Home Penghasilan Dunia Kerja Cara Komunikasi Efektif di Kantor

Cara Komunikasi Efektif di Kantor

Siapa pun yang telah berkolaborasi dengan kolega dalam kelompok sebuah proyek tahu betapa sulitnya untuk berbagi dan menerima ide. Dalam menggerakkan proyek, sangat penting bagi semua orang untuk berkomunikasi.

Hal yang sama berlaku bahkan ketika Kamu mengirim email ke satu rekan kerja. Jika Kamu sampai mengatakan hal yang salah atau memilih kata yang kurang tepat, maka Kamu bisa merusak atau bahkan membahayakan hubungan profesional dengan mereka.

Tapi kabar baiknya adalah Kamu akan mendapatkan berbagai strategi untuk meningkatkan cara  berkomunikasi agar lebih efektif di tempat kerja, hanya dengan membaca ulasan di bawah ini!

Menguasai Dasar-Dasar Komunikasi

cara komunikasi efektif di kantor
Sumber foto : www.sapho.com

Untuk menjadi komunikator yang lebih baik, Kamu harus mendengarkan, mengamati, mengatur, sehingga kemudian bisa terhubung. Langkah ini sangat penting sebagai tahap dasar sebelum memulai komunikasi dengan rekan kerja atau bahkan kolega.

Karena dengan memahami skema pemikiran diatas Kamu akan lebih mudah dalam menyusun strategi. Sehingga keberhasilan untuk mencapai suatu komunikasi yang efektif akan bisa tercapai.

Memahami Gaya Komunikasi

cara komunikasi efektif di kantor
Sumber foto : www.inc.com

Ketika Kamu sedang mencari tahu bagaimana gaya Kamu berkomunikasi dengan orang lain, Kamu mungkin ingin refleksi diri. Misalnya, apakah Kamu seorang introvert yang membutuhkan waktu untuk memproses dan merenung, atau seorang ekstrovert yang ingin berpikir keras dan mendapatkan feedback langsung?

Kedua tipe kepribadian itu akan sangat berpengaruh dalam proses belajar berkomunikasi. Karena tentu saja keduanya adalah tipe yang bertolak belakang. Tapi jika Kamu bisa memastikan dengan segera pribadi Kamu adalah tipe yang mana, Kamu akan lebih mudah untuk tahap belajar komunikasi yang selanjutnya.

Pastinya juga akan mempermudah kamu untuk menentukan metode yg lebih tepat dan efisien. Tes kepribadian seperti Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) akan sangat berguna dalam mengevaluasi tipe kepribadian dan juga akan mempermudah untuk memahami tipe kepribadian orang-orang di sekitarmu.

Baca juga: Surat Lamaran Kerja

Misalnya, Kamu perlu menerapkan pendekatan berbeda dengan pengambil keputusan yang digambarkan sebagai “pemikir” atau “perasa” di MBTI. Pemikir akan didasari dengan skema alasan sebab akibat. Saat berkomunikasi dengan pemikir, Kamu akan lebih fokus pada fakta dan logika.

Sedangkan Perasa di sisi lain, lebih banyak bergantung pada nilai-nilai pribadi. Saat terlibat dengan perasa, Kamu akan menarik nilai-nilai itu dan menekankan dampaknya pada orang lain. Begitulah perbedaan keduanya, sekarang Kamu bisa gambaran yang lebih jelas kan?

Pemecahan Masalah Kelompok

cara komunikasi efektif di kantor
Sumber foto : phys.org

Bahkan ketika Kamu memahami gaya komunikasi Kamu dan kolega, Kamu tetap saja kadang-kadang akan mengalami konflik dan kesalahpahaman, terutama di antara kelompok-kelompok. Ketika masalah muncul dalam suatu kelompok, Kamu mungkin perlu meminta bantuan tim untuk menemukan solusinya dengan segera.

Cobalah  Lakukan Diskusi Kelompok

Untuk menghindari komunikasi yang kurang baik, Kamu bisa memulainya dengan mengirimkan agenda awal, nyatakan dengan jelas tujuan pertemuan di depan, susun sistematis pengambilan keputusan dengan kata kunci, dan klarifikasi kepemimpinan. Selama pertemuan, ikuti empat langkah ini:

cara komunikasi efektif di kantor
Sumber foto : business.tutsplus.com

Identifikasi Masalahnya

Kamu tidak bisa memecahkan masalah jika orang tidak satu pemikiran denganmu. Maka dari itu sangat penting untuk cari tahu masalah terlebih dulu sebelum Kamu angkat bicara dalam kelompok.

Baca juga: Contoh Surat Perjanjian Kerja

Perasaan Ingin Didengar

cara komunikasi efektif di kantor
Sumber foto : jeffkortes.com

Kita semua perlu didengar. Pastikan bahwa setiap orang punya kesempatan untuk membagikan perasaan mereka tentang masalah tertentu yang sedang dihadapi. Karena setiap orang memang punya hak untuk berpendapat dan tentu saja juga feedback dengan mendengar pendapat mereka begitu juga sebaliknya.

Jelaskan Masalahnya

Apakah semua orang memahami semua kerumitan yang terlibat? Jika masalah yang terjadi tidak dijelaskan dengan gamblang maka tidak akan bisa ditemukan penyelesaiannya dengan tepat. Karna setiap orang yang terlibat bahkan tidak tahu dengan jelas masalah yang terjadi. Maka dari itu perlu penjelasan masalah terlebih dahulu.

Kembangkan Solusi

cara komunikasi efektif di kantor
Sumber foto : www.liveenhanced.com

Kamu mungkin ingin mengusulkan beberapa solusi yang bisa mengatasi masalah tersebut. Diskusikan semua opsi dan kemudian persempit ke pilihan terbaik dengan cara mengevaluasi satu persatu dari semua opsi yang ada.

Hasil yang paling diinginkan dari diskusi kelompok adalah konsensus, di mana semua orang menyetujui solusinya. Tetapi ini mungkin tidak selalu layak. Situasi lain mungkin mengharuskan pemilihan suara mayoritas, mediasi pihak ketiga atau arbitrasi, atau bahkan penangguhan sementara dalam diskusi mungkin saja bisa terjadi.

Kritik

Jenis konflik lain yang sering muncul di tempat kerja adalah memberi dan menerima kritik. Meskipun kritik itu normal, sering kali tidak nyaman bagi pihak yang terlibat. Alih-alih menghindarinya, mengapa tidak belajar menawarkan dan menerima kritik dengan lebih baik?

Jika Kamu seorang pemimpin atau manajer, Kamu mungkin berada dalam posisi untuk memberikan kritik kepada karyawan. Untuk membuat ini lebih nyaman, pilih penyampaian yang pribadi dan tidak mengancam. Sampaikan sudut pandang Kamu dengan perincian spesifik, dan berikan data objektif jika memungkinkan. Terakhir, buatlah rencana untuk perubahan sehingga kedua pihak punya harapan yang realistis.

Jika Kamu mendapati diri Kamu berada di ujung kritik, minta contoh-contoh perilaku dan jangan menjadi defensif karena ini hanya akan meningkatkan emosi negatif. Cobalah untuk memparafrasekan tanggapan Kamu sehingga Kamu berdua setuju dengan masalah ini. Akui bila Kamu salah atau punya ruang untuk tumbuh, dan tanyakan bagaimana Kamu bisa meningkatkan diri.

Baca juga: 10 Cara Menyampaikan Ide Kreatif di Kantor

Dengan menjaga percakapan tetap kolaboratif dan fokus pada solusi, Kamu akan mempertahankan kontrol emosional. Kita semua pasti pernah membuat kesalahan, tapi yang akan membedakan Kamu dengan yang lain yaitu seberapa efektif Kamu belajar dari kesalahan-kesalahan sebelumnya.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

Artikel Terbaru

Apa itu HPP (Harga Pokok Penjualan) dan Penjelasannya

Seorang praktisi bisnis perlu memahami apa itu HPP dan bagaimana cara menghitungnya. Ini akan memberikan keuntungan bagi pebisnis tersebut dalam mengatur sumber daya dan...

Mengenal Apa Itu Jurusan Sastra Indonesia

Siapa yang tidak kenal dengan Pramoedya Ananta Toer, Buya Hamka, Sapardi Djoko Damono, Chairil Anwar, Kridalaksana, atau Gorys Keraf? Nama-nama tersebut tentunya sudah gak...

Mengenal Teori Motivasi dari Para Ahli Psikologi

Motivasi, sebuah kata yang tidak asing lagi di telinga kita. Secara sederhana, motivasi dapat diibaratkan sebagai dorongan, penggerak, pemicu, atau alasan yang dapat mengarahkan...

5 Langkah Praktis Cara Membuat Anggaran Bisnis

Cara membuat anggaran bisnis sering jarang diperhatikan para praktisi usaha. Apalagi ketika masih berupa usaha mikro atau bisnis kecil. Padahal, sebenarnya ini adalah fondasi...