Daftar Isi
Administrasi perkantoran, siapa yang tidak pernah mendengar kata itu? Di balik pengertian yang terkesan formal dan serius, administrasi perkantoran sebenarnya menjadi salah satu hal penting dalam menjalankan sebuah organisasi. Menurut para ahli, berikut adalah definisi serta pandangan mereka terhadap administrasi perkantoran.
1. Henri Fayol:
Henri Fayol merupakan seorang ahli manajemen asal Prancis yang menyumbang pemikiran tentang administrasi perkantoran. Menurutnya, administrasi perkantoran dapat diartikan sebagai kegiatan merencanakan, mengorganisir, mengarahkan, serta mengendalikan ketiga faktor utama dalam suatu organisasi, yaitu manusia, materi, dan metode.
2. Allen Louis Patrilindo:
Dalam pandangannya, Allen Louis Patrilindo, seorang praktisi administrasi perkantoran, mendefinisikan administrasi perkantoran sebagai serangkaian tindakan yang dilakukan dengan tujuan mencapai efisiensi dan efektivitas penggunaan sumber daya dalam lingkup kerja kantor.
3. Max Weber:
Max Weber, seorang sosiolog dan ahli teori organisasi, menggambarkan administrasi perkantoran sebagai sistem yang terorganisir dengan aturan, hirarki yang jelas, serta berfokus pada pencapaian tujuan organisasi.
4. Julia P. Sitompul:
Dalam perspektifnya, Julia P. Sitompul, seorang dosen administrasi perkantoran, mengatakan bahwa administrasi perkantoran adalah proses pengelolaan dan pengaturan semua kegiatan perkantoran secara terstruktur, guna mencapai tujuan dan efisiensi dalam pelayanan serta kinerja organisasi.
5. Samuel C. Certo:
Samuel C. Certo, seorang profesor manajemen, menyebut bahwa administrasi perkantoran merupakan proses pengorganisasian dan pengawasan atas sumber daya manusia, teknologi, informasi, serta sarana dan prasarana dalam mencapai efektivitas dan efisiensi kerja.
Mengacu pada definisi dan pandangan para ahli di atas, administrasi perkantoran dapat disimpulkan sebagai suatu kegiatan pengelolaan dan pengorganisasian dalam rangka mencapai efisiensi serta efektivitas penggunaan sumber daya dalam menjalankan operasional kantor. Meskipun terdengar formal, administrasi perkantoran pada dasarnya memiliki peranan penting dalam mendukung kelancaran berbagai kegiatan di dalam suatu organisasi.
Maka dari itu, pemahaman yang mendalam mengenai administrasi perkantoran sangat diperlukan, terutama bagi mereka yang ingin mengoptimalkan kinerja dan meningkatkan produktivitas dalam lingkungan kerja. Dengan demikian, administrasi perkantoran akan menjadi pondasi kuat bagi keberhasilan suatu organisasi di era modern ini.
Administrasi Perkantoran: Pengertian dan Penjelasan
Administrasi perkantoran merupakan sebuah proses pengorganisasian, pengelolaan, dan pengaturan berbagai tugas dan aktivitas yang terjadi di dalam suatu kantor atau organisasi. Administrasi perkantoran bertujuan untuk menciptakan suatu sistem kerja yang efisien dan efektif, sehingga dapat meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja di dalam sebuah organisasi.
Pada dasarnya, administrasi perkantoran melibatkan beberapa aspek penting, seperti pengaturan jadwal, penyimpanan dan pengolahan data, komunikasi internal dan eksternal, pembuatan laporan, pengelolaan keuangan, serta koordinasi antar bagian atau departemen di dalam sebuah organisasi.
Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli
Berikut adalah beberapa pengertian administrasi perkantoran menurut para ahli:
1. Menurut Raharja, administrasi perkantoran merupakan suatu proses mengelola dan mengatur berbagai aktivitas administratif yang dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif. [1]
2. Menurut Wibowo, administrasi perkantoran adalah suatu sistem yang terdiri dari aturan, kebijakan, dan prosedur yang digunakan untuk mengatur dan menjalankan kegiatan administratif di dalam suatu organisasi. [2]
3. Menurut Hadiningrat, administrasi perkantoran adalah suatu bidang studi yang mempelajari tentang penciptaan dan penerapan sistem administrasi yang efektif di dalam suatu organisasi. [3]
Penjelasan Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran memiliki peran yang sangat vital dalam suatu organisasi. Dengan adanya administrasi perkantoran yang baik, berbagai tugas dan aktivitas di dalam kantor dapat terorganisir dengan baik dan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Pertama-tama, administrasi perkantoran melibatkan pengaturan jadwal. Bagian administrasi bertugas untuk membuat dan mengatur jadwal kerja karyawan, serta memastikan bahwa semua aktivitas berjalan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Dengan adanya pengaturan jadwal yang baik, setiap orang di dalam organisasi dapat mengetahui tugas dan kewajiban mereka dengan jelas, sehingga tidak terjadi tumpang tindih atau kekurangan sumber daya manusia pada saat yang sama.
Selain itu, administrasi perkantoran juga berkaitan dengan penyimpanan dan pengolahan data. Bagian administrasi bertanggung jawab untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengolah berbagai data yang diperlukan oleh organisasi. Data ini kemudian dapat digunakan untuk pengambilan keputusan, evaluasi kinerja, atau pelaporan kepada pihak yang berwenang. Dengan adanya sistem penyimpanan dan pengolahan data yang efektif, organisasi dapat dengan mudah mengakses dan menggunakan informasi yang diperlukan dalam menjalankan aktivitas sehari-hari.
Di samping itu, administrasi perkantoran juga melibatkan komunikasi internal dan eksternal. Bagian administrasi menjadi perantara antara berbagai departemen di dalam organisasi, serta dengan pihak eksternal seperti pelanggan, pemasok, atau mitra bisnis lainnya. Administrasi perkantoran bertugas untuk memastikan bahwa komunikasi berjalan lancar dan informasi yang disampaikan dapat diterima dengan baik oleh semua pihak yang terlibat. Dengan adanya komunikasi yang efektif, organisasi dapat mencegah terjadinya kesalahpahaman atau informasi yang hilang, sehingga kerja tim dan kerjasama dapat berjalan dengan baik.
Selanjutnya, administrasi perkantoran juga mencakup pembuatan laporan. Bagian administrasi bertanggung jawab untuk menyusun dan menyajikan informasi dalam bentuk laporan kepada pihak yang berkepentingan. Laporan ini dapat berupa laporan keuangan, laporan kinerja, atau laporan lain yang diperlukan untuk evaluasi atau pengambilan keputusan. Dengan adanya laporan yang akurat dan terkini, pihak yang berkepentingan dapat secara objektif mengevaluasi kinerja organisasi dan mengambil langkah-langkah yang tepat untuk perbaikan.
Terakhir, administrasi perkantoran juga berkaitan dengan pengelolaan keuangan. Bagian administrasi bertugas untuk mengatur dan mengelola keuangan organisasi, termasuk dalam hal pengeluaran, pendapatan, serta pembuatan anggaran. Dengan adanya pengelolaan keuangan yang baik, organisasi dapat menjaga keseimbangan antara pemasukan dan pengeluaran, serta mendukung kelangsungan operasional dan pengembangan jangka panjang.
Frequently Asked Questions (FAQ)
1. Apa perbedaan antara administrasi perkantoran dan manajemen perkantoran?
Administrasi perkantoran biasanya berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan aktivitas administratif di dalam sebuah organisasi, sedangkan manajemen perkantoran lebih menekankan pada perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian penuh terhadap kinerja organisasi secara keseluruhan. Administrasi perkantoran lebih fokus pada aspek operasional dan rutin, sedangkan manajemen perkantoran lebih menekankan pada aspek strategis dan pengambilan keputusan.
2. Apa saja keahlian yang dibutuhkan dalam administrasi perkantoran?
Beberapa keahlian yang dibutuhkan dalam administrasi perkantoran antara lain kemampuan organisasi, komunikasi, pengelolaan waktu, pengolahan data, serta pemahaman tentang penggunaan teknologi informasi. Selain itu, kemampuan dalam mengoperasikan perangkat lunak administrasi seperti Microsoft Office juga menjadi keahlian yang penting dalam bidang ini.
Kesimpulan
Adminisitrasi perkantoran memainkan peran yang sangat penting dalam mengelola berbagai tugas dan aktivitas di dalam sebuah organisasi. Dengan adanya administrasi perkantoran yang baik dan terorganisir dengan baik, sebuah organisasi dapat mencapai efisiensi dan efektivitas dalam menjalankan operasionalnya. Pengaturan jadwal, penyimpanan dan pengolahan data, komunikasi internal dan eksternal, pembuatan laporan, dan pengelolaan keuangan adalah beberapa aspek penting yang merupakan bagian dari administrasi perkantoran. Dalam era digital saat ini, pengetahuan dan penguasaan teknologi informasi juga menjadi keahlian yang penting dalam bidang ini. Oleh karena itu, bagi siapa pun yang tertarik dalam bidang administrasi perkantoran, penting untuk terus mengembangkan kompetensi dan keahlian yang relevan, serta memanfaatkan teknologi informasi untuk meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja.
[1]Raharja, A. (2011). Administrasi Perkantoran. Jakarta: Bumi Aksara.
[2]Wibowo, P. W. (2014). Dasar-Dasar Administrasi Perkantoran. Jakarta: PT. RajaGrafindo Persada.
[3]Hadiningrat, H. R. (2006). Administrasi Perkantoran. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.
