi dalam organisasi ini sangat penting, loh. Untuk itu, perlu adanya komunikasi internal yang terjalin dengan baik. Untuk tau lebih lanjut tentang komunikasi internal, baca artikel ini sampai habis, ya.
Daftar Isi
Pengertian dan Konsep Komunikasi Internal
Pada dasarnya komunikasi internal merupakan bagian dari komunikasi organisasi. Zelko dan Danced (dalam Asyifa, 2016) mengatakan bahwa komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang saling bergantung satu sama lain yang terdiri dari komunikasi internal dan komunikasi eksternal.
Ada beberapa definisi komunikasi internal yang disampaikan oleh para ahli. Salah satunya definisi komunikasi internal yang disampaikan oleh Frank dan Brownell (1989, dalam Dolphin, 2005). Menurutnya, komunikasi internal adalah transaksi atau interaksi antara individu dan kelompok di berbagai tingkatan dan dalam berbagai bidang spesialisasi. Transaksi atau interaksi ini dimaksudkan untuk mendesain ulang atau merancang organisasi dan mengoordinasikan kegiatan sehari-hari.
Definisi komunikasi internal yang lebih sederhana disampaikan oleh Bovee dan Thill (2000, dalam Kalla, 2005). Menurutnya komunikasi internal adalah pertukaran informasi dan ide yang terjadi di dalam organisasi.
Sedikit berbeda dengan definisi di atas, Argenti (2003, dalam Kalla, 2005) mengatakan bahwa komunikasi internal adalah tentang menciptakan atmosfer rasa hormat untuk semua karyawan dalam suatu organisasi. Komunikasi yang datang dari manajemen harus langsung dilakukan dari satu manajer ke manajer berikutnya, dari pengawas ke karyawan, tetapi ketika perusahaan tumbuh menjadi perusahaan yang lebih besar dan lebih kompleks, hal ini seringkali menjadi lebih sulit. Maka dari itu diperlukan komunikasi internal yang baik di dalamnya.
Baca juga: Komunikasi Pemasaran Terpadu
Tujuan dan Fungsi Komunikasi Internal
Jika kamu lihat kembali definisi di atas secara tidak langsung mengatakan tentang fungsi dari adanya komunikasi internal. Dalam sebuah organisasi atau perusahaan, ketika ia menjadi semakin besar dan berkembang ada banyak divisi atau departemen yang bekerja. Dengan banyaknya orang yang terlibat, perlu adanya komunikasi internal untuk menyamakan visi, misi, dan teknik untuk mencapai tujuan bersama. Bahkan terkadang, ketika visi dan misi mereka sudah sama, belum tentu praktik di lapangan seragam dan sesuai dengan yang sudah disepakati bersama.
Komunikasi internal yang ada di dalam organisasi atau perusahaan dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara timbal balik, menghilangkan kesalahpahaman atau hambatan komunikasi antara manajemen perusahaan dengan karyawan, sebagai sarana komunikasi untuk menjelaskan tentang kebijakan dan peraturan. Selain itu, komunikasi internal juga dapat digunakan sebagai sarana karyawan untuk menyampaikan saran, keinginan, dan laporan kepada pihak manajemen atau pimpinan perusahaan (Ruslan, 1992, h.256).
Dalam praktiknya, komunikasi yang terjadi di dalam sebuah organisasi seringkali mengalami hambatan. Terlebih lagi jika komunikasi yang dilakukan dari bawah ke atas. Menurut Pace dan Faules (1998, h.191) ada banyak faktor yang menyebabkan komunikasi dari karyawan kepada manajemen tidak semudah yang dibayangkan. Salah satunya adalah karena banyak karyawan yang kerap kali menyembunyikan pikirannya.
Beberapa penelitian mengatakan bahwa banyak karyawan yang berpikir mereka akan mendapatkan kesulitan jika mereka mengeluarkan opininya di depan pimpinan. Sehingga cara terbaik yang bisa mereka lakukan adalah dengan bersikap sepakat terhadap para pimpinan.
Selain itu, para karyawan juga sering berpikir bahwa para pimpinan tidak memiliki banyak waktu untuk memperhatikan dan mendengar aspirasi karyawan. Terlebih lagi terkadang mereka merasa pimpinan tidak akan tertarik dengan masalah yang disampaikan oleh karyawan (Asyifa, 2016).
Quible dan kawan-kawan mengelompokkan definisi dari komunikasi internal menjadi tiga. Pertama, fungsi informasi. Komunikasi internal memiliki fungsi untuk memberi dan mencari informasi terkait kepentingan tugas atau pribadi, visi, misi, masalah, pengetahuan, pekerjaan, data, dan lain-lain.
Fungsi kedua adalah fungsi persuasi atau motivasi. Dalam komunikasi yang terjadi di suatu organisasi, perlu adanya komunikasi yang saling mempersuasi untuk menarik simpati atau minat. Fungsi ketiga dari komunikasi internal adalah fungsi kontrol. Fungsi kontrol ini dimaksudkan untuk menginformasikan mengenai apa yang harus dikerjakan dan yang tidak perlu dilakukan oleh karyawan.
Ruang Lingkup Komunikasi Internal
Komunikasi internal dalam suatu organisasi dilakukan dan diperuntukkan oleh publik internal. Publik internal yang dimaksud di sini bisa dibedakan menjadi dua, menurut Grunig & Hunt yaitu stakeholder dan linkages atau yang berkaitan.
Stakeholder adalah individu atau kelompok yang dapat memengaruhi atau dipengaruhi oleh tindakan, keputusan, kebijakan, praktik, atau tujuan organisasi. Karyawan atau koalisi manajerial juga termasuk dalam stakeholder. Menurut Aselina Trihastuti (2019, h.13-14), yang termasuk dalam stakeholder adalah owner atau pemilik saham, direktur, dan kepala divisi.
Dalam sebuah organisasi atau perusahaan, masing-masing individu saling bergantung dan terkait satu sama lain. Mengacu pada konsep linkage dari Patrisia Parson dan Esman yang mengatakan bahwa dalam sebuah organiasasi terdapat sistem-sistem yang saling berpenetrasi yang bisa disebut dengan organizational set. Organizational set ini terdiri dari input set dan output set.
Input set merupakan divisi yang memberikan suplai masukan. Misalnya, divisi pemasaran memberi tahu divisi desain mengenai ide desain produk yang sesuai dengan strategi pemasaran yang sudah didiskusikan sebelumnya. Sedangkan output set merupakan divisi yang menggunakan hasil keluaran atau informasi dari divisi lain. Misalnya divisi penjualan menerima informasi dari divisi pemasaran untuk melakukan promosi akhir tahun.
Jenis-jenis Komunikasi Internal
Komunikasi internal dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu (Rumanti, 2002) :
Komunikasi Personal
Komunikasi personal ini bisa disebut juga dengan komunikasi antarpribadi. Komunikasi antarpribadi adalah interaksi verbal dan nonverbal antara dua orang atau lebih dalam hubungan orang yang saling bergantung satu sama lain (DeVito, 2013). Komunikasi personal yang dilakukan ini bisa secara langsung tatap muka atau menggunakan media seperti telepon atau memorandum. Komunikasi semacam ini bisa terjadi pada pimpinan dengan karyawan, sesama karyawan, atau sesama pimpinan.
Komunikasi Kelompok
Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang terjadi antara komunikator dengan sekelompok orang yang dihubungkan dengan tujuan yang sama. Dalam komunikasi kelompok ini masing-masing orang dapat memengaruhi satu sama lain dan melakukan interaksi dengan tujuan tertentu. Dalam dunia kerja, hal ini seringkali ditemui pada momen seperti rapat atau pertemuan-pertemuan kantor lainnya.
Baca juga: Mengenal Apa itu Audit Komunikasi
Proses dan Jaringan Komunikasi dalam Perusahaan
Dalam sebuah organisasi biasanya terdapat jaringan. Jaringan yang dimaksud adalah sistem interaksi baik formal maupun informal, yang digunakan dalam suatu organisasi dan antarorganisasi.
Pada kenyataannya jaringan ini semacam perkumpulan atau kelompok yang saling berbagi informasi satu sama lain. Kelompok ini berkumpul karena beberapa alasan, bisa jadi karena kesamaan hobi, jabatan, atau tujuan.
Thomas Harris (2002, h.203) membedakan jaringan menjadi delapan jenis. Ia membedakan jaringan berdasarkan fungsi dan aktivitas dari jaringan tersebut. Kedelapan jenis jaringan ini terdiri dari jaringan para ahli, dimana orang-orang yang ahli di bidangnya berkumpul, jaringan status, jaringan pertemanan, jaringan sosial, jaringan keahlian, yakni jaringan yang terbentuk dengan tujuan utama memperoleh informasi dan bantuan untuk memenuhi tugas atau perencanaan, dan yang terakhir adalah jaringan wewenang.
Manajemen Komunikasi Internal
Menurut Brad Whitworth (dalam Gillis, 2006, h.205) ada tiga dasar fundamental dalam program komunikasi internal, yaitu :
Hierarki Komunikasi
Para pimpinan seperti direktur, manajer, pengawas, bahkan CEO (Chief Executive Officer) dan wakilnya memiliki peran penting untuk menciptakan komunikasi internal yang efektif. Para pimpinan perusahaan memang sudah seharusnya menganggap bahwa komunikasi internal merupakan hal yang serius. Para karyawan sangat mengharapkan bahwa pimpinan perusahaan atau organisasi berbagi gagasan serta sudut pandang mereka dengan seluruh tim. Mereka juga mengharapkan komunikasi yang terbuka, jujur, dan kredibel. Lebih jauh, para karyawan mengharapkan para pimpinannya bercerita tentang kisahnya.
Hal ini menunjukkan bahwa komunikasi yang efektif tidak hanya dipraktikan dalam bentuk laporan tiap bulan dan pesan yang dikirim melalui e-mail pada semua karyawan saja. Namun juga, pertemuan karyawan secara teratur, pertemuan informal, atau obrolan saat makan siang juga penting untuk dilakukan dalam menjalin komunikasi. Maka dari itu, para pimpinan yang berada di manajemen puncak perlu menerapkan MBWA (management by wandering around) agar dapat tercipta diskusi dua arah.
Komunikasi Media Massa
Media massa yang dimaksud dalam organisasi adalah seperti newsletter, e-mail, blog dan media lain yang dapat menjangkau karyawan secara luas. Hal ini diperlukan agar informasi dalam organisasi berjalan lebih lancar.
Beberapa orang di dalam organisasi sangat mudah untuk melakukan komunikasi dengan banyak orang, namun di sisi lain ada juga orang-orang yang tidak membagi gagasannya dan tidak bisa melakukan komunikasi dengan banyak orang sekaligus. Hal ini bisa jadi menghambat arus informasi dalam organisasi.
Maka dari itu agar hambatan arus informasi ini tidak semakin membesar, kita bisa memanfaatkan media massa untuk menyebarkan informasi untuk khalayak internal perusahaan. Terlebih lagi jika perusahaan atau organisasi ini termasuk dalam skala besar dan memiliki banyak karyawan. Akan lebih efektif jika memanfaatkan teknologi media massa.
Jaringan Nonformal
Hal ini kerap kali diabaikan, padahal melalui jaringan ini ada banyak informasi yang mengalir yang bisa jadi tidak terlihat di permukaan. Jaringan nonformal ini terbentuk dari berbagai macam pertemuan yang sederhana, seperti pada saat makan siang, atau acara olahraga bersama dengan rekan-rekan kantor. Pada pertemuan-pertemuan semacam itu kerap kali terjadi pembicaraan mengenai perusahaan atau organisasi, ada banyak informasi yang dipertukarkan pada pertemuan-pertemuan semacam ini. Bahkan bisa jadi mereka berdiskusi mengenai produk, jasa, atau kebijakan yang terbaik yang seharusnya diambil oleh perusahaan atau organisasi mereka. Hal ini pun juga didasari untuk kepentingan bersama.
Baca juga: Mengenal Teori Komunikasi Organisasi
Pemahaman Akhir
Komunikasi internal merupakan bagian yang penting dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Tugas humas atau PR tidak hanya terbatas pada menjaga komunikasi eksternal, tetapi juga menjaga komunikasi internal agar berjalan dengan baik. Komunikasi internal memiliki tujuan untuk menyatukan visi, misi, dan praktik dalam organisasi serta memastikan aliran informasi yang lancar di antara anggota organisasi.
Terdapat beberapa definisi komunikasi internal yang disampaikan oleh para ahli, namun pada dasarnya komunikasi internal adalah pertukaran informasi dan ide yang terjadi di dalam organisasi. Tujuan dari komunikasi internal adalah untuk memastikan kesepahaman, menghilangkan hambatan komunikasi, menyampaikan kebijakan dan peraturan, serta memberikan kesempatan bagi karyawan untuk menyampaikan saran, keinginan, dan laporan kepada manajemen.
Komunikasi internal dapat dibedakan menjadi komunikasi personal antarpribadi dan komunikasi kelompok. Komunikasi personal terjadi antara dua individu atau lebih, baik secara langsung maupun melalui media komunikasi seperti telepon atau memorandum. Sementara komunikasi kelompok terjadi antara komunikator dengan sekelompok orang yang memiliki tujuan yang sama, seperti dalam rapat atau pertemuan.
Dalam sebuah organisasi, terdapat jaringan komunikasi yang terdiri dari interaksi formal dan informal antar individu atau kelompok yang saling berbagi informasi. Jaringan komunikasi ini memainkan peran penting dalam menghubungkan berbagai divisi atau departemen dalam organisasi.
Manajemen komunikasi internal melibatkan para pimpinan dalam menciptakan komunikasi yang efektif, baik melalui hierarki komunikasi maupun komunikasi melalui media massa. Para pimpinan perlu berkomunikasi secara terbuka, jujur, dan kredibel dengan karyawan, serta melibatkan mereka dalam diskusi dan pertemuan secara rutin. Selain itu, media massa seperti newsletter, e-mail, dan blog dapat digunakan untuk menyebarkan informasi secara luas di dalam organisasi. Selain itu, jaringan komunikasi nonformal, seperti pertemuan santai di luar jam kerja, juga dapat menjadi sumber informasi yang berharga.
Dalam rangka memastikan komunikasi internal yang efektif, perlu diterapkan manajemen komunikasi yang baik dengan memanfaatkan hierarki komunikasi, media massa, dan jaringan nonformal. Dengan demikian, informasi dapat mengalir dengan lancar di dalam organisasi, hambatan komunikasi dapat diatasi, dan kesepahaman antar anggota organisasi dapat terjaga.
Kesimpulannya, komunikasi internal merupakan aspek penting dalam keberhasilan sebuah organisasi. Dengan menjaga komunikasi internal yang baik, organisasi dapat mencapai tujuan bersama, memperkuat hubungan antar anggota organisasi, dan meningkatkan efisiensi serta kinerja keseluruhan.
Penjelasan di atas merupakan perwakilan saja dari materi tentang komunikasi internal. Untuk lebih detailnya kamu bisa cari tahu lebih lanjut melalui referensi yang ada di bawah. Semoga artikel ini cukup membantu kamu untuk memahami komunikasi internal. Semangat belajar.
Referensi
Asyifa, N. (2016). Implementasi Komunikasi Internal dalam Membangun Loyalitas Karyawan. Wacama, 1. 1-85.
Dolphin, R. (2005). Internal Communications : Today’s Strategic Imperative. Journal of Marketing Communications, 3. 171-190.
Faules, D. & Pace, W. (2005). Komunikasi Organisasi. Bandung : PT Remaja Rosdakarya.
Gillis, T. (2006). The IABC Handbook of Organizational Communication : A Guide to Internal Communication, Public Relations, Marketing, and Leadership. San Francisco : Jossey-Bass.
Harris, T. (2002). Applied Organizational Communication : Principles and Pragmatics for Future Practice Second Edition. New Jersey : lawrence Erlbaum Associates, Inc.
Kalla, H. (2005). Integrated Internal Communications : A Multidisciplinary Perspective. Corporate Communications : An International Journal, 10. 302-314.
Rumanti, M.(2002). Dasar-dasar Public Relations : Teori dan Praktik. Jakarta : PT Gramedia Widiasarana Indonesia.
Ruslan,Rosady. (2002). Kiat danStrategi Kampanye Public Relations. Jakarta : Raja Grafiondo.
Trihastuti,A. (2019). Komunikasi Internal Organisasi. Sleman : Deepublish Publisher.
